Как защитить фирму от «внутреннего» мошенничества

В 2020 году, когда бизнес испытывает дефицит ресурсов для успешной работы компании, становится очень важным эффективное управление теми активами, которые уже есть на предприятии. Как можно защитить бизнес от корпоративного мошенничества?

Часто можно услышать утверждение, что в России крайне неэффективный бизнес. По данным ведущих аудиторско-консалтинговых компаний, показатель неэффективности бизнеса оценивается в среднем по стране в 30% от себестоимости продукции. Это колоссальные цифры!

Среди причин низкой эффективности, основываясь на своей практике, я бы назвала следующие: неотлаженные и не регламентированные бизнес-процессы, подбор персонала по принципу «доверия», а не по профессиональной пригодности, проблемы с планированием, как со стратегическим, так и с текущим, принятие управленческих решений «в моменте», «на основе интуиции», то есть без обоснования и вдумчивых расчетов, плохой уровень финансового учета – как правило, он не оперативный и не достоверный, частичная автоматизация процессов и учета, и, конечно, высокий уровень корпоративного мошенничества и злоупотреблений со стороны сотрудников компаний.

Корпоративное мошенничество

Последний пункт представляется особенно тревожным. По личным наблюдениям, с которым согласны многие коллеги, в последние два года отмечается рост корпоративного мошенничества. Чаще всего это связано с незаконным присвоением денег или активов компаний, также часто за счет ресурсов топ-менеджмент компании создает небольшой, но высокомаржинальный собственный бизнес: посреднические предприятия, на которых «оседает» наценка, подконтрольные транспортные и другие сервисные компании.

По нашему опыту, самый большой вред бизнесу приносят руководители высшего звена, осуществляющие мошеннические действия в отношении компаний, в которых они работают. В этом случае мошенничество из операционной проблемы превращается в глобальную угрозу бизнесу. Подавляющее большинство подобных схем были выявлены с помощью процедур контроля: более 50% случаев, с которыми сталкивалась наша компания, и примерно 10% случаев злоупотреблений были выявлены случайно.

Важно помнить, что корпоративное мошенничество наносит не только материальный ущерб бизнесу, но также опасна и моральная составляющая, которая оказывает негативное влияние на настроение в коллективе и на отношение работников к своему труду.

Наша компания сопровождает проекты по выявлению и предотвращению возможностей корпоративного мошенничества более пяти лет, и мы с уверенностью можем сказать, что основная причина, по которой совершаются мошеннические действия – это наличие возможности их совершить!

Инструменты защиты

В последние годы, на фоне снижения общей маржинальности предприятий, собственники бизнеса начали уделять больше внимания анализу неэффективных расходов, расследованиям мошеннических схем и задумываться о разработке и внедрении эффективных способов предотвращения преднамеренных и непреднамеренных ошибок.

В связи с этим в консалтинговом бизнесе активно стали развиваться такие направления, как форензик и СВК (системы внутреннего контроля). Форензик, странное иностранное слово, которое пока мало кто знает в России, но которое все чаще звучит в российской бизнес-среде, это форма аудита, финансового расследования, изначально направленного на выявление мошеннических схем внутри бизнеса. В случае обнаружения таких фактов аудиторы оформляют отчет, в котором фиксируются все выявленные факты злоупотреблений, подтвержденные объективными данными или документами. Далее заказчик самостоятельно принимает решение, как ему поступить: он вправе передать данный отчет в правоохранительные органы для возбуждения уголовного дела и взыскания с виновного лица ущерба, нанесенного бизнесу, либо увольняет виновного сотрудника по соответствующей статье Трудового кодекса. Основная проблема, с которой сталкиваются клиенты – то, что в российских компаниях чаще всего качество оформления кадровых и других внутренних-распорядительных документов крайне низкое, это не всегда позволяет в полной мере привлечь к ответственности виновное лицо.

СВК – система внутреннего контроля – это такая организация деятельности внутри компании, которая связывает перекрестными контрольными функциями все бизнес-процессы и исключает возможность преднамеренной и непреднамеренной ошибки (искажения) в финансовых и хозяйственных операциях еще до того, как информация попала в учетную систему, а в последующем обеспечивает достоверность учетных данных и финансовой отчетности.

Система внутреннего контроля – одна из основ стабильности компании. Наша уверенность в этом базируется на множестве жизненных примеров. Представим идиллию: проблемным участком вашего бизнеса наконец-то занялся по-настоящему профессиональный сотрудник. Вы ему доверяете и передаете все больше функций. Например, в торговой компании появился начальник склада, который навел порядок, все разложил по полочкам, автоматизировал учет, наладил прекрасный документооборот. Теперь вы как собственник можете не отвлекаться на склад, а заниматься стратегическими вопросами, поиском новых клиентов. Решены вопросы с бухгалтерией, она довольна, что документы поступают вовремя, и директор теперь тратит на все это только один день в квартал. Вы подписываете документы в тех местах, где заботливый начальник склада уже поставил карандашом галочки. Очень удобно. Все было бы замечательно, но только однажды этот начальник склада увольняется и вы обнаруживаете недостачу – более пяти миллионов рублей. Большой ущерб для торговой компании. Как это случилось? Почему директор подписывал документы как член инвентаризационной комиссии, не выезжая на инвентаризацию? Почему он подписывал накладные на передачу товарно-материальных ценностей, фактически не имея доступа к ним? Потому что в компании были нарушены ключевые принципы системы внутреннего контроля.

Ключевые принципы

СВК разрабатывает и внедряет каждый бизнес самостоятельно, важно, чтобы такая система была соразмерна по затратам и структуре компании, чтобы контроль не стал самоцелью. Однако базовые принципы одинаковы для любых видов деятельности и масштабов организации.

Давайте перечислим основные принципы СВК.

Во-первых, нужно правильно распределить функциональные обязанности. Нельзя совмещать у одного сотрудника функции доступа к активам, осуществления учетных операций с ними и осуществления контроля над операциями с этими активами.

Функции сотрудника являются несовместимыми, если их сосредоточение у одного лица может способствовать совершению случайных или умышленных ошибок и нарушений и затруднять обнаружение таких ошибок и нарушений.

Во-вторых, внутренние контрольные мероприятия не должны проводиться формально, для галочки. Распределение полномочий и ответственности между сотрудниками фактически должно соответствовать юридически значимым документам и быть оформлено соответствующими кадровыми документами.

Внедрение систем безопасности

Вопрос системы внутреннего контроля в настоящее время становится очень важным. И не только потому, что он позволяет избегать злоупотреблений. Во времена кризиса такая система помогает оптимизировать издержки, повысить эффективность бизнеса за счет внутренних ресурсов. Поэтому в Закон «О бухгалтерском учете» была добавлена статья 19, которая так и называется – «Система внутреннего контроля». Все компании, все экономические субъекты теперь обязаны разрабатывать и внедрять такую систему.

При внедрении важно учитывать два момента. Во-первых, расходы на ее создание должны быть экономически оправданы и соразмерны вашему бизнесу. Во-вторых, контроль эффективен только тогда, когда он использует разные методы, способы и процедуры: это должен быть контроль и текущий, и последующий, и внешний, и внутренний, и независимый, и внезапный, и регулярный. Необходимо задействовать все инструменты.

В идеале система внутреннего контроля должна охватывать все ключевые бизнес-процессы. В каждой компании обязательно есть процессы закупок товаров, материалов, сырья, их продажи, расходов, учета. Вы должны определить ответственных людей в этих точках, затем подобрать мероприятия, которые позволят контролировать происходящее: инвентаризация, контрольная закупка, анализ расходов, внедрение тендерных комитетов, процедура контроля скидок, маркетинговой политики и т. д. Таким образом компания может выстроить базовый принцип защиты своих активов, что крайне важно в текущий период, когда многие предприятия сосредоточены на преодолении сложных экономических условий.   

Елена Межуева, управляющий партнер КСК ГРУПП