.

Деньги под отчет: товар есть, документов нет

Сотрудник получил деньги под отчет. Через некоторое время работник вернулся с приобретенным товаром, но без подтверждающих документов. Что в этой ситуации делать бухгалтеру: как отражать расходы в бухгалтерском и налоговом учете, начислять ли НДФЛ и взносы.

В каждой организации возникает необходимость в приобретении товаров, работ или услуг через подотчетное лицо. Для этого сотруднику, который поименован, например, в перечне подотчетных лиц, на основании приказа руководителя и заявления работника выдаются деньги на совершение покупки.

В письме Банка России от 2 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859 указано, что в целях применения Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У под работником юридического лица понимается лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера.

Подотчетник обязан в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения периода, на который выданы наличные, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами о расходах. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Нет отчета, но деньги есть

На сегодняшний день запрета на выдачу наличных под отчет при условии неполного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме не установлено. Поэтому работнику можно выдавать средства, даже если он не отчитался по предыдущим полученным суммам, конечно, если иное правило не установлено в локально-нормативном акте организации.

Утрата документов

Возможны ситуации, когда сотрудник приобретает необходимые товары (работы, услуги), передает их организации, но по каким-либо причинам не может подтвердить расходы документально. Это может быть и забывчивость работника, которая выразится в том, что он просто не взял документы, либо их утрата, – причины потери могут быть разными, при этом отсутствие документов не является основанием для того, чтобы не отчитываться по потраченным суммам.

Возмещать работнику расходы или нет в данной ситуации целиком зависит от решения руководителя, поэтому даже при отсутствии оправдательных документов бухгалтерия компании на основании письменного распоряжения руководителя принимает авансовый отчет от работника, где подтверждающим документом может являться объяснительная записка, в которой указываются обстоятельства и причины отсутствия бумаг.

Отражение в учете

Для отражения затрат в бухгалтерском учете достаточно авансового отчета и объяснительной, полученной от работника. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть отражен на основании первичного документа, в частности, им может являться бухгалтерская справка, составленная по факту утраты чеков.

В налоговом учете все сложнее, расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и оформленными в соответствии с требованиями законодательства.

Подтверждением того, что работник действительно совершал покупки, могут являться любые документы, которые будут свидетельствовать о произведенных тратах. Сотрудник может обратиться к продавцу (поставщику) с просьбой предоставить копии закрывающих документов. Если они были составлены на юридическое лицо, то в данном случае возможно получить дубликаты.

А что делать, если оплата была произведена наличными от имени физического лица и чек был утерян? Если работник предоставит копию кассового чека, то данный первичный документ подтвердит расходы, но в целях налога на прибыль «первичкой» все равно будет являться только оригинал чека.

Минфин России еще в 2008 году в своем письме от 17 сентября № 03-03-07/22 указал, что при подтверждении расходов могут быть использованы копии чека, но только если они выцвели, нечитаемые и к ним приложен оригинал чека.

Таким образом, даже если сотрудник не предоставит оправдательные документы, но затраты были реально им понесены, то расходы могут быть ему возмещены на основании распоряжения руководителя.

В бухгалтерском учете с отражением таких трат сложностей не возникает, так как они могут быть оформлены бухгалтерской справкой, а вот для принятия расходов в налоговом учете необходимы оригиналы документов.

НДФЛ и взносы

Теперь разберемся с НДФЛ и взносами по подотчетными деньгам, оправдательные документы на которые пропали. Статей 137 ТК РФ предусмотрено право работодателя взыскивать с сотрудника задолженность для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного выданного аванса удержанием из заработной платы, но не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, если иное не предусмотрено статьей 420 НК РФ, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного соцстрахования, в частности, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Согласно пункту 1 статьи 41 НК РФ в соответствии с НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами «Налог на доходы физических лиц», «Налог на прибыль организаций» в Налоговом кодексе.

В Постановлении ФАС Московского округа от 24 февраля 2010 года № КА-А40/669-10 по делу № А40-46422/09-112-282 был рассмотрен вопрос о включении в состав дохода работника в качестве экономической выгоды выданных под отчет средств на хозяйственные нужды организации, в связи с тем, что к авансовому отчету были приложены только товарные чеки без чеков ККТ. При этом спорные товарные чеки были признаны судом до-
кументами достоверными и подтверждающими произведенные расходы сотрудником Общества, поэтому данная сумма не должна включаться в налоговую базу по НДФЛ.

Однако риск включения таких расходов в доход работника существует. Например, суды посчитали невозможным принятие к учету и подтверждение несения расходов на основании представленных к авансовому отчету подтверждающих документов по расходованию выданных под отчет сумм на производственные нужды, не соответствующих порядку оформления, определенному действующим законодательством. В связи с чем указанные средства были отнесены к доходам подотчетного лица, подлежащим включению в базу по налогу на доходы физических лиц (Определение Верховного Суда РФ от 9 марта 2016 г. № 302-КГ16-450 по делу № А78-7155/2015).

Вопрос о начислении НДФЛ и страховых взносов по неподтвержденным израсходованным суммам рассмотрен в письме Минфина от 1 февраля 2018 года № 03-04-06/5808, однако данный случай рассматривается в контексте того, что работник не предоставил авансовый отчет. Таким образом, если сотрудник действительно потратил выданные средства на нужды организации и отчитался перед работодателем, то объекта налогообложения НДФЛ и взносами не возникает. Однако есть риск того, что налоговые органы могут посчитать предоставленные оправдательные документы недостаточным доказательством несения расходов и включить их в доходы работника, соответственно увеличив таким образом налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам.   

Светлана Сидоркина, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»

Вверх

 Закажите бератор сейчас
и получите отличный подарок
Заказать бератор