Как заполнять книги покупок и продаж

Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 № 981 затронуло разные аспекты порядка оборота счетов-фактур, включая оформление в документах их учета. Для большинства плательщиков НДС важнейшими такими документами учета являются книги покупок и продаж. Изменения в правилах их заполнения действуют с 1 октября.

Поправки в постановление Правительства РФ от 26.12.2911 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Книга покупок и дополнительный лист к ней

Как изменилась форма

Форма книги покупок и дополнительного листа к ней изменилась несущественно. Переименована шапка таблицы к графам 10 - 11, которая теперь именуется «сведения о посреднике (комиссионере, агенте, экспедиторе, лице, выполняющем функции застройщика)». Подписать книгу покупок или дополнительный лист к ней теперь сможет не только сам предприниматель, но и уполномоченное им лицо. Скреплять печатью бумажную книгу покупок и дополнительные листы к ней не потребуется.

Новые правила заполнения

В графе 3 книги покупок или дополнительного листа к ней можно  указать регистрационные номера нескольких таможенных деклараций – через точку с запятой.

Если покупатель не платит НДС, и с ним подписано соглашение о несоставлении счетов-фактур, то продавец, чтобы при отгрузке принять к вычету «авансовый» НДС, может регистрировать в книге покупок расчетный документ либо иной документ, содержащий суммарные (сводные) данные, зарегистрированный ранее в книге продаж.

В графе 3 книги покупок или дополнительного листа к ней нужно указать номер и дату этого документа (подп. «е» п. 6 Правил ведения книги покупок, …, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее – Правила ведения книги покупок).

В случае предоставления такому покупателю скидки в графе 3 книги покупок или дополнительного листа к ней указываются данные из первичного учетного документа, подтверждающего совершение факта хозяйственной жизни, а в графе 5 - порядковый номер и дата первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на уменьшение стоимости товаров (работ, услуг, имущественных прав) (подп. «з» п. 6 Правил ведения книги покупок, подп. «д» п. 3 Правил заполнения листа книги покупок).

При этом в графе 15 проставляются соответствующие данные этого первичного документа (подп. «т» п. 6 Правил ведения книги покупок, подп. «п» п. 3 Правил заполнения листа книги покупок). В графе 16 - разница сумм НДС, указанная в таком первичном документе (подп. «у» п. 6 Правил ведения книги покупок, подп. «р» п. 3 Правил заполнения листа книги покупок).

В графе 7 книги покупок или дополнительного листа к ней в случае одновременного отражения нескольких документов, подтверждающих уплату НДС или оплату счета-фактуры (в том числе корректировочного), нужно указать номера и даты таких документов через точку с запятой (подп. «к» п. 6 Правил ведения книги покупок, подп. «ж» п. 3 Правил заполнения листа книги покупок).

В графе 8 книги покупок или дополнительного листа к ней в случае одновременного отражения нескольких дат принятия на учет товаров (выполнения работ, оказания услуг, имущественных прав) по одному документу следует указать даты принятия на учет таких товаров (выполнения работ, оказания услуг, имущественных прав) через точку с запятой (подп. «л» п. 6 Правил ведения книги покупок, подп. «з» п. 3 Правил заполнения листа книги покупок).

Особенности регистрации в графах 9 «Наименование продавца» и 10 «ИНН/КПП продавца» книги покупок или дополнительного листа к ней:

• корректировочного или единого корректировочного счета-фактуры продавцом при предоставлении покупателю скидки;

• единого корректировочного счета-фактуры покупателем при увеличении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав);

• «авансового» счета-фактуры продавцом при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет полученного аванса

разъяснены в подпунктах «м» и «н» пункта 6 Правил ведения книги покупок, подпунктах «и», «к» пункта 3 Правил заполнения листа книги покупок.

Комитент (принципал) не должен отражать в графах 9 и 10 книги покупок или дополнительного листа к ней данные по счету-фактуре комиссионера (агента), купившего у двух и более продавцов товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени.

Кроме того, графа 10 книги покупок или дополнительного листа к ней не заполняется при отражении данных:

• по счету-фактуре, составленному налоговым агентом при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговом органе;

• по таможенной декларации в отношении товаров, ввозимых на территорию РФ;

• по заявлению о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.

В графе 13 книги покупок или дополнительного листа к ней через точку с запятой можно указать регистрационные номера нескольких таможенных деклараций (подп. «р» п. 6 Правил ведения книги покупок, подп. «н» п. 3 Правил заполнения листа книги покупок).

В графе 15 книги покупок или дополнительного листа к ней при отражении стоимости ввезенных в РФ товаров нужно указать:

• при ввозе из государства – члена ЕАЭС - налоговую базу, указанную в графе 15 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов;

• при ввозе из иного государства - стоимость этих товаров, отраженную в учете.

Счета-фактуры, полученные от продавцов по товарам (работам, услугам, имущественным правам), приобретенным для использования в операциях, облагаемых НДС по нулевой ставке, нужно регистрировал в книге покупок на момент определения налоговой базы по таким операциям (п. 23(2) Правил ведения книги покупок). Это правило не распространяется на несырьевые товары (работы, услуги, имущественные права), принятые на учет с 01.07.2016 – в связи с разрешением применять вычет НДС по таким объектам в общеустановленном порядке.

Уточнен порядок заполнения графы 16 по строке «Всего» дополнительного листа книги покупок: из показателей по строке «Итого» вычитаются показатели аннулируемых записей по счетам-фактурам и к полученному результату прибавляются показатели зарегистрированных счетов-фактур (в том числе корректировочных) с внесенными в них исправлениями (п. 6 Правил заполнения листа книги покупок).

Особенности регистрации таможенной декларации, оформленной при выпуске товаров в соответствии с таможенной процедурой выпуска для внутреннего потребления при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории Особой экономической зоны в Калининградской области, разъяснены в новой редакции подпунктов «е», «н», «у» пункта 6 Правил ведения книги покупок. Особенности исправления таких записей – в подпункте «в» пункта 3 Правил заполнения дополнительного листа книги покупок.

Особенности отражения в книге покупок единого и повторного корректировочного счета-фактуры разъяснены в новой редакции пункта 6 Правил ведения книги покупок.

Книга продаж и дополнительный лист к ней

Как изменилась форма

В табличной части книги продаж и дополнительного листа к ней появятся две новые графы:

• 3а «регистрационный номер таможенной декларации» - для отражения номеров деклараций, оформленных при выпуске товаров в соответствии с таможенной процедурой выпуска для внутреннего потребления при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории Особой экономической зоны в Калининградской области (подп. е(1) п. 7 Правил ведения книги продаж, …, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее – Правила ведения книги продаж, подп. в(1) Правил заполнения дополнительного листа книги продаж, …, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее - Правила заполнения листа книги продаж);

• 3б «код вида товара» - для товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию государства - члена ЕАЭС. При отсутствии показателя графа 3б не заполняется (подп. е(2) п. 7 Правил ведения книги продаж, подп. в(2) Правил заполнения листа книги продаж).

Новые правила заполнения

При восстановлении НДС в связи с передачей имущества, нематериальных активов, имущественных прав в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хозяйственных обществ, товариществ, паевых взносов в паевые фонды кооперативов, регистрировать в книге продаж нужно документы, которыми оформляется такая передача и в которых указаны суммы НДС, подлежащие восстановлению акционером (участником, пайщиком) (п. 14 Правил ведения книги продаж).

Если покупатель не платит НДС, и с ним подписано соглашение о несоставлении счетов-фактур, то продавец сможет регистрировать в книге продаж или дополнительном листе к ней первичные документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), в том числе при получении предоплаты (п. п. 1, 3, 7, 13, 17 Правил ведения книги продаж, п. 3 Правил заполнения листа книги продаж).

А в случае увеличения цены товаров, проданных такому покупателю, продавец отражает в книге продаж данные из первичного документа, подтверждающего совершение операции, с положительным значением за квартал, в котором составлены документы, являющиеся основанием для выставления первичного документа. При этом в графах 3, 13а, 13б, 14, 15, 17 и 18 книги продаж или дополнительного листа к ней продавец указывает данные из первичного документа, подтверждающего совершение операции, а в графе 5 - порядковый номер и дату первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на увеличение стоимости товаров (работ, услуг, имущественных прав) (п. п. 7, 10 Правил ведения книги продаж, п. 3 Правил заполнения листа книги продаж).

Особенности регистрации в графах 7 «Наименование покупателя» и 8 «ИНН/КПП покупателя» книги продаж или дополнительного листа к ней:

• первичного документа, корректировочного счета-фактуры или единого корректировочного счета-фактуры покупателем при получении скидки от продавца;

• единого корректировочного счета-фактуры продавцом при увеличении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав);

• «авансового» счета-фактуры покупателем при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет ранее уплаченного аванса

• разъяснены в подпунктах «к» и «л» пункта 6 Правил ведения книги продаж, подпунктах «ж», «з» пункта 3 Правил заполнения листа книги продаж.

В графе 11 книги продаж или дополнительного листа к ней в случае одновременного отражения нескольких документов, подтверждающих оплату счета-фактуры (в том числе корректировочного), нужно будет указать номера и даты таких документов через разделительный знак ";" (подп. «о» п. 7 Правил ведения книги продаж, подп. «л» п. 3 Правил заполнения листа книги продаж).

Особенности регистрации комиссионером (агентом) счета-фактуры, составленного им от своего имени в отношении реализованных товаров (работ, услуг, имущественных прав) как собственных, так и по договору комиссии (агентскому договору), разъяснены в новой редакции пункта 7 Правил ведения книги продаж.

Особенности регистрации таможенной декларации, оформленной при выпуске товаров в соответствии с таможенной процедурой выпуска для внутреннего потребления при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории Особой экономической зоны в Калининградской области, разъяснены в новой редакции подпунктов «е», «с», «х», «ц» пункта 7 Правил ведения книги продаж. Особенности исправления записей – в подпунктах «в», «о», «т», «у» пункта 3 Правил заполнения листа книги продаж.

Особенности отражения в книге продаж единого и повторного корректировочного счета-фактуры разъяснены в новой редакции пункта 7 Правил ведения книги продаж.

Ирина Сергеева, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению