Экипируем сотрудников без налоговых осложнений

Налогообложение униформы всецело зависит от того, как именно ее получают работники – на время либо насовсем. Но это только верхушка айсберга. Дальше – куча нюансов. Тут тебе и всевозможные спецнормы, и неоднозначные ситуации, и спорные позиции чиновников. Еще и вездесущая ККТ в придачу. В общем, есть над чем поразмыслить, дабы прийти в итоге к оптимальным решениям.

Главное предназначение форменной одежды – наглядно информировать потребителей о принадлежности сотрудника к конкретной организации (письмо Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207). В этом ее принципиальное отличие от спецодежды, защищающей работников от вредных или опасных производственных факторов, загрязнения, высоких либо низких температур (ст. 209, 212 и 221 ТК РФ). Правила выдачи, учета и налогообложения, а также другие особенности работы с СИЗ мы подробно разобрали в статье «Спецодежда: снимаем спецвопросы» (ПБ № 3, 2019). В рамках данного материала останавливаться на них не будем.

Кому и зачем оно надо

Для некоторых видов деятельности униформа обязательна. Например, для железнодорожников (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 10.01.2003 № 17-ФЗ) и работников ведомственной охраны (ст. 6 Федерального закона от 14.04.1999 № 77-ФЗ). Однако это скорее исключение из правила. Большинство компаний само определяет, облачать сотрудников в подобные служебные «доспехи» или нет. К такой экипировке сейчас прибегают многие, поскольку кроме информативной функции она повышает узнаваемость бренда, способствует приросту деловой репутации и поддержанию корпоративного имиджа.

Униформа должна быть выполнена в единой цветовой гамме, содержать товарный знак или логотип фирмы, ее символику. На этом специалисты финансового ведомства заострили внимание в письмах от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207 и от 01.11.2005 № 03-03-04/2/99.

Свое решение компании нужно зафиксировать в ЛНА. Обычно это положение об обеспечении сотрудников форменной одеждой. В нем прописывают порядок, нормы и условия выдачи униформы, срок ее носки, правила хранения, меры ответственности за порчу или утерю экипировки и т.д.

Документы для фиксации движения амуниции предприятие вправе разработать самостоятельно. За основу обычно берут образцы из Постановления Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а. Для приема и оприходования облачения – приходный ордер (№ М-4), для отпуска в эксплуатацию – требование-накладную (№ М-11), для выдачи «обмундирования» сотрудникам – ведомость по форме № МБ-7. А принимают экипировку от работника, как правило, по акту (ориентир – форма № МБ-8), который должна подписать специальная комиссия.

Передача униформы: основа основ

Очень важно определиться с тем, как именно передавать работникам амуницию – в постоянное личное пользование или только на время. Для целей налогообложения это самый что ни на есть краеугольный камень. О фискальных последствиях – чуть позже.

В первом случае (то есть, когда сотрудник получает униформу в собственность и впоследствии забирает ее себе) облачение зачастую передают специалисту безвозмездно. Но бывает, что работник возмещает компании (полностью или частично) стоимость экипировки, либо фирма удерживает ее из заработка гражданина. Учтите – общий размер удержаний при каждой выдаче зарплаты не может превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ).

Кстати, ничто не мешает вам установить условие о рассрочке. Тогда сотрудник будет рассчитываться за униформу не сразу, а постепенно.

В случае временной передачи амуниция остается в собственности компании. Работник должен ее вернуть по окончании срока носки или при увольнении. Иногда униформу даже запрещают выносить с предприятия.

В данной ситуации следует вести личные карточки учета форменной одежды (по аналогии с СИЗ).

Правила передачи «обмундирования» сотрудникам подробно прописывают в ЛНА.

Обзавелся амуницией – поделись с бюджетом

Если униформу, принадлежащую предприятию, передают работникам в пользование, а по окончании срока службы амуницию сдают на утилизацию, НДФЛ-базы не возникает. Чего не скажешь о ситуации, когда «физики» получают форменную одежду в собственность. Тут уже образуется «натуральный» доход, облагаемый НДФЛ (ст. 211 НК РФ, письмо Минфина России от 09.02.2007 № 03-04-06-02/19).

Налоговая база в данном случае – стоимость экипировки с учетом НДС. Частичная оплата сотрудником униформы из такой базы исключается. Если же компания получает с работника полную стоимость облачения, «натуральный» доход вообще не появляется. Это следует из норм статьи 211 Кодекса.

Таким образом, если нет перехода права собственности, не будет и облагаемого дохода. Это справедливо и при возврате амуниции, когда специалист увольняется или переводится на другую работу. Если же физлицо уходит, но униформу не возвращает, а с согласия работодателя оставляет ее себе, НДФЛ-объект возникает. Облагаться будет не компенсируемая работником стоимость «обмундирования».

Во внутренних документах предприятия (например, в ведомости учета выдачи форменной одежды) должно быть указано, какие именно сотрудники получили ту или иную амуницию. Надо, чтобы они расписались. Иначе будет непросто доказать правомерность удержания налога у конкретного сотрудника. Справедливость такого вывода подтверждает проигранное организацией Апелляционное определение Тюменского областного суда от 01.10.2012 № 33-4447/2012.

И еще – не подлежит налогообложению форменная одежда для волонтеров. Но только если она оговорена в ГПД, предусматривающих безвозмездную деятельность в рамках «благотворительного» законодательства (п. 3.1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 16.02.2018 № 03-04-05/9846).

Взносы: загадочная спецнорма

Подпункт 9 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ гласит: от страховых взносов свободна стоимость униформы, выдаваемой работникам в соответствии с законодательством, а также федеральным госслужащим бесплатно или с частичной оплатой и остающейся в их личном постоянном пользовании. Отметим, что данная спецнорма в неизменном виде перекочевала в главу 34 Кодекса из утратившего силу Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (п. 9 ч. 1 ст. 9). Идентичное положение закреплено и в части «травматических» взносов (подп. 10 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Сразу бросается в глаза весьма неоднозначная формулировка спецнормы. Не понятно, кому адресована концовка фразы. То, есть, в чьем именно личном пользовании должна остаться экипировка. Из конструкции фразы большинство экспертов делает вывод, что эта оговорка относится только к госслужащим. Аналогичное умозаключение вытекает и из письма ФСС России от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985. Выстраивая логическую цепочку, резюмируем: в целях свободы от взносов амуницию, положенную по закону, должны передавать лишь во временное пользование.

Но что это за форменная одежда, «выдаваемая работникам в соответствии с законодательством РФ»? Нет сомнений, что к таковой относится упомянутое нами облачение железнодорожников, ведомственной охраны и других категорий сотрудников, обозначенных в НПА. Однако этим дело не ограничивается. Ведь, как отмечает соцстрах все в том же письме № 14-03-11/08-13985, статья 22 ТК РФ обязывает работодателей обеспечивать сотрудников, в числе прочего, иными средствами, необходимыми для исполнения ими своих обязанностей. А к этим самым «иным средствам» вполне можно отнести и униформу. Но только если она выдается по нормам, установленным приказом руководителя фирмы, и числится за организацией.

Получается, что при помощи статьи 22 Трудового кодекса РФ воспользоваться рассматриваемой спецнормой может любая компания. Но лишь в случае выдачи амуниции сотрудникам во временное пользование.

Схожий вывод следует и из Постановления АС Восточно-Сибирского округа от 09.08.2016 № Ф02-3901/2016. Причем арбитры в нем дополнительно подчеркнули: страховые взносы начисляют на выплаты сотрудникам за определенный трудовой результат. Выдача же денег работникам для покупки экипировки на основании ЛНА предприятия с оплатой труда не связана, а значит, взносами не облагается.

Кстати, тот факт, что при увольнении сотрудники униформу организации не возвращали (акцент на сдаче уходящими лицами амуниции в целях свободы от взносов сделан все в том же письме № 14-03-11/08-13985), а выкупали ее по остаточной стоимости, на благоприятное решение арбитров не повлиял. Интересно, что не сыграл против компании и довод ревизоров об отсутствии на форменной одежде ее логотипа.

Упомянем и еще одну спецнорму – от страховых взносов свободны суммы возмещения волонтеру его затрат (п. 6 ст. 420 НК РФ). Речь может идти и о расходах на униформу. Но только если подобные издержки оговорены в ГПД, заключаемых в соответствии со ст. 17.1 Федерального закона от 11.08.1995 № 135-ФЗ (письмо Минфина России от 16.02.2018 № 03-04-05/9846).

НДС-тонкости

 Компания вправе вычесть «входной» НДС, предъявленный продавцом форменной одежды, если амуницию будут использовать в облагаемой этим налогом деятельности. Вычет возможен не ранее принятия экипировки к учету. Понадобится и необходимая в данном случае «первичка» (например, договор, товарная накладная), а также счет-фактура от поставщика (ст. 171 и 172 НК РФ, письма финансового ведомства от 22.01.2019 № 03-07-11/2863 и от 01.09.2005 № 03-04-11/218).

НДС облагается реализация товаров на территории нашей страны. То есть, передача права собственности на имущество как на возмездной, так и на безвозмездной основе (п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

При выдаче сотрудникам униформы во временное пользование НДС-объекта не возникает, поскольку она остается в собственности фирмы. «Входной» налог при возврате экипировки увольняющимся работником не восстанавливают, даже если использовать в дальнейшем ее уже не будут. Аналогично – при порче или утрате сотрудником облачения. Этот вывод следует из пункта 3 статьи 170 Кодекса, Постановления ФАС Московского округа от 15.07.2014 № Ф05-7043/2014 и Решения ВАС РФ от 23.10.2006 № 10652/06, а также письма ФНС России от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@.

Если же амуницию выдают работнику не на время, а насовсем, начислить налог придется. Причем в случае безвозмездной передачи экипировки имейте в виду – исчисленный при этом НДС «прибыльную» базу фирмы не уменьшает (письмо Минфина России от 12.11.2018 № 03-07-11/81021).

По мнению некоторых экспертов, право собственности на униформу переходит к специалисту, только когда он забирает ее себе окончательно (то есть, при увольнении, переводе на другую работу и т.д.). Ведь до этого сотрудник не может распоряжаться «обмундированием» в полном объеме (например, продать или обменять его не получится). А пункт 1 статьи 209 Гражданского кодекса РФ гласит, что собственнику принадлежат права владения, пользования и распоряжения своим имуществом. Отсюда вывод – НДС начисляется лишь в момент увольнения «физика» (перевода на другое место и т.д.), а не при изначальной передаче ему амуниции.

Следовать ли данной позиции – решать вам, однако, на наш взгляд, это довольно рискованно.

Теперь предположим, что униформу, принадлежащую компании, сотрудник (с ее одобрения) не возвращает, выплачивая за экипировку какую-то сумму. Это может произойти при увольнении, переводе физлица на другую работу, по окончании срока носки амуниции. В таком случае право собственности на нее переходит к «физику», а это не что иное, как облагаемая НДС реализация. Именно так считают в Минфине (см. письмо от 22.04.2005 № 03-04-11/87).

При желании с чиновниками можно поспорить, упирая на то, что в данном случае речь идет не о реализации, а о компенсации затрат предприятия. Шансы на успех у компании неплохие (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.02.2007 № А33-1973/04-С3-Ф02-326/07-С1, Дальневосточного округа от 20.10.2008 № Ф03-2901/2008 и Северо-Кавказского округа от 27.12.2006 № Ф08-6818/2006-2798А). В приведенных вердиктах фигурировала спецодежда, однако аргументы из них вполне можно использовать по аналогии.

А что если униформа утрачена или испорчена, и сотрудник возмещает ущерб работодателю? Такие суммы, по мнению Минфина, с порождающей НДС реализацией ничего общего не имеют (письмо от 29.07.2013 № 03-07-11/30128). Согласен с этим и Президиум ВАС РФ (Постановление от 15.09.2009 № 4762/09).

25-й главе – своя спецнорма

Если экипировку передают сотрудникам в постоянное личное пользование, ее стоимость можно учесть в составе расходов на оплату труда на основании пункта 5 статьи 255 Налогового кодекса РФ. Согласно данной норме, компания вправе принять затраты на выдаваемую работникам бесплатно или продаваемую им по пониженным ценам униформу (в части стоимости, не компенсируемой этими лицами). Но только при выполнении нескольких условий:

• амуниция свидетельствует о принадлежности работников к этой организации;

• ношение униформы предусмотрено законодательством либо трудовым и (или) коллективным договором;

• издержки на экипировку экономически обоснованы и документально подтверждены.

На это обращено внимание в письмах Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207, а также УФНС РФ по г. Москве от 18.12.2009 № 16-15/133972 и от 31.10.2007 № 20-12/104291.

Униформа на время: расходам быть!

Если униформу передают работникам во временное пользование, затраты на нее также можно принять, но уже на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ (как расходы на приобретение другого имущества, не являющегося амортизируемым). При этом амуниция опять-таки должна свидетельствовать о принадлежности работников к вашей организации. Данные суммы признают в составе прямых или косвенных расходов – в зависимости от установленного фирмой перечня прямых издержек (письма Минфина России от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54958, от 19.07.2012 № 03-03-06/1/349 и от 05.07.2011 № 03-03-06/2/109).

Правомерность использования указанной нормы подтверждают и арбитры (см., например, Постановление ФАС Московского округа от 26.07.2006, 02.08.2006 № КА-А40/6794-06).

Отметим, что раньше финансисты были настроены менее лояльно, запрещая учитывать расходы на форму, передаваемую сотрудникам на время (письма от 25.06.2007 № 03-03-06/1/394, от 07.06.2006 № 03-03-04/1/502).

Предприятие само решает, как признавать такие затраты – либо единовременно на дату передачи амуниции в пользование, либо постепенно в течение срока ее использования. Свой выбор организации следует закрепить в учетной политике, как того требует ст. 313 Кодекса.

В рассмотренной ситуации есть и альтернативный вариант отражения трат на униформу – в качестве других расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Согласны с этим и некоторые арбитры (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 14.04.2009 № А32-14095/2008-3/199, оставленное в силе Определением ВАС РФ от 22.07.2009 № ВАС-8415/09). Данную норму можно применять и в целях учета затрат по уходу за форменной одеждой, принадлежащей организации (стирка, чистка, ремонт и т.п.). Если же амуницией владеет сотрудник, все подобные издержки ложатся уже на него.

Рекламная закавыка

Есть и еще один вариант учета издержек на форменную одежду – в качестве расходов на рекламу (подп. 28 п. 1 и п. 4 ст. 264 НК РФ). Насколько этот путь правомерен? А может, в каких-то ситуациях компании даже необходимо поступать именно так? Увы, тут все не совсем однозначно.

По мнению Минфина, подобный учет затрат на униформу неправомерен, поскольку речи о рекламе (ст. 2, 3 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ) в данном случае не идет. Дело в том, что экипировку с логотипом или товарным знаком организации считать рекламой (рекламной продукцией) нельзя, так как одежда не может распространять информацию о видах деятельности предприятия, его целях и задачах. Кроме того, униформа предназначена для сотрудников, обслуживающих клиентов, то есть общающихся в процессе работы с весьма ограниченным числом граждан (письмо от 24.08.2005 № 03-03-04/2/51).

Схожая точка зрения высказана и в письме ФАС России от 30.10.2006 № АК/18658, которое ФНС направила для сведения и использования в работе письмом от 25.04.2007 № ШТ-6-03/348@. Чиновники подчеркнули, что при предоставлении сотруднику униформы о распространении рекламы, как и о передаче одежды работникам в рекламных целях, говорить не приходится. Это не что иное, как обеспечение «жизнедеятельности» фирмы.

Тем не менее, иногда отражать издержки на экипировку лучше именно в составе рекламных расходов, что подтверждают и служители Фемиды. Например, так следует поступать при использовании «обмундирования» с логотипом организации в процессе оформления витрин, выставок-продаж и экспозиций. Ведь сотрудники, облаченные в такую одежду, вызывают интерес потребителей к продукции компании (см. Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 13.01.2005 № А43-1729/2004-32-152).

Отметим, что в приведенном вердикте судьи посчитали издержки на амуницию ненормируемыми расходами на рекламу (основание – абзац 4 п. 4 ст. 264 НК РФ). Однако затраты на иные виды рекламы, не указанные в абзацах втором – четвертом этой нормы Кодекса, лимитируются. Норматив – 1% выручки от реализации. Поэтому если одежду с логотипом (другими сведениями рекламного характера) работники будут использовать именно для этих «иных видов», – то здравствуй, нормирование! Отстоять возможность учета затрат на форму по другой норме (по подп. 3 п. 1 ст. 254 либо подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), на наш взгляд, в данном случае будет непросто. Особенно, если экипировку изначально приобретали под подобные рекламные мероприятия.

Другое дело, если инспекторы захотят подвести под нормируемые рекламные расходы траты на униформу с логотипом компании, используемую в обычной деятельности. Дескать, это один из способов распространения организацией рекламной информации о себе. В таком случае с контролерами вполне можно поспорить, в том числе, с помощью аргументов из вышеприведенных писем. Судьи, скорее всего, вас поддержат. Наглядный пример – Постановление ФАС Московского округа от 13.07.2009 № КА-А40/6444-09. В нем арбитры посчитали, что расходы на экипировку сотрудников магазинов рекламными не признаются. Ведь облачение с логотипом компании использовали не в процессе проведения рекламных акций, а в рабочей деятельности сотрудников. Эти лица не продвигали продукцию, а выполняли строго определенные функции, зафиксированные в трудовых договорах. Вместе с тем, расходы на униформу экономически оправданы и подлежат учету на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 главного налогового документа.

Для минимизации рисков лучше прописать в ЛНА, что униформа призвана идентифицировать работников как сотрудников вашей организации и с распространением рекламной информации ее выдача не связана.

«Прибыльное» ассорти

Чиновники хотят видеть товарный знак, логотип или символику компании непосредственно на форменной одежде, а не на значке, галстуке, косынке или жилете (письма Минфина России от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207 и УФНС РФ по г. Москве от 18.12.2009 № 16-15/133972). Советуем к ним прислушаться, иначе не исключено, что инспекторы позволят отнести на расходы только стоимость такого значка, галстука и т.п. При этом наиболее значимые элементы униформы (рубашки, блузки, брюки, юбки и т.д.) в целях налогообложения прибыли будут потеряны. Удастся ли компании отстоять подобные затраты, предсказать сложно.

Еще один насущный вопрос. Униформа с первоначальной стоимостью свыше 100 000 рублей и сроком службы более 12 месяцев – явление редкое. Но иногда случается и такое. Возникает ли тогда основное средство?

Нет, считают в Минфине. Ведь форменная одежда не удовлетворяет всем критериям ОС из статьи 257 Налогового кодекса РФ. А значит, независимо от стоимости и срока эксплуатации «обмундирования» траты на него нельзя признать расходами на амортизируемое имущество (письмо от 16.12.2008 № 03-03-06/2/169). Вывод довольно спорный, однако компаниям он скорее на руку, поэтому им можно воспользоваться. Но согласятся ли с таким подходом инспекторы – большой вопрос. Так что будьте готовы в случае чего отстаивать свою позицию.

УСН-расходы: не без нюансов

Что касается доходно-расходных «упрощенцев», то пункт 2 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ позволяет им принять стоимость униформы в аналогичном порядке и при соблюдении тех же условий, что и при ОСН. Такие издержки отражают либо как расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 Кодекса), либо как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина от 18.07.2012 № 03-11-06/2/87). Правда, только после оплаты экипировки (п. 2 ст. 346.17 Кодекса). Одновременно на основании подпункта 8 пункта 1 статьи 346.16 главного налогового документа в расходы включают и НДС, предъявленный продавцом амуниции.

А вот учесть затраты по уходу за униформой (стирка, чистка и т.п.) компаниям на УСН будет проблематично. Ведь в закрытом перечне «упрощенных» издержек, содержащемся в пункта 1 статьи 346.16 Кодекса, прочих расходов, связанных с производством и реализацией, не предусмотрено.

Разбираемся с бухучетом

Бухгалтерский учет форменной одежды ведут в соответствии с ПБУ 5/01 и Методическими указаниями по бухучету МПЗ (утв. приказами Минфина России от 09.06.2001 № 44н и от 28.12.2001 № 119н). Такую амуницию принимают по фактической себестоимости, то есть в сумме затрат на ее приобретение, за исключением НДС.

Компания сама решает, как организовать учет униформы на счете 10 «Материалы». Как правило, для этого открывают субсчета 10-12 «Форменная одежда на складе» и 10-13 «Форменная одежда в эксплуатации». Свой выбор предприятию следует зафиксировать в учетной политике.

При выдаче экипировки во временное пользование ее стоимость списывают на счета учета затрат. Если же облачение передают работникам насовсем, делают запись по дебету счета 91 и кредиту 10-го.

Для контроля за сохранностью выданной амуниции ее следует отражать за балансом. Например, на счете 012 «Форменная одежда у работников».

Удержания за форму: без ККТ не обойтись?

Ну и на десерт – «контрольно-кассовый» сюрприз. В письме от 12.12.2018 № 03-01-15/90372 финансисты рассмотрели ситуацию, когда компания удерживает из зарплаты сотрудника деньги за форменную одежду. Из требований статьи 1.1 и пункта 1 статьи 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ чиновники делают вывод, что такому предприятию необходимо применять ККТ.

Из комментария усматривается, что речь в нем идет о любых случаях удержания денег за экипировку, – и при ее изначальной передаче, и при увольнении сотрудника.

Схожие умозаключения содержатся в письмах Минфина от 30.11.2018 № 03-01-15/86884 и от 04.09.2018 № 03-01-15/63151, а также ФНС России от 14.08.2018 № АС-4-20/15707. Ведомства упирают на то, что подобное удержание – не что иное, как расчет в смысле статьи 1.1 Закона № 54-ФЗ, порождающий ККТ-обязанность.

На наш взгляд, чиновники в рассмотренной ситуации подводят под термин «расчеты» получение встречного предоставления за товары. Но, согласно пункту 4 статьи 4 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ, применение кассовой техники по такому виду расчетов станет обязательным лишь с 1 июля нынешнего года. Финансисты подтвердили это в письме от 25.01.2019 № 03-01-15/4355, подчеркнув: при удержании из зарплаты работников задолженности за приобретенное компания должна пробивать чек только с 01.07.2019.

Кстати, чиновники считают, что сотрудник в подобной ситуации рассчитывается с фирмой за реализованную ему экипировку. Однако некоторым компаниям удалось доказать отсутствие реализации. Арбитры согласились, что речь шла о компенсации работником предприятию затрат на амуницию (подробности – в разделе про НДС). К данным аргументам можно прибегнуть и для избавления от ККТ-обязанности. Ведь к компенсациям подход у ведомства совершенно иной. По мнению финансистов, возмещение работниками трат компании на мобильную связь, по предоставлению парковочных мест для автомобилей сотрудников, на приобретение бланка трудовой книжки не относится к расчетам для целей Закона № 54-ФЗ и не требует применения кассовой техники (письма от 25.01.2019 № 03-01-15/4355, от 12.12.2018 № 03-01-15/90372 и от 04.12.2018 № 03-01-15/87763).

Если же фирма удерживает средства с сотрудника за утраченную или испорченную им экипировку, никакой реализации нет и в помине. Налицо возмещение ущерба работодателю.

Андрей Веселов, кандидат экономических наук, аудитор