Онлайн-ККТ: по «способностям» и потребностям

Недостаточная осведомленность о тех или иных функциях, параметра и свойствах «умного» кассового аппарата, а также неверная трактовка некоторых задач превратит его в достаточно проблемного делового партнера, который не оправдает ваших (изначально напрасных) надежд. Который обречет вас на дополнительные издержки и на которого вы будете обижаться без причины. Между тем ФНС будет «испытывать чувство неловкости» за вас обоих.

В июле 2018 года состоится «второй акт» перехода на онлайн-кассы. Так что вот-вот раздастся звонок, приглашающий участников этого представления на сцену и в зрительный зал. Установить и применять ККТ придется многим плательщикам ЕНВД и ИП на патенте, которые занимаются розничной торговлей или оказывают услуги общепита. Выбрать онлайн-кассу «по размеру» (т.е. под параметры своей торговли) и программы для обеспечения ее работы лучше было бы, конечно, заблаговременно, но…

Внимание, опрос!

Итак, к 1 июля 2018 года на работу с кассами нового образца, позволяющими отправлять в режиме онлайн сведения о каждой операции в ФНС России, должны, по-хорошему, перейти около миллиона компаний малого и среднего бизнеса. Однако, как следует из опроса, проведенного Национальным агентством финансовых исследований (НАФИ) совместно с производителями онлайн-касс, 15% малых предпринимателей даже не знают о такой необходимости (!). А 32% компаний, обязанных перейти на онлайн-кассы до 1 июля, заявили о том, что не планируют этого делать (!!).

В опросе приняли участие около 700 руководящих сотрудников МСП в восьми федеральных округах России. На что рассчитывают «отказники», сказать сложно. «Черный юмор» не исключается, но в любом случае пустая бравада – не лучший партнер в бизнесе. А то, что 51% компаний, обязанных с 1 июля 2018 года установить новые кассы, относятся к реформе отрицательно, так это их личное право. Главное, что к ней положительно относится Михаил Мишустин, глава ФНС России. В общем, бравировать и негодовать можно сколько угодно, но переходить придется. И это прекрасно осознают те 30% опрошенных, которые все же собираются «завести» себе онлайн-кассу до 1 июля. Им, собственно говоря, эта статься и посвящается.

Итак, процесс перехода на онлайн-кассы регламентируют, как известно, два федеральных закона: от 22.05.2003 № 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике (далее – закон № 54-ФЗ) и от 03.07.2016 № 290-ФЗ (в редакции от 27.11.2017), который отсрочил момент перехода на онлайн-кассы для некоторых групп налогоплательщиков. С 1 июля 2018 года применение ККТ становится обязательным для ООО на ЕНВД, которые занимаются розничной торговлей или оказывают услуги общественного питания, а также ИП на ЕНВД и ПСН, которые имеют наемных работников и занимаются розницей или общепитом. Судя по результатам опроса, большинство из них сложно назвать «продвинутыми пользователями», поэтому привести кое-какие подробности по части требований, предъявляемых к кассовой технике, будет нелишне.

Выбираем кассу под свой вид торговли и ее интенсивность

Теоретически, первокласснику можно подарить, скажем, логарифмическую линейку. Так же как и аспиранту – набор кубиков с цифрами для обучения начальному счету. Но коэффициент полезного действия от этих полезных в целом инструментов в руках указанных пользователей будет, скорее всего, нулевым. Ну, или, скажем, если присутствие на светском рауте во фраке и в кроссовках еще может сойти на экстравагантность, то тур вальса в рыболовных бахилах – уже вряд ли. Да и вообще неправильно подобранная обувь рано или поздно сильно натрет ногу. С онлайн-ККТ – примерно то же самое, только с более серьезными последствиями. Чтобы этого не произошло, пойдем, что называется, от общего к частному. Конечная цель – выбор кассы именно под свои потребности и нужды, без переплаты за ненужные опции и без паники из-за нехватки необходимых

Требования к кассе и чеку 

У ККТ должен быть фискальный накопитель (ФН). Он записывает информацию о продажах, шифрует и по интернету передает ее в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Если касса работает в автономном режиме, то ФН кодирует и запоминает информацию. Не отправлять данные могут кассы, которые находятся отдаленной от сетей связи местности (об этом поговорим подробнее чуть позже).

Если онлайн-касса не предназначена для интернет-магазина, то она должна иметь устройство для печати чеков.

ККТ должна уметь печатать QR-код, чтобы покупатель смог по нему проверить покупку на сайте налоговой. QR-код содержит дату и время расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумму расчета, заводской номер фискального накопителя, фискальный признак документа.

В ККТ должны быть встроены часы реального времени, чтобы указывать в чеке дату и время, которые соответствуют часовому поясу адреса установки кассы.

Чек должен содержать названия товаров, ставку и сумму НДС, имя кассира и другие реквизиты, перечисленные в ст. 4.7 закона № 54-ФЗ. ИП на спецрежимах без подакцизных товаров имеют право до 1 февраля 2021 года не печатать в чеке наименования и количество товаров или услуг.

ККТ должно входить в реестр онлайн - касс ФНС. Они регулярно пополняются новыми моделями. Технические параметры аппарата должна соответствовать специфике деятельности фирмы (объем оборота, число операций за одну смену и др.).

Пропускная способность устройства показывает, сколько чеков в минуту печатает ККТ. Что касается мобильности прибора, то, если фирма планирует курьерскую доставку или работает вне стационарной точки, то ей следует выбрать оборудование на автономном аккумуляторе, а не на питании от сети. Все кассовые аппараты из реестра можно разделить на три группы: подключающихся к интернету через Ethtenet - кабель, Wi - Fi или встроенный модем (sim - карта). Объем памяти - это параметр нужен для автономных регистраторов, а те кассы, которые работают через компьютер - пользуется его памятью. Самые удобные в управлении – кассы с «сенсорным приводом». Они выводят на дисплей подсказки для пользователя. И наконец поддержка ЕГАИС - такая опция важна для компаний, реализующих алкогольную продукцию.

Представьте две торговые точки: небольшой продуктовый магазин и лавка сувениров в торговом центре.

В магазине постоянный поток покупателей: утром, вечером и в середине дня наступают пиковые часы продаж, появляются очереди. Здесь важна скорость работы кассы, ее надежность и устойчивость к высоким нагрузкам. А если магазин торгует алкоголем, то еще, как уже было отмечено, нужно, чтобы касса поддерживала работу с ЕГАИС.

В лавке сувениров покупки происходят реже, да и ассортимент, скорее всего, товаров не так широк. Поэтому для продавца важнее компактность кассы, отсутствие лишних проводов, возможность долго работать с ККТ без подзарядки и подключаться к мобильному интернету.

Из приведенных примеров видно, что при выборе онлайн-кассы нужно учесть вид торговли (стационарная или нестационарная), количество товаров и наличие в ассортименте алкоголя.

Эти условия влияют на стоимость не только кассового оборудования, но и программ для ККТ. Давайте поразмышляем, какие модели онлайн-касс подходят для разных типов торговли и что нужно учесть при выборе софта.

Стационарная торговля высокой интенсивности

Подходящие аппараты рассчитаны на интенсивные продажи при ассортименте 20 000-30 000 товаров. Такие кассы предназначены для крупных магазинов и торговых сетей. Важны следующие технические характеристики:

высокая скорость печати чека и автоотрез чековой ленты. Благодаря этому, продавец быстрее обслуживает покупателей, и в магазине не скапливается очередь.

достаточное количество разъемов для подключения периферийного оборудования: сканера штрихкодов, прикассовых весов, терминала эквайринга, денежного ящика.

Кассы с такими параметрами используются при стационарной торговле, когда у кассира есть выделенное рабочее место. Минимальный набор техники состоит из POS-терминала, принтера чеков и сканера штрихкодов. 1D-сканер считывает одномерные коды. Он подходит неалкогольной рознице и общепиту. Благодаря такому сканеру, кассиру не нужно искать товар в поисковой строке. Сканер считывает штрихкод, и касса добавляет товар в чек. Товароведу сканер помогает проводить инвентаризацию и заполнять каталог новыми товарами.

2D-сканер считывает двумерный код акцизной марки. Этот сканер необходим при продаже маркированного алкоголя. Удовольствие, как нетрудно догадаться, не из дешевых (от 45 до 60 с «хвостиком» тысяч рублей).

Если рабочее место продавца не позволяет разместить два устройства, есть более компактное решение — моноблок. Это аппарат с чекопечатающим устройством внутри. Более «бюджетный», кстати – где-то от 35 000 рублей за комплект (моноблок и сканер)

Стационарная торговля средней и низкой интенсивности

Походящие аппараты рассчитаны на продажи средней интенсивности при ассортименте 20-30 тысяч товаров. Такие кассы подходят продуктовой и непродуктовой рознице, общепиту. Технические характеристики «скромнее», чем у предыдущей группы ККТ:скорость печати чека чуть ниже, а автоотрез чековой ленты есть не у всех моделей касс. Разъемов для периферии чуть меньше, но их достаточно, чтобы подключить сканер и другое необходимое оборудование.

Вышеупомянутый моноблок для данного типа торговли тоже подходит - и по техническим характеристикам, и по стоимости.

Выбор кассы для интернет-магазинов 

Обязанность использовать ККТ, если покупатель оплачивает товар на сайте картой или при доставке наличными появилась у интернет-магазинов в прошлом году. На оплаты электронными средствами платежа (ЭСП) действует отсрочка - до 1 июля года нынешнего.

Электронные средства платежа (ЭСП) — это электронные кошельки, платежные приложения для сайтов и мобильных телефонов, клиент-банки и другие системы (п. 19 ст. 3 Закона 161-ФЗ «О национальной платежной системе»).

Если интернет-магазин получает платежи только через ЭСП, то он может использовать онлайн-кассу, которая не печатает бумажный чек, а только передает его в электронном виде покупателю и налоговой. Процесс продажи товара: покупатель оплачивает товар онлайн через ЭСП. Интернет-магазин получает уведомление от провайдера электронных платежей, что средств на счете клиента достаточно, и они будут списаны для покупки. Онлайн-касса, установленная в офисе интернет-магазина, формирует электронный чек и отправляет покупателю на телефон или электронную почту. Деньги за товар от провайдера поступают на счет магазина. В условиях договора с провайдером оговорена задержка, с которой происходит платежный перевод.

Если интернет-магазин кроме ЭСП принимает деньги через курьера, то использовать нужно ККТ, которая печатает бумажный чек и отправляет его электронную копию в налоговую и покупателю (по требованию до момента расчета). Есть различные модели касс, которые подходят курьерам.

Если каталог товаров небольшой, и вы готовы заполнять и редактировать его вручную, подойдет простая и относительно недорогая касса для нестационарной торговли с ассортиментом до 10 тыс. товаров. При выборе ККТ, кстати, стоит помнить о двух вариантах передачи номенклатуры на кассу, о которых стоит помнить. Товары в «облаке»: электронный каталог товаров хранится в личном кабинете, который предоставляет производитель кассы и программного обеспечения. Во время формирования чека касса обращается в облачный каталог и добавляет из него товар в чек, этот процесс может занимать около минуты. Если в чеке около десяти позиций, на обслуживание покупателя у курьера уйдет около 10 минут. Товары в памяти кассы: каталог товаров можно загружать на кассу из облака, из Excel или другого табличного формата. При продаже касса не обращается в облако, она берет товары из встроенной памяти, а значит, формирование чека происходит быстрее.

Если ведете номенклатуру не в товароучетном сервисе, то каталог товаров не обновляется по данным с кассы. Соответственно, товарные остатки в нем не пересчитываются автоматически.

Кассы для нестационарной торговли с ассортиментом до 30 000 товаров мощнее, имеют более вместительную память. У некоторых есть сенсорный экран и 2D-сканер.

Касса получает номенклатуру из товароучетного сервиса через интернет и запоминает ее. Формируя чек, касса не обращается за каждой позицией в облако, что существенно ускоряет обслуживание покупателя. Товароучетный сервис получает от онлайн-кассы данные о продаже и пересчитывает остатки.

Выбор кассы для розничной торговли и общепита на ЕНВД и ПСН 

Для нестационарной торговли подойдут вышеупомянутые «курьерские» кассы. Их можно использовать в магазинах с малой площадью, «островках», кофейнях, бутиках. Они подходят курпродавцам в палатках, на выставках, ярмарках, в том числе малой рознице и общепиту на ЕНВД и ПСН. Мобильные кассы не поддерживают работу с ЕГАИС, но некоторые из них подходят для продаж в барах и кофейнях немаркированного алкоголя (пива, сидра, медовухи, пуаре).

Для таких касс важна легкость, компактность, способность работать без подзарядки длительное время. Отметим некоторые особенности такой ККТ. Во-первых, есть отсек под SIM-карту для подключения к мобильному интернету.

Мало или вовсе нет разъемов для периферии. Однако это не мешает продавцу принимать деньги через терминал эквайринга. В случае безналичного расчета кассир формирует чек на кассе и вручную вводит сумму чека на терминале, а покупатель получает два чека.

Ну и два слова о цене, разумеется. Для ассортимента в 20-30 наименований подойдет аппарат стоимостью от 16 000 рублей. А вот цена на кассу, ориентированную на нестационарную торговлю с ассортиментом товаров до 30 тыс. наименований начинается где-то от 25 000 рублей.

Для торговли стационарной выбираем кассу, опираясь, как тоже уже было сказано, на интенсивность продаж: POS-терминал, планшет или ноутбук с принтером чеков, моноблок со встроенным экраном для кассира и принтером чеков. Кассы подходят для торговли крепким алкоголем и пивом, если получают номенклатуру из товароучетного сервиса, который умеет отправлять документы в ЕГАИС,

Выбор программы для ККТ 

Главный критерий, по которому выбирается программа для ККТ – все то же количество товаров в номенклатуре. С ее помощью создается электронный каталог товаров, который нужен для формирования и печати чеков. Алгоритм взаимодействия кассы и электронного каталога выглядит следующим образом:

• ККТ получает от кассира команду найти определенный товар в электронном каталоге. Поиск происходит по названию или штрихкоду;

• ККТ находит в каталоге товар, добавляет в чек его название и цену;

• ККТ распечатывает чек, а данные о продаже отправляет в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных.

Заметим, что данный сервис совместим с любой кассовой техникой и кассовым программным обеспечением. При этом он позволяет не только передавать налоговикам данные о пробитых чеках, но и быстро регистрировать онлайн-кассы в ФНС.

Если в ассортименте 20-30 товаров - электронный каталог можно вести вручную в программе Excel, которая уже стоит компьютере. Файл загружается в личный кабинет, предоставленный производителем кассы, и в ККТ скачивается номенклатура из личного кабинета. Такой обмен данными поддерживается некоторыми (но не всеми) моделями самых недорогих касс с ограниченными техническими возможностями. Поэтому при покупке кассы уточните, каким образом она получает номенклатуру товаров.

Вручную редактировать в Excel объемный каталог товаров неудобно. Упростить работу в данном случае помогает товароучетная программа. Основное преимущество товароучетного сервиса перед Excel в том, что сервис получает из кассы данные о продажах, а значит автоматически пересчитывает остатки товаров и строит отчеты для анализа эффективности магазина.

Если в ассортименте есть алкоголь, вести номенклатуру в Excel в принципе можно, но это не освободит владельца онлайн-кассы от покупки товароучетного сервиса, который умеет обмениваться документами с ЕГАИС. Такой сервис должен быть совместим с кассой. Недорогие кассы (MSPOS-K) подходят для продажи только немаркированного алкоголя или вовсе не предназначены для такого ассортимента.

Среди касс среднего и высокого ценового сегмента есть модели, которые можно использовать для продажи крепкого алкоголя с акцизными марками. Они отправляют отсканированную марку напрямую в ЕГАИС в соответствии с требованиями законодательства.

Таким образом, перед покупкой кассы узнайте, совместима ли она с вашей товароучетной программой. При выборе товароучетного сервиса нужно учесть, что входит в стоимость годового обслуживания, а что является дополнительной платной услугой. Выясните, хранится ли номенклатура локально на компьютере или в «облаке». Если локально, то будьте готовы регулярно делать резервные копии данных на случай поломки компьютера. Локальную программу нужно обновлять самостоятельно, причем, иногда это можно сделать только с помощью специалистов. Облачные сервисы чаще всего обновляются автоматически и не требуют от пользователя лишних действий.

ККТ «на отдыхе»

Не в том смысле, разумеется, что вы ее применяете, находясь в отпуске. «Отдыхает» в данном случае сама ККТ. Простаивает, если хотите, потому что заняться ей особенно нечем. Онлайн-кассу можно использовать так часто, как это необходимо. Если касса не нужна длительное время (скажем, распродали «сезонный» товар), ее надо правильно отключить. Перед этим нужно убедиться, что ФН принял от ОФД подтверждения на все отправленные кассой документы. Проконтролировать это можно, сформировав на кассе отчет о текущем состоянии расчетов. Затем нужно закрыть смену. В отчете о закрытии смены в поле «Количество непереданных ФД» должно быть пусто. Это говорит о том, что все фискальные документы с кассы отправлены в адрес ОФД.

Снова включить кассу и начать продажи можно будет в любой момент. Если, конечно, не истек срок действия встроенного в нее фискального накопителя – тогда касса заблокируется. В такой ситуации нужно сформировать отчет о закрытии фискального накопителя, приобрести новый ФН и перерегистрировать ККТ в налоговой. Кроме того, касса может заблокироваться, если фискальный накопитель отправил оператору фискальных данных не все документы, или получил от ОФД не все подтверждения. Чтобы это исправить, надо подключить кассу к интернету, и она автоматически обменяется данными с ОФД. После этого кассовый аппарат будет готов к работе.

Что считать моментом расчета

Закон № 54-ФЗ не содержит требования о выдаче чека в течение стольки-то минут после оплаты. Вместе с тем, в нем сказано, что чек должен быть сформирован в момент расчета. В связи с этим нужно четко понимать, что является моментом расчета.

Если расчет происходит лично между покупателем и продавцом (или его агентом), то кассовый чек выдается в момент оплаты (п. 2 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). Поскольку расчет осуществляется непосредственно между участниками сделки, то момент расчета определить легко - это момент оплаты покупки картой или наличными.

Если расчет происходит удаленно электронными средствами платежа (ЭСП), то чек направляется на абонентский номер или электронную почту покупателя (п. 5 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ). В данном случае есть сложности с установлением момента расчета, а значит, периода времени, в течение которого нужно направить чек покупателю.

Напомним, что определение электронного средства платежа дано в пункте 19 статьи 3 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе». К таким платежным средствам относятся банковские карты, онлайн-кошельки, «Яндекс.Деньги» и другие.

Предположим, покупатель оплачивает товар через интернет посредством банковской карты. В этом случае банк сначала «замораживает» (блокирует, холдирует) нужную сумму на карте. Доступный баланс на карте покупателя уменьшается (деньги будут списаны позже), а продавец получает уведомление, что средств на карте достаточно, и они будут перечислены в установленный срок. Период времени, в течение которого заблокированная сумма поступит с карты клиента на счет продавца, может длиться от нескольких часов до нескольких дней. Что в описанной схеме является моментом расчета: момент получения уведомления о том, что деньги будут списаны, или момент поступления денег на счет продавца? Соответственно, в какой из этих моментов надо сформировать чек?

Из письма Минфина России от 06.04.2018 № 03-01-15/22629 следует, что если продавец получает уведомление о холдировании средств, то моментом расчета можно считать блокирование суммы покупки на карте клиента. В этом случае чек нужно сформировать после получения уведомления, подтверждающего, что у покупателя достаточно средств на карте. Если же оплата происходит без предварительного холдирования средств, то моментом расчета можно считать поступление денег на расчетный счет продавца. Значит, чек нужно направить покупателю после того, как продавец получит оплату.

Возможно, в Законе № 54-ФЗ появятся поправки, уточняющие момент расчета при оплате товаров с помощью электронных средств платежа. Но пока этого не произошло, рекомендуется зафиксировать понятие «момент расчета» в договоре-оферте, чтобы покупатель понимал, что он получит чек не мгновенно, а в тот момент, который указан в договоре. Например, можно написать так: «Расчет считается осуществленным в период с 10:00 до 11:00 по московскому времени на следующий рабочий день с момента зачисления денежных средств от покупателя на расчетный счет продавца».

Плюсы и минусы «автономии»

Населенные пункты, в которых проживает менее 10 000 человек, считаются отдаленными от сетей связи местностями считаются (приказ Минкомсвязи России от 05.12.2016 № 616). Работа в отдаленных от сетей связи местностях не освобождает организацию или предпринимателя от применения онлайн-касс. Но Федеральный закон от 22.05.03 № 54-ФЗ разрешает в такой ситуации использовать ККТ в автономном режиме, то есть без передачи данных в ФНС в режиме реального времени. Автономный режим настраивается во время регистрации кассы.

В этом случае данные о продажах шифруются и хранятся с помощью встроенного в кассу фискального накопителя. Налоговая инспекция запросит эти данные, когда владелец онлайн-кассы будет перерегистрировать ее в связи с заменой самого фискального накопителя, или в момент снятия ККТ с учета.

Теоретически можно прийти в налоговую инспекцию, сотрудник которой должен сам считать данные с накопителя при помощи специального USB-адаптера. Но по факту в инспекции этого устройства может не оказаться. Тогда надо будет обратиться в центр технического обслуживания (ЦТО), и заплатить 2 500 — 3 000 рублей за копирование информации с ФН на электронный носитель, например, флешку. Затем записанные на «флэшку» данные нужно будет лично представить в налоговую инспекцию.

При этом процесс считывания информации с фискального накопителя может занять несколько часов. Так что разумнее и выгоднее все же даже находясь в «отдаленных местностях» подключиться к оператору фискальных данных (ОФД), и не иметь проблем с передачей фискальных данных в налоговую инспекцию. При этом экономится не только время, которое пришлось бы потратить на считывание данных с фискального накопителя, но и деньги, поскольку затраты на разовую услугу ЦТО по копированию информации с ФН сопоставимы со стоимостью годового использования сервиса ОФД.

P.S.Законопроект № 344028-7, освобождающий компании и ИП от обязанности применять контрольно-кассовую технику в ряде случаев, собираются принять до 1 июля. Об этом сообщил глава Комитета Госдумы по бюджету и налогам Андрей Макаров.

С этой даты, напомним, обязанность применять онлайн-ККТ вменяется многим плательщикам ЕНВД и ИП на патенте, которые занимаются розничной торговлей или оказывают услуги общепита.

Законопроект, оперативное утверждение которого пообещал депутат, предлагает, в частности, освободить от применения ККТ расчеты на борту воздушного судна, а также при реализации товаров через механические (не подключенные к электропитанию) торговые автоматы.

Организациям и ИП при реализации товара через электронный торговый автомат законопроект предоставляет право не печатать кассовый чек и не отправлять его в электронной форме покупателю.

Также законопроектом предусматривается освобождение пользователей от выдачи кассовых чеков при погашении авансов за оказанные услуги.

Ко второму чтению Минфин России предложил дополнить законопроект новыми нормами и освободить от ККТ кредитные организации при осуществлении ими расчетов и других банковских операций, муниципальные парковки, библиотеки, а также электронные автоматы по продаже молока, воды и прессы.

Однако есть в проекте и норма, предлагающая распространить обязанность по применению онлайн-касс на новых пользователей – ломбарды и микрофинансовые организации.

Сергей Данилов, корреспондент «ПБ»