Отпуск за свой счет: преодолимые сложности

Если работники часто берут отпуска без сохранения зарплаты, это негативно влияет на производственный процесс. Поэтому важно понимать, кому компания обязана их предоставлять, а кому нет. Также отслеживайте, сколько дней за свой счет сотрудник использует в рабочем году, чтобы не ошибиться при подсчете остатков ежегодного отпуска. Эти и другие проблемные вопросы об отпуске без содержания разъясняет Наталья Потираловская, эксперт по трудовому праву.

Как выясняется, не все могут с уверенностью ответить на вопрос, кому нельзя отказать в неоплачиваемом отпуске. Или можно ли отозвать сотрудника из отпуска без оплаты. Сложности возникают также, если сотрудник, взявший отпуск «без сохранения», еще и заболел. Но обо всем по порядку...

Сколько дней отпуска за свой счет предоставлять работникам

По общему правилу, компания не обязана отпускать сотрудников в отпуска без сохранения зарплаты. Исключения устанавливает закон. Так, работодатель должен предоставить неоплачиваемый отпуск в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников. По каждому случаю сотрудник может взять до пяти календарных дней. Неважно, сколько таких событий было в году. Если, к примеру, сотрудница третий раз за год выходит замуж, отказать ей в отпуске нельзя.

В заявлении сотрудник указывает причину, по которой берет отпуск. Вы вправе запросить подтверждающий документ, например, копию свидетельства о рождении ребенка или заключении брака. Но учитывайте, что представить его сотрудник обычно может уже после отпуска. Если работник не принесет такой документ, то его можно привлечь к дисциплинарной ответственности, даже уволить за прогул (ст. 192, 193 ТК РФ).

В законе есть категории сотрудников, которым работодатель по их заявлению должен предоставить определенное количество дней отпуска без сохранения зарплаты в году. В отличие от ежегодных отпусков в графике эти дни не отражают, компания должна их предоставить в период, который сотрудник указал в заявлении. Переносить отпуск по просьбе работодателя на другой срок работник не обязан.

Итак, работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет всем работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - пять дней по каждому событию (ст. 128 ТК РФ).

Не вправе он отказать и участникам Великой Отечественной войны – до 35 дней. То, что люди, фактически спасшие планету от катастрофы, вынуждены еще и трудиться ввиду невозможности прожить пусть даже на повышенную на пенсию, ныне, увы, уже не шокирует.

Работающим пенсионерам по старости (по возрасту) предоставляется отпуск до 14 дней. На такой же отпуск вправе рассчитывать родители, жены и мужья военнослужащих, сотрудников ОВД, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы) либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы). Работающим инвалидам положено 60 дней.

Работники, которые совмещают работу с получением высшего образования: допущенные к вступительным испытаниям; слушатели подготовительных отделений для прохождения итоговой аттестации; студенты очной формы обучения по имеющим госаккредитацию программам бакалавриата, специалитета или магистратуры – никому из них нельзя отказать в отпуске продолжительностью до 15 дней в учебном году для промежуточной аттестации. А вот на подготовку и защиту выпускной квалификационной работы и сдачу итоговых государственных экзаменов - уже четыре месяца. Для сдачи итоговых государственных экзаменов - один месяц (ст. 173 ТК РФ).

Работникам, которые совмещают работу с получением среднего профессионального образования (допущенным к вступительным испытаниям; осваивающим по очной форме обучения имеющие госаккредитацию образовательные программы среднего профобразования) полагается 10 дней в учебном году – для промежуточной аттестации. Для государственной итоговой аттестации - до двух месяцев (ст. 174 ТК РФ).

В отпуске продолжительностью до одного месяца нельзя также отказать одному из родителей, опекуну, попечителю ребенка до 16 лет, работающему в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 319 ТК РФ). А также остальным сотрудникам, работающим на Крайнем Севере - для проезда к месту использования основного отпуска и обратно (ст. 322 ТК РФ).

Кроме обязательных отпусков без сохранения зарплаты есть необязательные, которые компания предоставляет по договоренности с работником. Случаи, когда готовы отпускать сотрудников в отпуск без содержания, пропишите в ПВТР, например, свадьба родственников, 1 сентября и т. д.

Как отпуск без сохранения зарплаты влияет на рабочий год

Праздничные дни, которые совпали с отпуском без сохранения зарплаты, входят в число календарных дней такого отпуска и не продлевают его. Нерабочие праздники увеличивают только ежегодный отпуск (ст. 120 ТК РФ, Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2014 № А03-22821/2013).

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют сотруднику за его рабочий год (ст. 122 ТК РФ). Это промежуток времени, равный 12 месяцам. Начинается он не с 1 января, а со дня приема сотрудника на работу к данному работодателю.

Рабочий год сдвигается, если у работника были периоды, которые не входят в стаж для ежегодного отпуска. Так, из этого стажа исключают время отпусков за свой счет, превышающее 14 календарных дней в рабочем году (ст. 121 ТК РФ).

Бывает, что отпуск за свой счет начинается в одном рабочем году, а заканчивается в другом. Если ни в одном из них количество дней не превысило 14, то рабочие годы не смещаются.

Можно ли досрочно прекратить отпуск без сохранения зарплаты

Закон не закрепляет права работника в одностороннем порядке прекратить отпуск без сохранения заработной платы, а работодателя – отозвать его из такого отпуска. Это возможно, только если согласны обе стороны (ст. 125, 128 ТК РФ).

Когда сотрудник хочет прекратить отпуск, то пишет заявление на имя руководителя организации. Если работодатель согласен, издайте приказ в произвольной форме о досрочном прекращении отпуска без сохранения зарплаты и выходе сотрудника на работу. Когда работодатель инициирует досрочный выход из отпуска и сотрудник не против, также оформите приказ в произвольной форме.

Внесите в личную карточку по форме № Т-2 или разработанной самостоятельно уточнения о фактических датах отпуска без сохранения зарплаты. Если на время отпуска принимали временного работника по срочному договору, выход основного сотрудника будет основанием, чтобы расторгнуть такой договор (ст. 59, 79 ТК РФ).

Как предоставить отпуск без оплаты на несколько часов

Предоставлять отпуск за свой счет в часах закон не запрещает, минимальной продолжительности этого времени отдыха нет (ст. 128 ТК РФ). Оформить его можно так же, как отпуск в календарных днях. Сотрудник в заявлении указывает количество часов, затем работодатель издаст приказ об отпуске. Если используете форму № Т-6, в разделах «Б» и «В» предусмотрите графы, чтобы отразить количество часов отпуска.

В табеле время отпуска за свой счет отмечайте кодом «ДО» или «16», если предоставили его по разрешению работодателя. Когда работник идет в отпуск, который предусматривает закон, ставьте код «ОЗ» или «17».

Сведения об отпуске за свой счет внесите в раздел VIII личной карточки работника формы № Т-2. Время отпусков без сохранения зарплаты, которое превышает 14 календарных дней в течение рабочего года, исключают из подсчета отпускного стажа (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ). Поэтому, если отпуск предоставляли в часах, их нужно суммировать и переводить в календарные дни.

В табель учета рабочего времени внесите две отметки. Время отпуска за свой счет отразите кодом «ДО» или «16», а рабочие часы – кодом «Я» или «01». Работу сотрудника в этот день оплатите пропорционально отработанным часам (ч. 2 ст. 93 ТК РФ).

Что делать, если работник заболел в неоплачиваемом отпуске

Продлевать отпуск без содержания на время болезни не нужно. Такая обязанность у работодателя есть, только если сотрудник заболел в ежегодном оплачиваемом отпуске (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Продолжительность отпуска без сохранения зарплаты определяют по соглашению между сотрудником и работодателем, болезнь на нее не влияет (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

Не оплачивайте больничный, который совпал с отпуском за свой счет. Календарные дни, на которые приходится отпуск без сохранения зарплаты, исключают из числа дней, за которые назначают пособие (п. 1 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», далее – Закон № 255-ФЗ, п. 17 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 № 375).

Если сотрудник продолжает болеть после окончания отпуска за свой счет, больничный лист откроют только со дня, когда он приступил к работе (п. 22 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утв. приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н). Однако сотрудник может не сказать врачу, что находится в отпуске без сохранения зарплаты. Тогда больничный оформят со дня обращения в медицинскую организацию. Такой документ действителен, можете его принять. Но пособие выплатите только со дня выхода на работу. Больничный лист оплачивайте в общем порядке – первые три дня за счет средств работодателя, остальные – за счет ФСС (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона № 255-ФЗ).