Как с 1 октября заполнять счет-фактуру

Изменились формы документов, применяемых при расчетах с выделением НДС, и порядок их заполнения. Изменения затронули форму счета-фактуры (обычного и корректировочного), корректировочного счета-фактуры, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок и книгу продаж. Изменился и порядок заполнения указанных документов.

Соответствующие поправки в постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 внесены постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 № 981. Все новшества вступили в силу с 1 октября 2017 года.

Изменения в счете-фактуре и правилах его заполнения

Код вида товара 

В табличной часть счета-фактуры появилась новая графа 1а «код вида товара». Этот код нужно проставлять в соответствии с единой Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности Евразийского экономического союза (ЕТН ВЭД ЕАЭС) - в отношении товаров, вывезенных за пределы РФ на территорию государства - члена ЕАЭС. При отсутствии данных в графе 1а ставится прочерк (подп. а(1) п. 2 Правил заполнения счета-фактуры).

Место нахождения продавца и покупателя

Согласно редакции, действующей до октября 2017 года, в строках 2а и 6а счета-фактуры нужно было указывать места нахождения продавцов и покупателей — юридических лиц в соответствии с учредительными документами. Если продавцами и покупателями являются предприниматели, то в строках 2а и 6а нужно было ставить место жительства.

С октября формулировка изменилась. В строке 2аотныне  нужно отражать адрес поставщика, указанный в ЕГРЮЛ, либо адрес предпринимателя, указанный в ЕГРИП. В строке 6а следует ставить адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Кроме того, с октября исчезло правило, согласно которому комиссионер, закупающий у нескольких продавцов товары для комитента, должен в строке 2а перечислять адреса всех продавцов через точку с запятой.

Экспедитор, застройщик, заказчик 

Уточнены правила заполнения счета-фактуры экспедитором, застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, приобретающими у одного и более продавцов товары (работы, услуги, имущественные права) от своего имени. Речь идет о строках счета-фактуры 1, 2, 2а, 2б, 5 и графах 1 – 11. Разберемся, что и где указывать:

Строка 1 (номер и дата) - номер и дату в соответствии с индивидуальной хронологией экспедитора, застройщика или заказчика;

Строка 2 (продавец) - данные об экспедиторе, застройщике или заказчике: для компаний — полное или сокращенное наименование согласно учредительным документам, для предпринимателей — ФИО;

Строка 2а (адрес продавца) - данные об экспедиторе, застройщике или заказчике: для компаний — адрес, указанный в ЕГРЮЛ, для предпринимателей — адрес, указанный в ЕГРИП;

Строка 2б (ИНН/КПП продавца) - ИНН и КПП экспедитора, застройщика или заказчика;

Строка 5 (к платежно-расчетному документу) - реквизиты платежно-расчетных документов, оформленных при переводе денег от экспедитора или застройщика к продавцу, а также от покупателя (клиента, инвестора) к экспедитору или застройщику – через точку с запятой;

Графа 1(наименование товара, описание работы, услуги) лля экспедиторов — наименования поставленных товаров (описание работ, услуг), указанных в отдельных позициях по каждому продавцу. При получении предоплаты — наименование поставляемых товаров (работ, услуг) по каждому продавцу;

Графа 1(наименование товара, описание работы, услуги) для застройщиков и заказчиков — наименования выполненных строительно-монтажных работ, а также товаров (работ, услуг) из счетов-фактур, выставленных продавцами;

Графы 2-11 для экспедиторов — соответствующие данные из счетов-фактур, выставленных продавцами экспедитору, по каждому поставщику в доле, предъявленной покупателю (клиенту);

Графы 2-11 для застройщиков и заказчиков — суммарные данные счетов-фактур по строительно-монтажным работам, выставленных подрядчиками, и суммарные данные счетов-фактур по товарам (работам, услугам), выставленных продавцами в доле предъявленной покупателю (клиенту).

Хранение документов

В правилах заполнения счета-фактуры появилось много уточнений и дополнений, связанных с хранением документов. Так, во вновь созданном пункте 10 перечислены документы, которые необходимо хранить в хронологическом порядке. Это счета-фактуры (в том числе корректировочные и исправленные), а при обмене электронными счетами-фактурами — подтверждения оператора электронного документооборота (ЭДО) и извещения покупателя о получении счета-фактуры.

Хронологию в общем случае нужно выстраивать в рамках квартала по дате выставления или получения. Отдельно оговорены случаи, когда счета-фактуры не направляются покупателю, например, при оформлении налоговыми агентами или при безвозмездной передаче имущества. Такие счета-фактуры следует хранить по дате составления или исправления. Так же надо поступать со счетами-фактурами, которые были отправлены покупателю, но не получены им.

Помимо этого, правила заполнения счета-фактуры пополнились пунктом 11. Он уточняет сроки хранения документов, на основании которых заполняются журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и  дополнительные листы к ней, книга продаж и дополнительные листы к ней.

Документы, указанные в пункте 11 Правил заполнения счета-фактуры, следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи в журнале учета или в книге. В их число входят:

• заверенные застройщиком (заказчиком, выполняющим функции застройщика) копии бумажных счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных), полученных им от продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав) - при приобретении их для покупателя (инвестора) и переданных покупателю (инвестору);

• счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), полученные застройщиком (заказчиком, выполняющим функции застройщика) в электронном виде от продавца товаров (работ, услуг, имущественных прав) и переданные покупателю (инвестору);

• заверенные экспедитором копии бумажных счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных), полученных им от продавца товаров (работ, услуг) при приобретении их для клиента и переданных клиенту;

• счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), полученные экспедитором в электронном виде от продавца товаров (работ, услуг) и переданные клиенту.

Прочие изменения

Есть новшества, касающиеся графы 11 «Регистрационный номер таможенной декларации». До октября данная графа заполнялась только в отношении товаров, страной происхождения которых не является Россия. Начиная с октября ее нужно заполнять еще и в отношении товаров, выпущенных в соответствии с таможенной процедурой выпуска для внутреннего потребления при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории особой экономической зоны в Калининградской области.

Еще одно изменение касается подписи, которая ставится на исправленном счете-фактуре. До октября в правилах заполнения счета-фактуры говорилось, что уполномоченное лицо может подписать его вместо руководителя и главбуха, тогда как от ИП требовалась собственноручная подпись. С октября поставить подпись уполномоченного лица разрешили и предпринимателям. Данное нововведение распространяется и на корректировочные счета-фактуры с исправлениями.

Корректировочный счет-фактура

В табличную часть корректировочного счета-фактуры (см. стр. ***) также внесена новая графа 1б «код вида товара».

Новым пунктом 8 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры установлено, что налогоплательщик вправе указывать в дополнительных строках и графах корректировочного счета-фактуры дополнительную информацию, в том числе реквизиты первичного документа, при условии сохранения формы корректировочного счета-фактуры.