Какие документы нужно не забыть выдать сотруднику при увольнении в 2020 году

Составлением приказа процедура увольнения не ограничивается – это только начало. Ведь нужно еще рассчитать все выплаты, которые полагаются при увольнении, и перечислить их бывшему сотруднику. Помимо этого, необходимо выдать работнику достаточно объемный комплект документов, даже если сам увольняемый об этом не просил. Если этого не сделать, компания и ее руководство могут «попасть» на значительные штрафы.

Какие-то документы необходимо выдать работнику только в том случае, если он об этом попросит, подав соответствующее заявление. Другие – даже помимо его желания.

Документы в беззаявительном порядке

Вне зависимости от причины увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по независящим обстоятельствам, по сокращению численности или штата, по инициативе работодателя за те или иные проступки и пр.), каждому увольняемому сотруднику необходимо передать следующий комплект документов.

Расчетный листок. Этот документ выдается при проведении окончательного расчета с сотрудником. В нем указываются сведения обо всех произведенных при этом начислениях и удержаниях (ст. 136 и 140 ТК РФ). Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает форму расчетного листа.

Трудовая книжка. Ее положено выдать в последний день работы, даже если перед увольнением сотруднику предоставлялся отпуск (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, Определение Конституционного суда РФ от 25.01.2007 № 131-О-О, письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). О том, какие записи внести в трудовую книжку при увольнении работника, см. в статье «Заполнение трудовой книжки в 2019 году: правила и образец».

Выписка из формы СЗВ-М. Данная выписка оформляется за месяц увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе, а также данные на увольняемого работника. Выписку следует заверить. Делается это следующим образом. На выписке указываются Ф. И. О. и должность лица, уполномоченного заверять документ, далее проставляется его подпись и дата составления выписки. Если в организации есть печать, то выписку нужно также заверить печатью.

Выписка из РСВ. Выписка составляется за период с начала квартала по дату увольнения. В нее переносятся сведения о работодателе из титульного листа, а также данные из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах», касающиеся уволенного работника. Выписку из РСВ нужно заверить в том же порядке, что и выписку из СЗВ-М.

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Эта выписка составляется за отчетный год (по дату увольнения работника). В нее переносятся сведения о работодателе и данные об уволенном работнике (письмо отделения ПФР по Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361). Выписку из формы СЗВ-СТАЖ нужно заверить по описанным выше правилам (т. е. необходимы подпись, Ф. И. О. и должность уполномоченного лица и печать организации при ее наличии; дата составления выписки).

Справка о сумме зарплаты (справка 182н). Этот документ составляется по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Рекомендуем выдать сотруднику два-три экземпляра такой справки — это упростит его общение с последующими работодателями (см. подробнее на стр. ***).

Дополнительные документы

В некоторых случаях необходимо передать увольняемому сотруднику дополнительные документы. Так, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, то при его увольнении надо составить выписку из формы ДСВ-3 за квартал увольнения. А если за время работы на сотрудника оформлялась медицинская книжка (в том числе за счет средств работодателя), то в обязательный комплект документов, выдаваемых при расставании с работником, нужно включить и ее (письмо Роспотребнадзора от 10.11.2015 № 01/13734-15-32).

Также необходимо вернуть сотруднику оригиналы всех документов, которые он принес во время работы. Это могут быть дипломы, сертификаты, медицинские заключения и прочие официальные бумаги.

Документы по требованию

Все остальные бумаги нужно передать увольняемому работнику только в том случае, если он подал соответствующее заявление. Речь идет о следующих документах.

Справка о доходах (п. 3 ст. 230 НК РФ). Начиная с доходов за 2018 год, эта справка оформляется по форме, приведенной в приложении № 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Данный бланк не предусматривает указание должности лица, подписавшего справку, и проставление печати организации.

Справка для службы занятости. Официально этот документ называется Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости. Рекомендуемая форма приведена в письме Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5.

Копия приказа об увольнении. Выдача этого документа предусмотрена частью 2 статьи 84.1 ТК РФ. Там же указано, что копия должна быть заверена работодателем (при заверении этого документа применяются те же правила, что и при заверении выписок из СЗВ-М и других форм). Копия приказа об увольнении выдается в том случае, когда он носит «индивидуальный» характер (например, составлен по унифицированной форме № Т-8, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Если же одним приказом увольняется несколько сотрудников (например, использована унифицированная форма № Т-8а), то оформляется выписка из приказа в произвольной форме. В выписке нужно указать дату и номера приказа об увольнении, сведения об уволенном работнике (Ф. И. О., должность, подразделение), основание и дату увольнения, а также данные о том, кто подписал приказ об увольнении (Ф. И. О. и должность).

Записка-расчет. Документ составляется по форме № Т-61. Она содержит сведения об использованных и не использованных за время работы отпусках, а также расчет выплат при увольнении.

Копии любых других документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах, поощрениях и наказаниях, предоставлении отпусков и т.д.).

А если не выдать?

Невыдача или несвоевременная выдача увольняемому сотруднику документов из обязательного списка грозит для организации штрафом в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Дополнительно могут наказать руководителя компании — штраф составит от 1000 до 5000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). А если такое нарушение будет совершено повторно в течение года, то штрафы увеличатся (для организации — до 70 000 руб., а для руководителя — до 20 000 руб.). При этом руководитель компании может быть дисквалифицирован на срок до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

За задержку выдачи трудовой книжки также наступает материальная ответственность по статье 234 ТК РФ. Компании придется оплатить бывшему сотруднику то время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за отсутствия трудовой книжки (абз. 2 п. 62 Постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).

А как быть, если сотрудник в день увольнения не работал либо не явился за получением соответствующих документов? Алгоритм действий в подобной ситуации законодательно регламентирован только в части выдачи трудовой книжки. Аналогичный порядок действий можно применять и в отношении всех остальных документов, которые работодатель обязан выдать увольняемому сотруднику.

Итак, в статье 84.1 ТК РФ сказано, что работнику, который не забрал свой основной трудовой документ в день увольнения, нужно направить уведомление. В нем следует указать, что человек должен явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Направить уведомление нужно не позднее следующего рабочего дня после увольнения сотрудника, но лучше сделать это в конце того дня, когда состоялось увольнение.

Поскольку от штрафа освобождает именно факт направления уведомления, то важно иметь документы, подтверждающие его отправку. Поэтому лучше использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Необходимо сохранить опись и почтовую квитанцию. Если уведомление о вручении не вернулось, нужно распечатать информацию о доставке с сайта Почты России.

Письмо следует направить на адрес официального места жительства («прописки») сотрудника. Если в личной карточке есть данные о других адресах работника, рекомендуем дополнительно направить уведомление и по этим адресам.

Если от уволенного человека поступит письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте, ее нужно направить по указанному работником адресу. Для этого также следует использовать регистрируемое почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении. Если же согласия на пересылку нет, то трудовая книжка должна остаться у работодателя.

P.S. Если в день увольнения работника нет на месте, направьте ему два уведомления. Первое — о необходимости получить трудовую книжку, второе — о необходимости получить остальные документы, обязательные для выдачи при увольнении. Это позволит четко определить, на пересылку каких именно документов он согласился. Если работодатель направит трудовую книжку по почте без прямо выраженного письменного согласия работника, это будет признано нарушением, которое повлечет ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП и по статье 234 ТК РФ. Пересылка по почте других документов без согласия работника не освободит работодателя от необходимости повторно выдать их при личном обращении.

Евгения Долматова, эксперт по трудовому законодательству