Бухучет на черновиках и увольнение главбуха

В работе бухгалтеров, особенно тех, кто, в дополнение к основным обязанностям вынужден еще вести и кадровое делопроизводство, нередко возникают нестандартные вопросы, на которые нет готовых ответов. В этом случае правильное решение можно найти, лишь «смоделировав» ситуацию, сопоставив различные, подчас трудно сопоставимые, нормы законодательства. Этим и занимается наш эксперт Елена Диркова.

Замена главбуха

Как оформляется передача дел при смене главного бухгалтера? В какой момент его увольняют?

Антонина Галюк, г. Пермь

Обязательность передачи документов бухгалтерского учета установлена лишь в случае смены руководителя организации. Порядок такой передачи компания определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). А вот требования о «передаче дел» (и даже бухгалтерских документов) в случае смены главного бухгалтера нормативные акты не содержат. В том числе такая обязанность не предусмотрена и профессиональным стандартом «Бухгалтер» (утв. приказом Минтруда России от 22.12.2014 № 1061н). Но ее можно закрепить в трудовом договоре либо включить в должностную инструкцию главбуха. Регламентировать передачу дел целесообразно стандартом экономического субъекта (ч. 11 ст. 21 Федерального закона «О бухгалтерском учете»). В учетной политике подобному регламенту не место (п. 2 ПБУ 1/2008).

Ставить увольнение действующего главбуха в зависимость от результата передачи дел работодатель не вправе. Вместе с тем на бывшего главбуха распространяются общие правила:

• увольнение работника не освобождает его от материальной ответственности за нарушения, допущенные им в период трудовой деятельности (ч. 3 ст. 232 ТК РФ);

• прекращение трудовых отношений не исключает возможности привлечения бывшего работника к административной ответственности, поскольку правонарушение было допущено в период исполнения служебных обязанностей (вопрос 10 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ от 27.09.2006 «Обзор законодательства и судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за второй квартал 2006 года»);

• освобождение от занимаемой должности не препятствует привлечению физлица к уголовной ответственности (ст. 19 УК РФ).

Впрочем, при наличии внутреннего контроля (ст. 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете») особого смысла в передаче дел новому главбуху нет. В рамках внутреннего контроля можно обязать бухгалтера, приступившего к выполнению должностных обязанностей, подать руководителю докладную (служебную) записку о выявленных им нарушениях в ведении дел своего предшественника. В трудовом договоре установите обязанность проверки состояния учета вновь принятому главбуху, оговорите срок такой проверки – например, в период испытательного срока.

Экономия бумаги

В целях экономии бумаги мы оформляем внутренние документы бухгалтерского учета (например, табели учета рабочего времени) на листах, использованных или испорченных с одной стороны. Не повлечет ли такая экономия недействительность документов?

Николай Чеботарев, г. Белгород

На практике подобные листы именуют бумагой «для черновиков». Прямых ограничений для оформления документа на чистой стороне такого листа нет. Но представьте себе, что подобные первичные учетные документы у вас изымают в соответствии с законодательством РФ (ч. 8 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете») или возникает необходимость предоставления их копий. Во избежание недоразумений информацию на оборотной стороне листа необходимо погасить (аннулировать) – например, перечеркнуть ее и проставить визу «Недействительно» уполномоченного лица (дата, подпись, расшифровка). Соответствующие решения зафиксируйте приказом руководителя компании. Но если на обороте размещен неактуальный двусторонний документ, то его недействительность, вообще говоря, должна быть удостоверена обеими сторонами – в порядке, установленном для исправления первичного документа (ч. 7 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

Попутно заметим: вопрос о возможности предоставления в налоговую инспекцию копий документов на листах, оборотная сторона которых содержит информацию, не относящуюся к предмету налоговой проверки, рассмотрен в письме Минфина России от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35. Чиновники - «против». А исходили они из того, что в документах должна быть отражена только та информации, которая необходима для целей налогового контроля. С такой позицией невозможно согласиться в принципе. Ведь документ может содержать юридически значимую информацию, не попадающую под налоговую проверку. Да и по общему правилу дополнительная информация не влечет недействительность документа.

Минфин России в поддержку своей точки зрения ссылается на определение копии документа, представленное в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). В соответствии с Правилами (п. 4) «погашенное» содержимое оборотной стороны листа считается внешним признаком документа и тоже подлежит воспроизведению. Однако распространять действие Правил на все экономические субъекты неправомерно.

За разъяснением обратимся к «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Он принят позже издания Письма № 03-02-07/1-35. ГОСТ (п. 23 разд.3.1) определяет, что копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа. Из этого определения можно сделать вывод, что информация, не относящаяся к документу, копированию не подлежит.

Между тем физическое гашение черновика хотя и лишает содержащуюся в нем информацию значимости для целей бухгалтерского учета, но не исключает его использование в качестве письменного доказательства в судопроизводстве – гражданском, арбитражном, административном и уголовном (ч. 1 ст. 55 ГПК РФ, ч. 2 ст. 64 АПК РФ, ч. 2 ст. 59 АПК РФ, ч. 1 ст. 74 УПК РФ). Кроме того, сведения из черновиков могут повлечь нарушение соглашений о конфиденциальности и утечку персональных данных. Не случайно архивные документы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (разд.2.4 Основных Правил работы архивов организаций, одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Вычет НДС по оборудованию к установке

Наша фирма приобрела автоматизированную линию, подлежащую монтажу. В какой момент можно принять к вычету НДС, предъявленный поставщиком линии?

Марина Полянская, г. Новосибирск

Абзац третий пункта 1 статьи 172 Налогового кодекса РФ устанавливает: вычеты сумм НДС, предъявленные продавцами налогоплательщику при приобретении на территории Российской Федерации оборудования к установке, производятся в полном объеме после принятия на учет данного оборудования к установке.

На основании Инструкции по применению Плана счетов (утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) оборудование к установке – это оборудование, требующее монтажа. К нему относится оборудование, вводимое в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам, к полу, междуэтажным перекрытиям и прочим несущим конструкциям зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования. В состав этого оборудования включаются контрольно-измерительная аппаратура или другие приборы, предназначенные для монтажа в составе устанавливаемого оборудования.

Названным критериям автоматизированная производственная линия удовлетворяет. Она принимается к учету по счету 07 «Оборудование к установке». Стоимость линии, сданной в монтаж, списывается в дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Таким образом, препятствий для вычета НДС, предъявленного поставщиком линии, не имеется. Аналогичная позиция представлена в письме Минфина России от 16.02. 2018 г. № 03-07-11/9875.

Списание безнадежной «дебиторки»

Приняла дела в компании с запущенным учетом. Выявила дебиторские задолженности с истекшими сроками исковой давности за ряд прошлых лет на значительную сумму. Можно ли их учесть в расходах по налогу на прибыль в отчетном году единовременно или следует подать уточненные декларации?

Анастасия Нестерова, Курская область

Аналогичная ситуация рассмотрена в Определении Верховного Суда РФ от 19.01.2018 № 305-КГ17-14988 по делу № А41-17865/2016. Суд сформулировал следующую позицию.

По общему правилу, закрепленному в абзаце втором пункта 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ, ошибки (искажения) в исчислении налоговой базы, относящиеся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, исправляются за период, в котором они были совершены.

Наряду с указанным правилом в абзаце третьем пункта 1 статьи 54 Налогового кодекса РФ также установлено право налогоплательщика произвести перерасчет налоговой базы и суммы налога за налоговый (отчетный) период, в котором ошибки (искажения) были выявлены, если допущенные ошибки (искажения) привели к излишней уплате налога.

В последнем случае ошибка (искажение) в определении налоговой базы и суммы налога не приводит к нарушению интересов казны. Соответственно, исправление такой ошибки (искажения) не посредством подачи уточненной декларации за предыдущий налоговый период, а посредством отражения исправленных сведений в текущей налоговой декларации признается допустимым. При этом предполагается, что к моменту исправления ошибки (подачи налоговой декларации) не истек установленный статьей 78 Налогового кодекса трехлетний срок возврата (зачета) переплаты, учитывая, что лишь в течение указанного срока налогоплательщик вправе распоряжаться соответствующей суммой излишне уплаченного в бюджет налога. Обратите внимание на это ограничение!

По своей природе списание безнадежной к взысканию задолженности в состав расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ) является способом корректировки доходов, ранее отраженных в налоговом учете, но фактически не полученных налогоплательщиком, что имеет своей целью обеспечить взимание налога исходя из реально сложившегося финансового результата деятельности. В связи с этим само по себе непринятие налогоплательщиком мер по взысканию задолженности не означает, что данные расходы не отвечают критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, равно как не свидетельствует и о том, что действия налогоплательщика направлены на получение необоснованной налоговой экономии.