Инструкция по сокращению

Сокращения и увольнения – именно в этих случаях спор между работодателем и работником рискует дойти до суда. Однако предсказать, что ждет каждую из сторон по итогам заседания, непросто: практика постоянно меняется. Но в любом случае при увольнении сотрудника в связи с сокращением численности или штата важно не только грамотно провести всю процедуру сокращения, но и верно рассчитать выплаты, полагающиеся увольняемым работникам, а также правильно рассчитать налоги.

Для начала напомним, чем сокращение численности отличается от сокращения штата. При сокращении численности происходит уменьшение количества штатных единиц по определенной должности. Например, вместо пяти бухгалтеров в штатном расписании остаются трое. А при сокращении штата происходит исключение из штатного расписания самой должности.

Процедура сокращения требует специального документального оформления. Кроме того, сокращаемым сотрудникам полагаются определенные гарантии и компенсации. Нарушение процедуры может повлечь за собой судебные иски со стороны уволенных работников. Нередко бывшие сотрудники выигрывают дела именно благодаря тому, что в компании не соблюдался законодательно установленный порядок сокращения.

Кого нельзя уволить по сокращению штата?

В отношении некоторых категорий работников существует запрет на сокращение. Перечень сотрудников, которых нельзя уволить по сокращению штата, приведен в статье 261 Трудового кодекса РФ. Не допускается расторжение трудового договора по инициативе работодателя:

• с беременными женщинами;

• с женщинами, имеющими детей в возрасте до трех лет;

• с одинокой матерью, воспитывающей ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка (ребенка в возрасте до 14 лет), с другим лицом, воспитывающим указанных детей без матери;

• с единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет либо единственным кормильцем ребенка в возрасте до трех лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (иной законный представитель ребенка) не состоит в трудовых отношениях.

Преимущественное право

В статье 179 Трудового кодекса РФ четко сказано, что при сокращении численности или штата работников преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией.

При равных условиях преимущественное право имеют:

• семейные сотрудники при наличии двух и более иждивенцев;

• лица, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;

• работники, которые получили профзаболевание или увечье в процессе работы у данного работодателя;

• инвалиды боевых действий по защите Отечества;

• работники, повышающие свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Прямого ответа на вопрос, каким образом определяются более высокая производительность труда и квалификация, в Трудовом кодексе РФ нет. Однако существует определение квалификации. Квалификация работника - это уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы работника. Следовательно, для решения вопроса об оставлении на работе будет иметь значение как уровень образования работника (работник с высшим образованием будет иметь преимущество перед работником со средним профессиональным образованием, с более высоким разрядом перед работником с меньшим разрядом), так и конкретные результаты работы (например, достижение определенных показателей и результатов в работе). Стаж работы на конкретной должности также должен иметь значение при выборе работников, подлежащих оставлению на работе. А вообще, на практике, решая вопрос о производительности труда работников, подлежащих увольнению по сокращению численности или штата, работодатель, чаще всего, исходит в основном из субъективного мнения, сложившегося о том или ином работнике во время исполнения им служебных обязанностей. 

Правда, тут надо быть осторожным. Так, партнер, руководитель российской трудовой практики компании Dentons Марина Рыжкова обращает внимание на то, что союз «И» между словами «производительность» и «квалификация»в некоторые суды воспринимают буквально, требуя, чтобы у выбранного работника были лучше оба показателя. Это создает сложности при желании избавиться от неэффективного сотрудника, ведь образование у него может фактически оказаться лучше, чем у более работоспособного коллеги. Напирать в суде можно на несоответствие по деловым качествам: они включают и состояние здоровья, так что у работодателя будет за что зацепиться, если нерадивый сотрудник к тому же долго и часто болел.

При чем тут возраст?

При решении вопроса о выборе сотрудников, подлежащих сокращению, многие работодатели в первую очередь в качестве кандидатов рассматривают пенсионеров. Дескать, они уже получают пенсию, а значит, без средств к существованию не останутся. Однако данная категория работников тоже имеет право на труд, причем такое же, как и все остальные служащие, следовательно, сократить их можно только в порядке, установленном законом.

В соответствии со статьей 37 Конституции РФ каждый человек, проживающий на территории России, имеет право на труд. Любое ограничение в труде, как при приеме, так и при увольнении в связи с возрастным цензом, считается дискриминацией и преследуется законом. То есть труженики, достигшие пенсионного возраста, в рамках закона обладают равными правами со всеми другими категориями работников как в отношении права на трудовую деятельность, так и в соблюдении их прав при прекращении сотрудничества.

Согласно нормам действующего законодательства, увольнение пенсионера по сокращению должности в связи с достижением пенсионного возраста не допускается. Но если вакансия пенсионера подлежит сокращению в силу производственных процессов, то расторгнуть отношения с данной категорией сотрудников вполне допустимо.

Пенсионеры в силу норм закона являются такими же работниками, как и все остальные, следовательно, в их отношении нормы Трудового кодекса распространяются в полном объеме.

Предлагаем альтернативу

Следующий шаг после издания приказа о сокращении штата – уведомление об увольнении сотрудников, попадающих под сокращение. Сделать это нужно не позднее, чем за два месяца до увольнения.

Уведомления составляются на каждого сотрудника и вручаются под расписку. В уведомлении указываются дата предстоящего увольнения и его основание. В этом же документе обычно перечисляются должности, предлагаемые работнику, поскольку статья 180 Трудового кодекса обязывает работодателя предлагать сокращаемым другую имеющуюся работу (при ее наличии). Работодатель должен предлагать вакансии по мере их появления вплоть до дня увольнения.

Получив уведомление о сокращении, работник расписывается на нем и либо соглашается занять одну из предложенных должностей, либо отказывается от них. В первом случае последует перевод внутри организации на другую должность, во втором – увольнение по пункту 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.

Важный нюанс: предлагаемая должность может быть ниже той, что сотрудник занимал ранее как по статусу, так и по размеру заработной платы. А вот повышение статуса в такой ситуации вряд ли оправданно и вызовет ненужные вопросы и кривотолки. При решении вопроса о переводе сотрудника на другую работу необходимо также учитывать его реальную возможность выполнять предлагаемую ему работу с учетом его образования, квалификации, опыта работы (п. 29 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Предлагать альтернативную работу работодатель обязан в течение всего периода проведения мероприятий по сокращению, в том числе и в день увольнения.

Что делать с «отказником»?

Если работник отказывается ознакомиться с уведомлением о сокращении, то данный документ нужно зачитать ему вслух в присутствии свидетелей и составить акт о том, что уведомление было предъявлено, зачитано вслух, но ознакомиться под подпись он отказался. Акт потом нужно будет подшить к личному делу этого сотрудника. Акт потом нужно будет подшить к личному делу этого сотрудника.По истечении двух месяцев издается приказ об увольнении, который также предоставляется для ознакомления под расписку. Или опять же – отказ от ознакомления и подписи. Затем в трудовую книжку гражданина вносится соответствующая запись об увольнении по сокращению.

Кстати, работодатель имеет право в любое время отменить сокращение. Для этого необходимо издать соответствующий приказ и под расписку ознакомить с ним всех работников. Кроме того, каждому сотруднику следует направить письменное сообщение об отзыве уведомления о сокращении в двух экземплярах, один из которых вручается работнику также под подпись. Требовать увольнения по сокращению штата в такой ситуации работники не могут, так как сокращения не происходит. В этом случае работник может уволиться по собственному желанию или по соглашению сторон.

Информируем профсоюзы и службу занятости

Но уведомление самих «жертв» сокращения – это только часть информработы, которую предстоит провести. При сокращении численности работников в организации и возможном расторжении трудовых договоров в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом выборному органу первичной профсоюзной организации (при наличии), но не позднее чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий.

В случае, если решение о сокращении численности штата работников может привести к массовому увольнению, это следует сделать не позднее чем за три месяца до начала проведения соответствующих мероприятий.

Кроме этого работодатель обязан в письменной форме уведомить о предстоящем увольнении орган службы занятости (п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19.04. 1991 № 1032-1»О занятости населения в Российской Федерации»). Работодатель-организация должен это сделать не позднее чем за два месяца, а работодатель – индивидуальный предприниматель – не позднее чем за две недели до начала проведения соответствующих мероприятий.

Если решение о сокращении численности или штата работников организации может привести к массовому увольнению работников, то служба занятости должна узнать об этом от работодателя не позднее, чем за три месяца до начала проведения мероприятий по сокращению.

Форма сообщения действующим законодательством Российской Федерации не установлена. Поэтому Роструд в письме от 26.09.2016 № ТЗ/5624-6-1 сообщил: сообщение можно представить либо по формам из приложений № 1 и № 2 к Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 05.02.1993 № 99, либо в произвольной письменной форме. В уведомлении должны быть указаны должность, профессия, специальность и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого конкретного работника.

За неуведомление территориальных подразделения службы по труду и занятости о планируемых мероприятиях по увольнению работников работодателя могут привлечь к административной ответственности по статье 19.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Диапазон штрафа для должностного лица - от 300 до 500 рублей, для юридического – от 3000 до 5000 рублей. Впрочем, при первичном нарушении проверяющие могут ограничиться предупреждением.

Выходное пособие

Согласно статье 178 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выплатить сокращаемым сотрудникам заработную плату за фактически отработанное данным сотрудником время, компенсацию за неиспользованные дни отпуска и выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Все эти суммы выплачиваются сотруднику в день окончания трудового договора.

Кстати, размеры выходного пособия могут быть выше среднемесячного заработка, если это предусмотрено трудовым или коллективным договором.

Также за сокращенным работником сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). Эту выплату работник может получить после того, как напишет в организацию соответствующее заявление и представит трудовую книжку, подтверждающую, что в это время он нигде не работал.

В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником и в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен. Для выплаты за третий месяц физическое лицо обязано представить в компанию документ из службы занятости.

Как уже было отмечено ранее, работодатель обязан предупредить работника о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца до увольнения. Однако он может уволить сотрудника и раньше, но при условии выплаты дополнительной компенсации (ч. 3 ст. 180 ТК РФ) и согласия работника. Размер компенсации определяется исходя из среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении. А свое согласие работник должен дать в письменной форме. Обычно в этом случае работник пишет заявление.

НДФЛ и страховые взносы

Выходное пособие, а также средний месячный заработок за месяцы, следующие после сокращения, не должны облагаться НДФЛ, поскольку эти суммы отнесены к доходам, освобождаемых от налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако льготированию подлежит только сумма в пределах трехкратного размера среднего месячного заработка (шестикратного размера среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Все, что превышает эту сумму, облагается НДФЛ.

Схожая ситуация и с соцвзносами. Компенсационные выплаты, связанные с увольнением работника, в том числе по соглашению сторон (выходные пособия, компенсации),облагаются ими только в той части, которая превышает в целом трехкратный (или шестикратный) размер среднего месячного заработка(подп. 2 п.1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина России от 04.04.2017 № 03-04-06/19710).

Что касается налогообложения прибыли, то начисления работникам, высвобождаемым в связи с сокращением, относятся к расходам на оплату труда (п. 9 ст. 255 НК РФ). При этом на расходы относятся и повышенные размеры выплат, если они предусмотрены трудовым или коллективным договором (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/47).

Сложные случаи

Сокращение штата и предоставление дополнительных выходных

В компании планируется сокращение штата. Работник намерен взять дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом, но часть таких дней приходится на период после предполагаемой даты сокращения. Переносится ли в описанной ситуации дата увольнения? Да, переносится, считают в Минтруде. Подробности  - в письме от 05.03.2018 № 14-2/В-150 Минтруд России ответил на этот вопрос утвердительно.

Специалисты ведомства напоминают, что сотрудников нужно предупредить о сокращении не менее, чем за два месяца. Согласно статье 262 Трудового кодекса РФ, одному из работающих родителей для ухода за ребенком-инвалидом предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц. Порядок предоставления выходных дней установлен постановлением Правительства РФ от 13.10.2014 № 1048. Данным постановлением предусмотрено, что четыре дополнительных дня для ухода за детьми-инвалидами предоставляются в календарном месяце одному из работающих родителей по его заявлению. Периодичность подачи заявления (ежемесячно, один раз в квартал, один раз в год, по мере обращения или др.) определяется родителем (опекуном, попечителем) по согласованию с работодателем в зависимости от необходимости использования дополнительных оплачиваемых выходных дней.

Таким образом, дополнительные выходные дни предоставляются родителю в те дни и в том порядке, в котором они указаны в заявлении. Применительно к описанной в письме ситуации это значит следующее. Если в двухмесячный период с момента предупреждения об увольнении в связи с сокращением численности и штата работник обратился с заявлением о предоставлении дополнительных выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом, частично приходящихся на период после предполагаемой даты сокращения, работодателю следует предоставить выходные дни в те даты, которые указаны в заявлении. Соответственно, дата увольнения переносится.

Ознакомить увольняемых с вакансиями можно через сайт

Конечно, каждый из сокращаемых работников предпочел бы, чтобы альтернативные вакансии предлагались ему в доверительной беседе, с глазу на глаз. Однако судьи не усмотрели нарушений в ситуации, когда увольняемым было предложено самостоятельно ознакомиться со всеми имеющимися вакансиями на корпоративном портале (апелляционное определение Московского городского суда от 14.12.2017 по делу № 33-48435/2017).

В связи с изменением структуры и штатного расписания в компании был упразднен блок по безопасности и все входящие в него подразделения и должности. Трое сотрудников были уволены по сокращению численности штата. Вместо упраздняемого подразделения был введен блок по корпоративной безопасности и режиму.

Уволенные обратились в суд с иском о признании увольнения незаконным, восстановлении на работе, взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. В иске они указали, что все изменения оргструктуры свелись к изменению названия должностей и добавлению двух слов в названиях подразделений. В новой структуре остались все сокращенные должности, в том числе должности истцов. Эти должности истцам предложены не были, на них приняты работники со стороны.

Суды двух инстанций отказали в удовлетворении требований, разъяснив, что право определять численность и штат работников принадлежит работодателю. Именно он под свою ответственность вправе принимать необходимые кадровые решения (подбор, расстановка, увольнение персонала).

Суды установили, что уведомления о сокращении вручены истцам под роспись и в установленный срок. Им было предложено самостоятельно ознакомиться со всеми имеющимися вакансиями на корпоративном портале и предоставлена возможность откликнуться на любую из них.

В силу статьи 180 Трудового кодекса РФ при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель, в соответствии с частью третьей статьи 81 Трудового кодекса РФ, обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность). Принимая во внимание то, что положения части 3 статьи 81 Трудового кодекса РФ не содержат обязательного указания на конкретную форму предложения работнику вакансий, размещение работодателем вакансий на корпоративном портале законодательству не противоречит, указали судьи.

Также установлено, что новые должности предусматривали иной функционал, что полностью соответствует целям реорганизации и подтверждается должностными инструкциями. К тому же, новые работники были приняты до начала процедуры сокращения.

«Декретные» должности не равнозначны вакантным

При сокращении численности или штата сотрудников работодатель обязан предложить увольняемым работникам вакантные должности (ст.180 ТК РФ). Распространяется ли это правило на рабочие места, которые являются временно свободными из-за декрета или отпуска по уходу за ребенком? Другими словами, должен ли работодатель предложить работнику, попавшему под сокращение, занять «декретное» рабочее место?

Эксперты Роструда разъясняют, что такой обязанности у работодателя нет. Дело в том, что «декретные» должности нельзя расценивать, как вакантные. Хотя в настоящий момент эти рабочие места не заняты, они сохранены за женщинами, которые находятся в отпуске по беременности и родам, либо по уходу за ребенком. Таким образом, вакансии являются временными, и предлагать их сокращаемым работникам не надо.

Кроме того, работник, с которым заключен срочный трудовой договор на период декретного отпуска основной работницы, не может быть уволен в связи с сокращением штата. В соответствии со статьей 256 Трудового кодекса на период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы (должность). Таким образом, увольнение в связи с сокращением штата женщины, находящейся в декрете, неправомерно. Следовательно, неправомерно исключение из штатного расписания должности, которую занимает женщина, находящаяся в декретном отпуске. В данном случае временный работник не является лицом, на которое распространяется эта гарантия. Однако, так как из штатного расписания организации не может быть исключена данная должность, временный работник не может быть уволен по сокращению штата.

P.S.Но вообще отношение к вакансиям - еще одна проблема трудового права, предупреждают юристы. В разных регионах неоднозначное отношение к тому, можно ли предлагать как вакансии должности работников в длительных отпусках. И если в Москве это не считается вакансией, то в регионах такое встречается. Так что работодателю лучше проверить практику региона, ведь работник может обратиться в суд и по месту жительства, и если вторая инстанция региона придерживается такой странной точки зрения, надо принять ее во внимание. Стоит обратить внимание и на практику московских судов, которые признавали вакантными места, на которых другие работники работают по совместительству. Другая подозрительная тенденция – смотреть на то, не заключаются ли при сокращении штата гражданско-правовые договоры. Это означало, что была работа, которую могли предложить сокращенному сотруднику.

Сергей Данилов, корреспондент «ПБ»