Когда выгодно оформлять разъездной характер работы

Компенсация за разъездной характер работы не облагается взносами и НДФЛ. Для многих компаний это неплохой способ сэкономить. Возможно, есть смысл пересмотреть должностные обязанности работников, и с теми, кто находится в частых разъездах, внести дополнительный пункт в их трудовые договоры.

О том, что такое разъездной характер работы, спорят ни один год и юристы, и бухгалтеры, и налоговики, и чиновники. Хотя в самом Трудовом кодексе такое понятие есть, но конкретики все же мало. Очевидно, когда налоговики увидят, что с какой-то суммы, выплаченной работникам, не уплачены взносы и НДФЛ, это вызовет у них вопросы. Чтобы не платить лишние взносы и налоги, разъездной характер работы нужно оформить локальными нормативными актами, внести в трудовые договоры изменения и собрать все необходимые документы, подтверждающие сам факт расходов.

Прежде чем готовить бумаги, руководитель компании, кадровик и бухгалтер должны сами для себя выработать основные критерии разъездной работы. Дело в том, что одни и те же трудовые функции могут считаться как разъездными, так и не имеющими отношения к таковым. Чтобы работа подпадала под понятие разъездной, она должна иметь хотя бы один признак, по которому ее можно отнести к такому характеру работы.

«Разъездные» признаки

Перечислим признаки, которыми обладает разъездная работа.

1. Рабочие функции осуществляются вне рабочего места. Например, сотрудник, чтобы выполнить свои обязанности, должен переезжать с места на место в пределах одного или нескольких населенных пунктов. Это может быть настройка оборудования, установка техники, доставка, установка окон, страхование и т. п.

2. Место непосредственной работы расположено отдаленно от места регистрации компании.

3. Работник вообще никак не привязан к конкретному рабочему месту. Свои обязанности он исполняет в разных территориях. Например, курьер, водитель-экспедитор, корреспондент СМИ.

4. Работник находится в постоянных разъездах по распоряжению руководства или в соответствии с должностной инструкцией. Например, коммивояжер или торговый представитель, менеджер партнерской сети, контролер торговых точек и т. п.

5. Рабочее место часто меняет дислокацию. Например, так бывает при строительстве дорог. Или когда компания оказывает услуги партнерам непосредственно в их офисах, которые расположены по различным адресам.

К профессиям, работа по которым имеет разъездной характер, можно отнести такие:

• рабочие всех профессий, занятые на строительстве, ремонте и содержании автомобильных дорог;

• курьеры или менеджеры по доставке;

• менеджеры-консультанты по установке и настройке оборудования или программного обеспечения;

• менеджеры по работе с партнерскими сетями, обслуживающие и контролирующие торговые точки;

• страховые и торговые агенты;

• сотрудники сервисных служб;

• монтеры и техники судоходной обстановки пути;

• рабочие разъездных бригад;

• водолазы;

• инструкторы взрывных работ;

• водители автомобилей, экспедиторы;

• корреспонденты СМИ и др.

Таким образом, основные обязанности работника должны быть связаны с постоянными разъездами. Курьеры есть почти в каждой компании. А менеджеры по работе с розничными магазинами – у всех фирм, которые занимаются торговлей. Много разъездных сотрудников может быть и в фирмах, оказывающих консалтинговые, юридические, страховые, бухгалтерские, информационные, сервисные, а также ИТ-услуги.

Оформить правильно

Условие о разъездном характере работы должно быть обязательно включено в сам трудовой договор или в дополнительное соглашение в соответствии с частью 2 статьи 57 ТК РФ.

Компания имеет право утвердить свои собственные локальные нормативные акты, должностные инструкции, положения, регламенты, где будут урегулированы отношения с сотрудниками, для которых предусмотрен разъездной характер работы. Тогда в трудовом договоре достаточно сослаться на внутренние документы компании.

Поскольку статьей 161.1 ТК РФ предусмотрены дополнительные выплаты сотрудникам с разъездным характером работы, в локальных актах предприятия нужно прописать порядок и размеры возмещения расходов, связанных с разъездами, и перечень должностей разъездных работников.

Трудовой кодекс разрешает возмещать таким сотрудникам расходы на проезд, наем жилья, суточные, полевое довольствие и иные траты, согласованные с работодателем. Важно не перепутать период разъездной работы и командировку. Если сотрудник с разъездным характером работы, например, занятый в пределах города, будет направлен в другой населенный пункт в служебную поездку, ее нужно оформлять как командировку.

Страховые взносы и НДФЛ

Компенсация за разъездной характер работы не облагается ни страховыми взносами, ни НДФЛ на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса, подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 года № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Как и любые другие траты в налоговом учете, расходы на компенсацию должны быть документально подтверждены. Именно об этом же написал Минфин России в письме от 17 января 2019 года № 03-15-05/1909. Основная мысль чиновников состоит в том, что суммы компенсаций, выплачиваемых сотрудникам в связи с разъездным характером работы, не облагаются взносами и налогом на доходы физических лиц при условии документального оформления таких трат.

Если следовать позиции Минфина, расходы работника на служебные поездки не нужно облагать страховыми взносами и НДФЛ, если такие траты предусмотрены в документах компании. Во-первых, условие о разъездном характере работы обязательно должно быть предусмотрено в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре. Во-вторых, каждая трата должна быть подтверждена документом.

Если в организации не будет необходимых локальных актов или работник не предоставит подтверждающие документы, бухгалтер не сможет принять эти расходы к учету. ИФНС не признает такие траты, доначислит налоги и, соответственно, штрафы и пени. По мнению чиновников, что вполне логично, нет документов, подтверждающих расходы сотрудников, – нет компенсационного характера данных выплат.

Расходы на выплату компенсации специалистам, чья деятельность носит разъездной характер, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета. Это предусмотрено пунктами 5 и 16 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6 мая 1999 года № 33н.

До того момента, как работник сдаст авансовый отчет и он будет утвержден директором, средства, выданные сотруднику, считаются авансом. Эти суммы нужно отражать в учете как дебиторскую задолженность работника по правилам пунктов 3 и 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Надбавка за характер

Работники, для которых установлен разъездной характер работы, имеют право на надбавку. Размер и порядок ее выплаты должны быть установлены в трудовом или коллективном договорах. Этого требует статья 168.1 ТК РФ.

С суммы надбавок за разъездной характер работы нужно платить НДФЛ и страховые взносы. Так что схема повышения заработной платы через надбавки с экономией на налогах не работает. Разве что руководство может найти формулировки, чтобы надбавки послужили как мотивационные выплаты для персонала. Например, чем больше поездок совершит торговый агент, тем выше надбавка. Обычно надбавку начисляют в процентах от часовой (дневной) ставки сотрудника или его месячного оклада.

Размер надбавки, например, может быть таким:

• 20%, если специалист находится в разъездах 12 и более дней в месяце;

• 15%, если работник находится в разъездах менее 12 дней в месяце.

Устанавливать более высокие размеры надбавок нежелательно.

Конечно, вы можете установить надбавку и больше, чем 20% оклада. Тогда вам нужно очень тщательно подготовить все документы. Чем выше надбавка, тем выше вероятность получения от налоговиков запроса на документы для обоснования таких начислений.