Отчет СЗВ-СТАЖ в 2021 году без осложнений

Форма СЗВ-СТАЖ – это ежегодный отчет в ПФР, в котором нужно указывать сведения о страховом стаже работающих. Его сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели. подают за год – не позднее 1 марта следующего года. Размер штрафа за опоздание напрямую зависит от количества у организации (ИП) застрахованных лиц. В случае опоздания сумма может набежать вполне внушительная – в зависимости от масштаба компании. Так что лучше до этого не доводить.

Форма и порядок заполнения, а также электронный формат формы СЗВ-СТАЖ, утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.

СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями на всех застрахованных лиц, а именно:

‒        на работников страхователя, в том числе единственного учредителя;

‒        заключивших со страхователем гражданско-правовые договоры на выполнение работ, оказание услуг;

‒        авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства; по издательским лицензионным договорам; по лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

В правилах заполнения формы СЗВ-СТАЖ сказано, что ее заполняют и сдают на всех лиц, находящихся с фирмой в трудовых отношениях, в том числе тех, с которыми заключены трудовые договоры (п. 1.5 Порядка).

Трудовые отношения – это когда человек фактически трудится в компании, то есть выполняет конкретную трудовую функцию. Так и единственный собственник фирмы, возложивший на себя обязанности директора без оформленного в бумажном виде трудового договора, выполняет функцию единоличного исполнительного органа. То есть находится с компанией в трудовых отношениях.

Бумажный трудовой договор должен быть составлен со всеми наемными работниками, включая наемного директора, а в случае совпадения в одном лице единственного собственника и руководителя трудового договора в бумажном варианте может не быть, и это не противоречит требованиям Трудового кодекса.

Таким образом, сведения о единственном учредителе – директоре вашей компании обязательно нужно включать в форму СЗВ-СТАЖ.

Теперь уточним еще один момент, важный при заполнении формы СЗВ-СТАЖ: это отсутствие выплат. Этот момент касается всех, кто числится в компании на основании трудовых отношений, включая и единственного учредителя – директора.

Если у вашей фирмы имеются лица, состоящие с ней в трудовых отношениях, но вы по каким-либо причинам не начисляли и не выплачивали заработную плату и не перечисляли страховые взносы, от обязанности представлять отчетность по форме СЗВ-СТАЖ вы не освобождаетесь.

Выплат может не быть по разным причинам – отпуск за свой счет, отпуск по уходу за ребенком, декрет, или просто у фирмы нет денег, но сведения о стаже заполнять нужно.

Пока человек числится в компании, по нему нужно отчитываться. Только при заполнении формы нужно следить за тем, чтобы в отчет за конкретный год не попали данные за предшествующий или последующий периоды.

В общем, если фирма находится с работником в трудовых отношениях, в том числе заключен трудовой или гражданско-правовой договор, но выплат по ним в отчетном периоде не было, то форму СЗВ-СТАЖ по итогам года все равно нужно формировать и сдавать.

СЗВ-СТАЖ можно направить по ТКС либо представить на бумаге. Страхователи, которые подают сведения на 25 человек и более, обязаны отчитываться только по ТКС.

«Внесрочные» обязанности

Срок представления отчета по форме СЗВ-СТАЖ в ПФР, как мы уже отметили — не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

Но отчет СЗВ-СТАЖ может потребоваться органам ПФР досрочно. Есть ситуации, когда компания должна сдать форму СЗВ-СТАЖ, не дожидаясь окончания года:

‒        назначение пенсии работнику – отчитаться нужно в течение трех календарных дней со дня обращения работника к страхователю;

‒        увольнение работника – в течение трех дней со дня увольнения, также в день увольнения выдается сотруднику на руки;

‒        по требованию работника – в течении пяти рабочих дней выдается сотруднику на руки;

‒        ликвидация организации – не позднее одного месяца от даты утверждения промежуточного ликвидационного баланса, не позднее дня подачи в ФНС документов о ликвидации, за период с 1 января текущего года по дату ликвидации;

‒        реорганизация организации – не позднее одного месяца от даты утверждения передаточного акта (разделительного баланса), не позднее дня подачи в ФНС документов о реорганизации, за период с 1 января текущего года по дату реорганизации;

‒        банкротство страхователя – до представления в арбитражный суд отчета конкурсного управляющего о результатах проведения конкурсного производства.

При ликвидации и выходе работника на пенсию бухгалтер сдает в ПФР СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1. А уволенному сотруднику вы выдаете СЗВ-СТАЖ на руки.

Если к страхователю обратится работник с заявлением, в котором сообщит, что в ближайшее время планирует выйти на пенсию, форму СЗВ-СТАЖ страхователь обязан направить в ПФР в течение трех календарных дней со дня обращения застрахованного лица. Это предусмотрено пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Обратите внимание: даже если вы отдельно представляли форму СЗВ-СТАЖ по сотруднику, выходящему на пенсию, этого работника все равно нужно включить в отчет, представляемый по итогам года независимо от того, уволился он после оформления пенсии или остался работать.

Что учесть при заполнении?

С 1 января 2021 года порядок заполнения СЗВ-СТАЖ был уточнен Постановлением Правления ПФР от 02.09.2020 № 612п. Сама форма при этом не изменилась.

Нововведения такие:

- добавлен новый код «ВИРУС». Его нужно отражать в графе 10 формы для обозначения страхового стажа медработников, которые оказывают в медицинских организациях медпомощь пациентам с коронавирусной инфекцией COVID-19;

- добавлены дополнительные коды категории застрахованного лица для работников предприятий малого бизнеса и некоммерческих организаций — они применяются при заполнении формы СЗВ-КОРР. Вот они:

МС         -     Работник предприятия малого или среднего бизнеса;

ВПМС -    Временно пребывающий работник предприятия малого или среднего бизнеса;

ВЖМС -   Временно проживающий работник предприятия малого или среднего бизнеса;

КВ          - Работник организации, включенной в реестр социально ориентированных некоммерческих организаций;

ВПКВ     - Временно проживающий работник организации, включенной в реестр социально ориентированных некоммерческих организаций;

ВЖКВ   - Временно пребывающий работник организации, включенной в реестр социально ориентированных некоммерческих организаций.

Успеть исправить ошибки

Рассмотрим несколько ситуаций. Даже если в форме СЗВ-СТАЖ допущена техническая ошибка (опечатка), страхователь должен успеть исправить ее в пятидневный срок с даты получения уведомления. Если работодатель не уложился в этот срок, то проверяющие из ПФР вправе штрафовать его за несвоевременное представление сведений. Правомерность такого подхода подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 27.04.2020 № 301-ЭС20-4801.

Организация в установленный срок представила сведения по форме СЗВ-СТАЖ. В ходе проверки контролеры обнаружили, что период стажа указан в неверном хронологическом порядке: вместо «с 23.02.2017 по 02.03.2017» было написано «с 23.03.2017 по 02.03.2017». Проверяющие из ПФР уведомили страхователя о необходимости устранить несоответствие в течение пяти рабочих дней. Однако организация прислала корректирующую форму уже после того, как пятидневный срок истек. За это фонд оштрафовал страхователя на основании статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Суды первой и апелляционной инстанций признали штраф неправомерным. Обоснование такое — ошибка в исходных сведениях о страховом стаже является технической опечаткой и не препятствует верному определению периода стажа застрахованного лица.

Однако арбитражный суд округа и Верховный суд отказались поддержать организацию. Судьи напомнили положения пункта 39 Инструкции о порядке ведения персонифицированного учета (утв. приказом Минтруда России от 21.12.2016 № 766н). Из этого пункта следует, что штраф не начисляется, если уточненные (исправленные) сведения представлены в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления из ПФР.

Таким образом, компания могла избежать штрафа, если бы представила скорректированные сведения в пятидневный срок после получения уведомления. Поскольку техническая ошибка была исправлена с опозданием, страхователь правомерно привлечен к ответственности.

Но с какой даты следует отсчитывать пятидневный срок на исправление ошибок в СЗВ-СТАЖ: с того дня, когда электронное уведомление пришло на сервер страхователя, или с момента, когда страхователь открыл уведомление? На этот вопрос Арбитражный суд Северо-Западного округа ответил в Постановлении от 07.07.2020 № А21-14238/2019.

Компания в установленный срок представила сведения по форме СЗВ-СТАЖ. В ходе проверки фонд выявил расхождения в отчетности. В связи с этим проверяющие уведомили страхователя о необходимости устранить несоответствие в течение пяти рабочих дней с даты получения уведомления.

Страхователь получил уведомление 15 марта и в пятидневный срок направил корректирующие сведения. Однако в ПФР заявили, что срок исправления ошибок нарушен. Инспекторы рассуждали так. Уведомление поступило на сервер страхователя 3 марта. Именно с этой даты нужно было отсчитывать пятидневный срок. Тот факт, что страхователь открыл полученный документ только через 12 дней (15 марта), не является основанием для исчисления срока с этой даты. В данной ситуации организация, по сути, уклонилась от своевременного ознакомления с уведомлением. Поскольку несоответствия в отчетности были устранены после истечения пятидневного срока, фонд выписал штраф на основании статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Суды трех инстанций признали штраф неправомерным. Обоснование такое: датой получения страхователем уведомления, направленного в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, является дата, указанная в подтверждении о получении информационной системы страхователя (п. 38 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. приказом Минтруда России от 22.04.20 № 211Н).

В рассматриваемой ситуации уведомление поступило на сервер организации 3 марта, но получено было 15 марта. Это подтверждается выпиской транспортных сообщений цикла обмена. Из скриншота транспортного сообщения информационной системы следует, что протокол контроля отчетности, содержащий сведения о подлежащих исправлению ошибках, действительно получен 15 марта. Доказательств того, что организация уклонялась от своевременного получения уведомления, фонд не представил.

С учетом изложенного суд пришел к выводу, что корректирующие сведения представлены с соблюдением установленного срока. Соответственно, оснований для применения финансовых санкций нет.

Некритичные ошибки

При отправке в фонд первоначальных сведений по форме СЗВ-СТАЖ страхователь указал периоды работы и отпусков в неправильном порядке. При этом сведения были достоверны и представлены в установленный срок. Вправе ли ПФР приравнять подобную ошибку к непредставлению отчетности и оштрафовать страхователя? Нет, не вправе. К такому выводу пришел Арбитражный суд Центрального округа в Постановлении от 24.03.2020 № А14-4671/2019.

Организация своевременно (27 февраля) направила в Пенсионный фонд сведения по форме СЗВ-СТАЖ за 2017 год. При проверке отчетности контролеры обнаружили ошибку: периоды работы и периоды отпусков были указаны в неправильном порядке. Получив из фонда уведомление о необходимости устранить несоответствия в пятидневный срок, организация несколько раз направляла исправленные сведения. Когда ПФР наконец принял дополняющую форму, пятидневный срок уже прошел.

В итоге контролеры сочли, что уточненные сведения были поданы с нарушением срока. Поэтому организация была оштрафована на основании статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ за несвоевременную подачу СЗВ-СТАЖ.

Суды трех инстанций поддержали страхователя, указав на следующее. Первоначальные сведения были представлены с соблюдением установленного срока. Однако фонд не принял отчетность из-за того, что в ней были допущены неточности при указании периодов работы и отпусков.

Вместе с тем перечень сведений, закрепленный в части 2 статьи 11 Закона № 27-ФЗ, является исчерпывающим. В этом перечне не сказано о том, что сведения относительно периодов работы и периодов отпусков застрахованных лиц нужно подавать в определенном порядке. Таким образом, указание в неправильном порядке периодов работы и периодов отпусков не влияет на достоверность или недостоверность сведений.

Также суд учел, что компания, получив уведомление из фонда, в короткие сроки исправила отчет. Это свидетельствует о добросовестном поведении страхователя.

При таких обстоятельствах суд решил, что допущенные недочеты не образуют объективную сторону правонарушения.

Срок «штрафной» давности

УПФР обратилось к арбитрам с заявлением о выдаче судебного приказа на взыскание с коммерсанта штрафа за непредставление им формы СЗВ-СТАЖ. Служители Фемиды фонду отказали, в том числе из-за пропуска им срока для обращения в суд с подобным заявлением. Однако высшая инстанция с коллегами не согласилась (Определение Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ от 12.10.2020 № 306-ЭС20-8379).

Остановимся на этом деле подробнее. Итак, УПФР решением от 17.12.2018 оштрафовало индивидуального предпринимателя на 2000 рублей за неподачу в срок формы СЗВ-СТАЖ за 2017 год. А требованием от 24.01.2019 бизнесмену предложено до 12 февраля 2019 года в добровольном порядке уплатить данную сумму.

Кроме того, решением от 20.05.2019 управление оштрафовало бизнесмена на 2500 рублей за непредставление в срок упомянутой формы за 2018 год. Требованием от 20.06.2019 коммерсанту предложено до 9 июля 2019 года закрыть этот вопрос добровольно.

ИП никаких действий не предпринял, и фонд 23 декабря 2019 года обратился к служителям Фемиды с заявлением о выдаче судебного приказа на взыскание с предпринимателя штрафа в сумме 4500 рублей. Но суд первой инстанции в принятии данного заявления отказал. Апелляция, а затем и кассация коллег поддержали. И вот почему.

Если СЗВ-СТАЖ подали не вовремя или с погрешностями, страхователю грозит 500-рублевый штраф за каждого сотрудника, сведения о котором представили с опозданием или ошибкой. В случае, когда санкции не уплатили по требованию, ПФР взыскивает их в судебном порядке (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Вместе с тем данным нормативным актом порядок взыскания санкций не урегулирован.

Однако с 1 января 2017 года такие правоотношения регулируются налоговым законодательством. В рассмотренной ситуации нужно применять пункт 3 статьи 46 НК РФ, который гласит: заявление можно подать в суд в рамках шести месяцев после истечения срока исполнения требования об уплате налога. А если срок на судебное взыскание санкций истек? Тогда, по мнению Пленума ВС РФ из пункта 26 Постановления от 27.12.2016 № 62, арбитры отказывают в принятии заявления о выдаче судебного приказа.

Чиновники могли обратиться в суд с заявлением о взыскании штрафа по требованию от 24.01.2019 не позднее 12 августа 2019 года (отсчет шести месяцев идет с 12 февраля 2019 г.), но сделали это лишь 23 декабря 2019 года. Выходит, управление пропустило срок для подобного обращения. Частичное же удовлетворение требований в порядке приказного производства АПК РФ не предусмотрено. Исходя из этого представители правосудия отказали в принятии упомянутого заявления.

Арбитры отметили, что аналогичная позиция изложена в Определении ВС РФ от 16.01.2018 № 302-КГ17-20468. В нем, используя те же аргументы, судьи также посчитали, что фонд пропустил шестимесячный срок. Как результат, в принятии заявления о выдаче приказа было отказано.

Однако УПФР проявило упорство, и дело в итоге дошло до Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ, которая направила его на новое рассмотрение.

С учетом разъяснений из Обзора № 2 (2019), утвержденного Президиумом ВС РФ 17.07.2019, в статье 46 Налогового кодекса нет предписаний по обращению за выдачей судебного приказа, – отметили высшие арбитры. Вместе с тем при взыскании сумм с физических лиц необходимо принимать во внимание пункты 1–3 статьи 48 НК РФ. В соответствии с ними заявление о выдаче судебного приказа подается в рамках шести месяцев с момента истечения срока исполнения требования об уплате долга. А если задолженность не превышает 3000 рублей? Тогда такое заявление подают в суд в течение шести месяцев со дня, когда 3-тысячный рубеж будет пройден.

Требованием от 24.01.2019 предпринимателю предложено в срок до 12 февраля 2019 года уплатить 2000 рублей штрафа, а требованием от 20.06.2019 – до 9 июля 2019 года уплатить 2500 рублей. Выходит, управление могло инициировать взыскание в судебном порядке штрафа по обоим требованиям только после истечения срока на исполнение второго из них (от 20.06.2019). А значит, чиновники, желающие получить с коммерсанта 4500 рублей, срок для обращения к арбитрам с упомянутым заявлением не пропустили.

И еще. Положения главы 29.1 АПК РФ и разъяснения из Постановления Пленума ВС РФ от 27.12.2016 № 62 не исключают частичного удовлетворения требований в порядке приказного производства, – подчеркнули судьи.

Обратим внимание, что данную позицию высокой инстанции уже взяли на вооружение окружные суды. Так, АС Центрального округа в Постановлении от 26.10.2020 № Ф10-4302/2020 указал: срок по требованиям, общая сумма задолженности по которым превысила 3000 рублей, истек 06.09.2019. Следовательно, заявление можно было подать в суд не позднее 06.03.2020. Значит, срок для обращения к арбитрам фондом не пропущен. Умозаключение основано на аргументах из комментируемого вердикта.

Схожая картина наблюдается и в Постановлении АС Поволжского округа от 26.11.2020 № Ф06-67371/2020.

Редакция «ПБ» при участии экспертов журнала «Нормативные акты» и бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера»