Как перейти на ЭЛН. И стоит ли…

ФСС в этом году активно «обрабатывает» компании на предмет их подключения к системе электронных больничных. Разъяснительные беседы проводятся, в основном, по системе «а ну будут брать – отключим газ». Отключить они ничего, конечно, не смогут, а вот с плюсами и минусами перехода на новую систему давайте разбираться.

Напомним, что изменения в законодательстве, которые позволили получать больничные листы в электронном виде, вступили в силу в июле 2017 года (Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ). А в конце 2017 года были приняты подзаконные акты, регламентирующие порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), а также Правила электронного взаимодействия органов ФСС, работодателей и медицинских организаций (утв. постановлением Правительства РФ от 16.12.17 № 1567; далее - постановление № 1567).

На «обкатку» системы для формирования ЭЛН потребовалось некоторое время, и вот в конце 2018 — начале 2019 годов ФСС начал активную информационную кампанию, направленную на внедрение электронных больничных в деловую практику.

Что такое ЭЛН

Как известно, больничное пособие начисляется на основании листка временной нетрудоспособности, который выдается заболевшему работнику медицинской организацией. Согласно статье 13 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ (в редакции, действующей с 1 июля 2017 года), медучреждение может формировать больничный лист как в виде бумажного документа, так и в электронной форме без дублирования на бумаге.

ЭЛН является полноценным документом, имеющим ту же юридическую силу, что и традиционный бумажный больничный лист. При этом технология выдачи электронного листка нетрудоспособности не предусматривает ни его распечатывания для передачи работником работодателю, ни пересылки напрямую из медицинской организации работодателю по ТКС. Всё взаимодействие между заболевшим работником, медучреждением и работодателем происходит при участии ФСС через специально созданную для этого информационную систему, которая называется «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах». В этой системе ЭЛН формируются и хранятся на всех этапах работы с ними.

Условия перехода

На основании статьи 13 Закона № 255-ФЗ больничный лист в электронном виде выдается заболевшему сотруднику только с его письменного согласия. Более того, если работник дал такое согласие, а позже выяснилось, что его работодатель с ЭЛН еще не работает, право на пособие сохранится. Как разъяснили специалисты ФСС России, в этом случае медицинская организация по заявлению сотрудника должна аннулировать ЭЛН и выдать ему больничный лист на бумажном носителе (письмо от 11.08.17 № 02-09-11/22-05-13462).

Чтобы начать работать с новой системой, нужно совершить ряд действий. Во-первых, необходимо заключить соглашение об информационном взаимодействии с региональным отделением ФСС.

Во-вторых, надо приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (если таковой еще нет). Также нужно установить на компьютеры сотрудников, работающих с ЭЛН, специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации.

Наконец, в-третьих, необходимо выбрать программное обеспечение, при помощи которого организация будет работать с ЭЛН. В настоящее время предусмотрено три варианта подобного ПО (подп. «а» п. 10 Правил, утв. постановлением № 1567). Так, можно применять программные средства, предоставляемые государством: личный кабинет страхователя на сайте ФСС с доступом через портал госуслуг или программу «Подготовка расчетов ФСС», доступную на сайте Фонда.

Также можно воспользоваться специальными бухгалтерскими сервисами, в которых есть возможность работы с электронными больничными.

Далее нужно довести до всех сотрудников информацию о том, что организация перешла на работу с ЭЛН. В частности, работникам надо разъяснить, что теперь они могут требовать от медучреждения оформления больничного листа в электронной форме, что, несомненно, сэкономит им время.

Как получить ЭЛН: инструкция для сотрудника

Рассмотрим, какие шаги должен предпринять заболевший сотрудник для того, чтобы получить электронный больничный лист. Как уже упоминалось, такой листок нетрудоспособности оформляется только по письменному заявлению работника. А значит, нужно сообщить о желании получить ЭЛН лечащему врачу, и получить от него соответствующую форму заявления. Также работник должен проинформировать медучреждение о СНИЛС.

После того, как врач «закроет» больничный лист, медицинская организация сформирует в ЕИИС «Соцстрах» электронный листок нетрудоспособности, и заполнит в нем свою часть (п. 3 и подп. «б» п. 10 Правил, утв. постановлением № 1567). Далее работник получит от врача специальный талон, где будет указан номер ЭЛН. Собирать дополнительные подписи медработников и проставлять в больничном листе печати медучреждения не надо.

Если сотрудник потеряет талон, то ему нужно будет предпринять следующие действия. Сначала зарегистрироваться на сайте госуслуг, а затем зайти в свой личный кабинет на сайте ФСС, где он сможет увидеть номер своего электронного больничного листа.

Как работать с ЭЛН: инструкция для работодателя

Как только от сотрудника поступили сведения о номере электронного больничного листа, работодатель должен приступить к выполнению действий, необходимых для его оплаты. Сначала с помощью выбранного ПО нужно найти этот больничный лист в базе данных ЕИИС «Соцстрах». Поиск проводится по тому номеру, который сообщил работник, и по его СНИЛС.

После того, как электронный больничный лист найден, его надо запросить из базы данных ФСС. В полученном ЭЛН нужно заполнить все графы раздела «Заполняется работодателем» (подп. «в» п. 11 Правил, утв. постановлением № 1567). По своему содержанию эти графы ничем не отличаются от граф аналогичного раздела бумажного варианта листка нетрудоспособности.

Заполненный документ необходимо сохранить и заверить электронной подписью. После этого данные автоматически уйдут в ФСС, а работодатель сможет выплатить пособие. Такой алгоритм действует в регионах, еще не перешедших на прямые выплаты из ФСС в рамках пилотного проекта.

Пособие по ЭЛН необходимо назначить в течение 10 календарных дней со дня, когда работник предъявил его номер (п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). Порядок оплаты электронного больничного в тех регионах, где эту обязанность еще не взял на себя ФСС, никак не отличается от оплаты традиционного бумажного листка нетрудоспособности. Работодатель рассчитывает размер пособия и указывает в соответствующих графах заполняемого им раздела листка нетрудоспособности. Пособие по ЭЛН, также как и по бумажному больничному листу, нужно выплатить вместе с ближайшей зарплатой (п. 1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).

Плюсы и минусы

Для страхователей переход на ЭЛН имеет несомненные плюсы. К ним можно отнести:

• полную защиту от оплаты поддельных больничных листов. Подлинность ЭЛН проверяет ФСС еще на этапе выдачи документа медучреждением. А значит, работодатель, запрашивая электронный больничный по номеру, предоставленному работником, получает для оплаты уже проверенный и одобренный Фондом документ;

• отсутствие необходимости хранить больничные листы и предъявлять их при проверках. Вся информация об ЭЛН всегда есть в распоряжении ФСС, который может проверить ее без участия организации. А значит, представлять электронные больничные листы при проверках не придется. Это подтверждается на сайте ФСС.

Есть удобства и для работников, которые оформляют электронные больничные. Они могут быстрее получить соответствующую выплату, так как для назначения пособия не нужно передавать работодателю оригинал документа, а достаточно лишь сообщить его номер. Кроме того, электронная форма больничного листа делает невозможной его потерю или порчу. Наконец, в ЭЛН просто не может быть ошибок в указании информации о работодателе, так как медучреждение берет все сведения из базы данных ФСС.

Что касается минусов перехода на новую систему, то, пожалуй, самый существенный из них на данный момент — отсутствие регламентации порядка исправления ошибок, допущенных работодателем при заполнении своей части ЭЛН. Специалисты ФСС отмечают, что изменения в сам электронный больничный лист не вносятся, а все исправления отражаются «на бумаге» и хранятся у работодателя. В то же время программные средства по работе с ЭЛН вполне допускают исправление сведений в электронном больничном, и в том числе после того, как пособие уже выплачено.

Также сложности при работе с ЭЛН могут возникать из-за технических сбоев в функционировании соответствующих электронных систем. Это приводит к невозможности получить электронный больничный по номеру, заполнить или отправить его и т.д. Если судить по информации, размещенной на сайте ФСС, ошибки в работе систем достаточно оперативно устраняются.

Таким образом, переход на работу с электронными листками нетрудоспособности имеет положительные моменты и для работодателя (снимаются риски получения поддельного больничного, а также утраты документов при хранении), и для работников (они могут быстрее получить пособие). Минусы работы с ЭЛН в настоящее время связаны с технической стороной вопроса и отсутствием достаточной регламентации некоторых процедурных моментов. Чтобы устранить эти проблемы, разрабатываются новые нормативные документы, улучшается и дорабатывается техническая база.

P.S. В любом случае вопрос о переходе на ЭЛН сегодня каждый работодатель вправе решать самостоятельно. Если организация не хочет применять электронные больничные листы, она может продолжать назначать пособия исключительно на основании бумажных листков нетрудоспособности. Действующее законодательство не обязывает работодателей обеспечивать работу с электронными больничными листами, и не устанавливает никакой ответственность для тех страхователей, кто не подключился к ЕИИС «Соцстрах».

Наталья Потираловская, эксперт по трудовому праву