Как заполнять журнал учета счетов-фактур

С 1 октября изменились не только форма и правила заполнения обычного и корректировочного счетов-фактур. По новым правилам теперь оформляется и журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, форма которого также претерпела изменения.

Соответствующие поправки в постановление Правительства РФ от 26.12.2911 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»  внесены постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 № 981.

Кто ведет

Вести журнал в электронной форме теперь должны будут застройщики, заказчики, выполняющие функции застройщика, а также экспедиторы-посредники. При этом любому посреднику (застройщику) запрещено регистрировать в журнале счет-фактуру, выставленный на сумму посреднического вознаграждения (п. п. 1(1), 1(2) Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, …, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, далее – Правила ведения журнала учета).

Не придется вести журнал учета только комиссионерам и агентам, которые реализуют на территории РФ товары (работы, услуги):

• покупателю, не являющемуся налогоплательщиком НДС или освобожденному от уплаты НДС, если стороны в письменной форме договорились не составлять счета-фактуры (подп. «а» п. 1(3) Правил ведения журнала учета);

• по поручению комитента (принципала) – иностранного лица, не состоящего на учете в налоговой инспекции в качестве налогоплательщика (подп. «б» п. 1(3) Правил ведения журнала учета).

Особый порядок ведения журнала для налоговых агентов, применяющих специальные налоговые режимы, теперь не установлен – утратил силу пункт 2 Правил ведения журнала учета.

Если комитент (принципал), покупатель (клиент, инвестор) не получил от комиссионера (агента), экспедитора, застройщика или заказчика, выполняющего функции застройщика, счет-фактуру в электронном виде, то разрешено составление такого счета-фактуры на бумаге. Подробно об этом сказано в новой редакции пункта 4 Правил ведения журнала учета.

Когда и как регистрировать

В части 1 журнала нужно будет регистрировать счета-фактуры (в том числе исправленные, корректировочные), выставленные за истекший квартал. А в части 2 журнала можно будет зарегистрировать также и счета-фактуры, составленные в истекшем квартале, но полученные с опозданием - до крайнего срока сдачи декларации по НДС или срока направления журнала учета в электронной форме по ТКС (п. 5.2 ст. 174 НК РФ, п. 3 Правил ведения журнала учета).

Не нужно будет регистрировать в части 1 журнала счета-фактуры (в том числе исправленные,  корректировочные), выставленные лицами, не ведущими журнал – продавцом, комитентом, принципалом (подп. «а» п. 7 Правил ведения журнала учета). А застройщикам или заказчикам, выполняющим функции застройщика, и экспедиторам-посредникам придется отражать в части 1 журнала счета-фактуры, перевыставленные покупателю (клиенту, инвестору)  при приобретении для него своего имени товаров (работ, услуг, имущественных прав), в том числе на условиях полной или частичной предоплаты.

Указания по заполнению графы 2 «дата выставления» части 1 журнала утратили силу полностью.

В графах 10 - 12 части 1 журнала учета посреднику, экспедитору, застройщику или заказчику, выполняющему функции застройщика, нужно указывать сведения о продавце из полученного от него обычного или корректировочного счета-фактуры.

При регистрации таможенной декларации графа 11 не заполняется, в графе 14 указывается стоимость ввезенных товаров, отраженная в учете (подп. «о» п. 7 Правил ведения журнала учета). В графе 15 журнала указывается сумма НДС из колонки "Сумма", отраженная по коду вида таможенного платежа 5010 графы 47 основного или добавочных листов таможенной декларации (подп. «п» п. 7 Правил ведения журнала учета).

При регистрации в графах 10 - 12 части 1 журнала заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов в графе 14 отражается налоговая база, указанная в графе 15 этого заявления. В графе 15 журнала указывается сумма НДС, указанная в графе 20 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (подп. «п» п. 7 Правил ведения журнала учета).

Также в графах 10 – 12 части 1 журнала необходимо отразить сведения из счетов-фактур, выставленных при исполнении обязанностей налогового агента при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговой инспекции. В таком случае графа 11 не заполняется (подп. «к», «л» п. 7 Правил ведения журнала учета).

О том, как зарегистрировать в части 1 журнала комиссионеру (агенту) счет-фактуру, составленный при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) двух и более комитентов (принципалов), и как зарегистрировать комиссионеру (агенту), экспедитору, застройщику или заказчику, выполняющему функции застройщика, счет-фактуру, перевыставленный при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) для двух и более комитентов (принципалов), покупателей (клиентов, инвесторов), подробно сказано в новой редакции подпунктов «о», «п» пункта 7, а также в пункте 7(1) Правил ведения журнала учета.

В части 2 журнала нужно  регистрировать, в числе прочего, счета-фактуры (обычные, исправленные,  корректировочные), полученные застройщиком или заказчиком, выполняющим функции застройщика, экспедитором-посредником от продавца при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) от своего имени для клиента (покупателя, инвестора), в том числе на условиях полной или частичной предоплаты (подп. «а» пункта 11 Правил ведения журнала учета).

Указания по заполнению графы 2 «дата получения» части 2 журнала учета утратили силу полностью (подп. «б» п. 11 Правил ведения журнала учета).

При регистрации в части 2 журнала таможенной декларации в графе 4 нужно через точку с запятой указать ее регистрационный номер либо регистрационные номера таможенных деклараци  (подп. «г» п. 11 Правил ведения журнала учета). При этом графа 9 части 2 журнала не заполняется (подп. «и» п. 11 Правил ведения журнала учета). В графе 14 части 2 журнала указывается стоимость этих товаров, отраженная в учете (подп. «о» п. 11 Правил ведения журнала учета). А в графе 15 указывается сумма НДС из колонки «Сумма», отраженная по коду вида таможенного платежа 5010 графы 47 основного или добавочных листов таможенной декларации (подп. «п» п. 11 Правил ведения журнала учета).

При регистрации в части 2 журнала учета заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов в графе 4 придется указать номер и дату этого заявления либо номера и даты таких заявлений – через точку с запятой (подп. «г» п. 11 Правил ведения журнала учета). При этом графа 9 части 2 журнала учета не заполняется (подп. «и» п. 11 Правил ведения журнала учета). В графе 14 части 2 журнала учета отражается налоговая база, указанная в графе 15 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (подп. «о» п. 11 Правил ведения журнала учета). А в графе 15 указывается сумма НДС, отраженная в графе 20 заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (подп. «п» п. 11 Правил ведения журнала учета).

Налоговому агенту при приобретении товаров (работ, услуг) у иностранного лица, не состоящего на учете в налоговой инспекции на территории РФ, в графе 4 нужно будет указать номер и дату счета-фактуры, составленного налоговым агентом. При этом графа 9 части 2 журнала учета не заполняется (подп. «г», «и» п. 11 Правил ведения журнала учета).

О том, как зарегистрировать в части 2 журнала комиссионеру (агенту) счет-фактуру, полученный при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) от имени двух и более комитентов (принципалов), подробно сказано в новой редакции подпунктов «о», «п» пункта 11, а также в пункте 7(1) Правил ведения журнала учета.

Кроме того, отменены требования (п. п. 8, 12 Правил ведения журнала учета):

• регистрировать в журнале счета-фактуры, выставленные исключительно по необлагаемым НДС операциям;

• заполнять строки журнала в случае отсутствия в соответствующем квартале выставленных счетов-фактур (в том числе исправленных, корректировочных) и счетов-фактур, составленных и не подлежащих выставлению.

Как исправлять ошибки

Правила внесения изменений в журнал учета, исправления в нем ошибок приведены в новой редакции пункта 12  Правил ведения журнала учета.

Новая редакция пункта 12 правил ведения журнала содержит инструкцию относительно того, как вносить изменения в журнал, в том числе после завершения налогового периода. Запись, которая нуждается в исправлении, зачеркивать не надо. Вместо этого следует сделать две новые записи в том же периоде. Первая — это «исходная», то есть неправильная запись, с отрицательным значением. Вторая — это исправленная запись с положительным значением.

При удалении из журнала ошибочно сделанной записи зачеркивание тоже не применяется. В этом случае достаточно внести в этот же период точно такую же запись, но с отрицательным значением.

Если указанные выше исправления совершены в том или ином периоде после того, как декларация по НДС за этот период уже сдана, посредник должен представить «уточненку».