2-НДФЛ: работа над ошибками

За что штрафуют, что прощают и как внести исправления в 2-НДФЛ? Нужно ли корректировать и пересдавать отчетность, если уже после сдачи документов в ИФНС у сотрудника изменились персональные данные?

 Работодатели, которые в 2017 году выплачивали доходы физическим лицам, должны не позднее 2 апреля 2018 года (поскольку 1 апреля - выходной) представить в ФНС сведения по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС от 30.10. 2015 № ММВ-7-11/485@. Это установлено статьей 230 Налогового кодекса РФ. Форма сведений с прошлого года изменена приказом ФНС № ММВ-7-11/19@ и применяется с отчетности за 2017 год. Что же в ней изменилось?

Обратите внимание, в форму добавлены поля для правопреемников реорганизованных организаций: «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации». Остальным эти поля нужно оставлять пустыми. Из раздела 2 удалены поля «Адрес места жительства в Российской Федерации», «Код страны проживания» и «Адрес». Представителям теперь дополнительно к наименованию документа, подтверждающего полномочия, нужно указывать его реквизиты.

Начиная с января 2018 года, действуют обновленные коды доходов и вычетов для сведений по форме 2-НДФЛ. Введены новые коды доходов, например, для компенсации за неиспользованный отпуск предусмотрен новый код 2013. Ранее она отражалась с кодом 4800. Изменения внесены Приказом ФНС России от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820@.

Ежеквартально страхователи должны представлять в ИФНС по месту своего нахождения или по месту нахождения обособленного подразделения, которое начисляет выплаты в пользу физлиц, расчет по страховым взносам (далее - РСВ) в срок не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчетным периодом или за истекшим годом. Форма и порядок заполнения РСВ утверждены Приказом ФНС России от 10.10. 2016 № ММВ-7-11/551.

При заполнении раздела 2 справки по форме 2-НДФЛ «Данные о физическом лице - получателе дохода» и раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам нужно обеспечить достоверность и актуальность сведений, поэтому заполнять их нужно в строгом соответствии с данными документов, удостоверяющих личность сотрудников, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.

Отчетность с неверными данными

Если в своевременно представленном расчете по страховым взносам ИФНС обнаружит ошибки в персональных данных работников, в приеме РСВ откажут, и он будет считается не представленным. В этом случае налоговый орган не позднее дня, следующего за днем представления электронного расчета (10 дней, следующих за днем получения расчета в бумажном виде), обязан уведомить плательщика о непринятии документа (письмо ФНС от 21.12.2017 № ГД-4-11/26010@). При получении из ИФНС уведомления об отказе в приеме РСВ либо требования о представлении пояснений или внесении исправлений в расчет РСВ нужно пересдавать.

Ошибки в справках по форме 2-НДФЛ могут быть обнаружены контролирующими органами только при выездной налоговой проверке или вне рамок ее проведения. Камеральные проверки в отношении 2-НДФЛ не проводятся (ст. 88 НК РФ). При обнаружении ошибок ИФНС должна письменно уведомить налогового агента и указать, какие именно неточности были выявлены (письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

Санкции за нарушения

Статьей 126.1 Налогового кодекса РФ для налоговых агентов предусмотрена ответственность за предоставление отчетности по НДФЛ с недостоверными сведениями. Согласно данной норме, компанию могут оштрафовать на 500 рублей за каждый представленный документ, который содержит недостоверные сведения (письмо Минфина России от 30.06.2016 № 03-04-06/38424). Причем перечень данных, признаваемых недостоверными, законодательством не установлен.

ФНС России считает недостоверными сведениями любые заполненные реквизиты, не соответствующие действительности. В частности, некорректное отражение в справках 2-НДФЛ персональных данных физических лиц: Ф. И. О., ИНН, паспортные данные, дата рождения, иные сведения, неверное отражение кодов доходов и вычетов, неправильное отражение сумм, в том числе из-за арифметических, технических ошибок, опечаток, даже если ошибка привела к переплате, неисчисление или неполное исчисление НДФЛ, любые иные ошибки (письма Минфина России от 06.09.2017 № БС-4-11/17753@, от 21.04.2016 № 03-04-06/23193, ФНС России от 09.08. 2016 № ГД-4-11/14515).

Штрафа не избежать даже в том случае, если организация сама исправит все недочеты до 1 апреля, но уже после того, как ИФНС уведомила об ошибках налогового агента.

Следует учитывать, что за использование недостоверных паспортных данных в 2-НДФЛ налогового агента могут привлечь к ответственности только в том случае, когда из-за допущенной неточности невозможно идентифицировать указанное в справке 2-НДФЛ физлицо-получателя доходов в целях налогового контроля и это повлекло несвоевременное и (или) неполное перечисление налога в бюджет или привело к нарушению прав работников компании (письмо ФНС России от 09.12.2016 № СА-4-9/23659@).

Факт, что предоставленные недостоверные сведения не привели к неисчислению и (или) неполному исчислению НДФЛ, к неблагоприятным последствиям для бюджета, нарушению прав физических лиц, должен рассматриваться как смягчающее обстоятельство (п. 3 письма ФНС России от 09.08. 2016 № ГД-4-11/14515).

При этом квалификация деяний компании, допустившей ошибку в сведениях 2-НДФЛ, зависит от фактических обстоятельств (письмо Минфина России от 21.04.2016 № 03-04-06/23193). Из пункта 10 Порядка представления налоговикам сведений о доходах работников, утвержденного приказом ФНС от 16.09.2011 года № ММВ-7-3/576@, следует, что при приеме сведений, поступивших на электронных носителях, допускается корректировка адреса в соответствии с используемым справочником адресов (КЛАДР). Риски по привлечению к ответственности в такой ситуации минимальны.

Обратите внимание, реквизит ИНН в справке 2-НДФЛ допустимо не заполнять при его отсутствии у физлица (разд. IV Порядка заполнения справки 2-НДФЛ, письмо Минфина России от 18.04.2016 № 03-04-06/22209, от 09.03.2016 № БС-3-11/959@). В этом случае справки будут приняты с предупреждением о том, что ИНН не указан (письмо ФНС России от 06.09.2017 № БС-4-11/17753@). Если ИНН есть, поле подлежит заполнению.

Ошибка в отчете: совет от ФНС

Штрафа за ошибки в справке 2-НДФЛ можно избежать, если компания сама обнаружит неточность и пересдаст исправленные формы до того, как инспекция узнает об ошибке, и от нее уже получено требование дать пояснения либо иной документ, свидетельствующий об обнаружении недостоверных данных (п. 2 ст. 126.1 НК РФ, письмо ФНС России от 19.07.2016№ БС-4-11/13012). Уточненные сведения представляются по форме, действовавшей в налоговом периоде, за который вносятся изменения (п. 5 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).

В письме от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@ ФНС России напомнила о необходимости отражения в справках по форме 2-НДФЛ и расчетах по страховым взносам актуальных персональных данных работников.

Если персональные данные физических лиц указаны правильно, справки пройдут форматный контроль и будут приняты. Аналогичное правило действует и в отношении расчета по страховым взносам. Для этого до представления в налоговый орган сведений по форме 2-НДФЛ и РСВ работодателям нужно принять все меры по актуализации персональных данных сотрудников. Контролирующие органы рекомендуют проверять персональные данные получателей доходов на дату их представления в ИФНС. Узнать или уточнить ИНН физического лица можно на сайте ФНС России, воспользовавшись сервисом «Узнай свой/чужой ИНН» при наличии паспортных данных, поскольку ИНН присваивается всем российским налогоплательщикам. Это снизит риск применения штрафов. Аналогичные рекомендации даны в письме Минфина от 06.09.2017 г. № БС-4-11/17753@.

Также избежать ошибок поможет проверка РСВ с помощью контрольных соотношений, приведенных в письме ФНС России от 13.03.2017 № БС-4-11/4371@.

Вместе с тем не требуется пересдавать отчетность в ИФНС, если персональные данные изменились после сдачи в налоговый орган справок по форме 2-НДФЛ и организацией не получены в установленном порядке уведомление об отказе (уведомление об уточнении) либо требования о представлении пояснений. Так, например, при смене Ф. И. О. после представления сведений в ИФНС пересдавать отчетность не нужно.

Татьяна Нечаева, руководитель консультационного отдела по оперативному консультированию клиентов ООО «ИК Ю-Софт»