Как «актуализировать» 2-НДФЛ

В целях представления достоверных справок по форме 2-НДФЛ за 2016 год бухгалтерам стоит не полениться лишний раз проверить персональные данные работников и при необходимости актуализировать их. Такая рутинная работа спасет от весьма ощутимых финансовых потерь.

 Налоговые агенты по НДФЛ, в том числе организации и индивидуальные предприниматели, обязаны ежегодно, не позднее 1 апреля следующего года, сдавать в налоговую инспекцию по месту своего учета справку по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@. Справка содержит сведения о доходах физических лиц истекшего календарного года и суммах НДФЛ, исчисленного,  удержанного и перечисленного в бюджет за этот период по каждому физическому лицу.

За представление недостоверных сведений в справке налогового агента оштрафуют на сумму 500 рублей за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Об этом, кстати, напоминает ФНС России в письме  от 01.11.2016 №БС-4-11/20817

Какие сведения - недостоверные

Налоговый кодекс РФ не определяет понятие «недостоверные сведения». По мнению ФНС России, выраженному в письме от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515, под это понятие подпадают:

• любые заполненные реквизиты формы 2-НДФЛ, не соответствующие действительности;

• любые ошибки, допущенные налоговым агентом при заполнении реквизитов (например, в персональных данных налогоплательщика, кодах доходов и вычетов, суммовых показателях и т.д.);

• арифметические ошибки;

• искажения суммовых показателей;

• иные ошибки, влекущие неблагоприятные последствия для бюджета в виде не исчисления или неполного исчисления, не перечисления НДФЛ, нарушения прав физических лиц (например, на налоговые вычеты);

• ошибки в показателях, идентифицирующих налогоплательщиков - физических лиц (ИНН физического лица, фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные), которые также могут повлечь невозможность реализации в полном объеме прав физических лиц, а также прав и обязанностей налоговых органов (в части администрирования налога).

Информацию нужно актуализировать

Как видите, безопаснее поддерживать в актуальном состоянии персональные данные физических лиц — получателей дохода. Прежде всего - данные, которые вносятся в поля:

• «Фамилия, имя, отчество»;

• «Серия и номер» (документа, удостоверяющего личность налогоплательщика);

• «Адрес места жительства в Российской Федерации».

На это не раз обращали внимание и Минфин России (письма от 04.08.2015 № 03-04-06/44917, от 07.05.2015 № 03-04-06/26534), и ФНС России (письмо от 18.12.2015 № БС-4-11/22203@).

Вышеназванные поля должны быть заполнены на основании документа, удостоверяющего личность физического лица, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства. В таком случае при отсутствии иных нарушений форматно-логического контроля эти сведения считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему в полном объеме.

В письме  от 01.11.2016 №БС-4-11/20817 налоговая служба в очередной раз напомнила: в целях представления достоверных справок по форме 2-НДФЛ за 2016 год, прежде чем сдавать справки, налоговым агентам следует:

• проверить актуальность персональных данных работников;

• при необходимости актуализировать их персональные данные.

Смягчающие обстоятельства

Минфин России в письме  от 21.04.2016 № 03-04-06/23193 разъяснял: квалификация деяний налогового агента, допустившего ошибку при заполнении формы 2-НДФЛ, зависит от фактических обстоятельств. Вопрос о привлечении к ответственности должен рассматриваться с учетом всех обстоятельств, в том числе смягчающих ответственность, исключающих привлечение к ответственности и исключающих вину. Они могут быть установлены только при рассмотрении конкретного дела о совершении налогового правонарушения.

В письме от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 ФНС России уточнила: налоговая инспекция должна учитывать наличие смягчающих обстоятельств в случае предоставления недостоверной информации, которая не привела к не исчислению или неполному исчислению НДФЛ, к неблагоприятным последствиям для бюджета, нарушению прав физических лиц (п. 1 ст. 112 НК РФ).

Кроме того, налоговый агент может избежать ответственности, если самостоятельно выявил ошибки и представил налоговому органу уточненные документы до момента, когда налоговый орган обнаружил недостоверные сведения (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Срок давности

Налоговый кодекс РФ не устанавливает предельный срок для выявления недостоверных сведений, отраженных в форме 2-НДФЛ. По мнению ФНС России, налоговый агент не может быть привлечен к ответственности, если со дня совершения правонарушения либо со следующего дня после окончания года, в течение которого было совершено это правонарушение, и до момента вынесения решения о привлечении к ответственности прошло три года.

Анастасия Дегтяренко, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению