Полет фантазии: нумеруем счета-фактуры

На практике, проработав достаточно длительное время, можно познакомиться с разнообразнейшими способами нумерации счет-фактур. Тут и буквенно-числовые комбинации, и использование точек и тире. В номере могут присутствовать «слэши», а сама разрядность номера может быть от скромных двух знаков до восьми разрядных и более номеров. А вот насколько это правильно? Возможно, есть какие-то жесткие требования к подходам нумерации, а отступление карается жуткими санкциями… Давайте разбираться.

Такой регистр налогового учета по НДС, как счет-фактура утвержден статьей 169 Налогового кодекса РФ. Среди обязательных реквизитов документа перечислен и порядковый номер, однако, больше никаких требований Налоговый кодекс РФ в отношении нумерации этого документа не устанавливает.

Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Правила) несколько более информативно.

Пункт 1 Правил заполнения счета-фактуры вводит еще одно требование в отношении нумерации счет-фактур, если реализация осуществляется через обособленные подразделения. В этом случае при составлении такими обособленными подразделениями счетов-фактур порядковый номер счета-фактуры через разделительный знак "/" (разделительная черта) дополняется цифровым индексом обособленного подразделения, установленным организацией в приказе об учетной политике для целей налогообложения. Схожие нормы установлены в отношении участников товарищества или доверительных управляющих.

Соответственно, разделительный знак «занят» только для обособленных подразделений, участников товарищества или доверительных управляющих и использование его в других случаях будет необоснованным (письмо Минфина России от 15.05.2012 № 03-07-09/52).

Хотя в этом же письме и в письме Минфина России от 15.05.2012 № 03-07-09/53 определено, что данная ошибка не является основанием для отказа в принятии сумм налога на добавленную стоимость к вычету.

 Цифра, тире, точка

Требования в отношении дополнения учетной политики описанием методики нумерации счет-фактур установлены только в отношении обособленных подразделений, но целесообразным будет прописать соответствующие нормы и во всех прочих случаях. Это позволит избежать ненужных споров с проверяющими, а также позволит централизовать и дисциплинировать данный важный участок учетных работ.

Итак, получается, что налогоплательщик, исходя из особенностей своего учета и требований контроля сам определяет индивидуальную хронологию своей нумерации счет-фактур. И законодательство не запрещает использование буквенно-числовых комбинаций, использование точек, подчеркиваний и тире.

Не видим мы запрета и в отношении отдельной нумерации определенных специфических операций. Например, в отношении авансовых счет-фактур. Хотя финансисты в письмах Минфина России от 16.10.2012 № 03-07-11/427, от 10.08.2012 № 03-07-11/284 считают, что отдельная нумерация авансовых счетов-фактур законодательством не предусмотрена.

С ними в данном вопросе трудно согласиться. Так как, наоборот, никаких запретов в этом отношении не имеется. Более того, если пойти по следу их размышлений, то сразу встает вопрос, а в течении какого периода тогда производить нумерацию нарастающим итогом? Месяц, квартал, год? Налоговым периодом по НДС является квартал, но отчетным периодом по общему основанию является год, что находит свое отражение и в особенностях работы автоматизированных учетных систем. Так, в специализированных программах по умолчанию нумерация документов производится нарастающим итогом в течении календарного года.

То есть мы не видим невозможности ведения ежедневной нумерации данных регистров.

Плата за ошибку

И все же, как не старайся, но ошибки, этот непременный спутник нашей деятельности, случаются. К каким же последствиям приведет их появление?

Сразу скажем, что штрафные санкции за подобный недочет не предусмотрены. Некоторые инспекторы пытаются инкриминировать нормы статьи 120 Налогового кодекса РФ – «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов)». Однако, такой подход необоснован.

Дело в том, что под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.

А в рассматриваемой ситуации ничего из перечисленного не наблюдается.

Ошибки в нумерации не подходят и под грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, исходя из норм статьи 15.11 КоАП РФ.Таким образом, законодательство не предусматривает штрафа за нарушение нумерации счет-фактур.

Зачастую гораздо существеннее штрафов может быть отказ налогового органа в возмещении выставленного НДС партнеру организации.

Однако право на применение вычетов по налогу на добавленную стоимость не поставлено в зависимость от порядка формирования порядковых номеров счетов-фактур, выставляемых продавцом при реализации товаров (работ, услуг). Об этом сказано в Письмах Минфина РФ от 12.01.2017 № 03-07-09/411, от 22.05.2012 № 03-07-09/59, от 14.05.2012 № 03-07-09/50 и др.

Суды также встают на сторону налогоплательщика. Например, ФАС Уральского округа в постановлении от 28.12.2011 № Ф09-8650/11 по делу № А60-11248/2011, ФАС Центрального округа в постановлении от 31.07.2009 по делу № А35-4528/08-С21 и др.

Следовательно, допущенный недочет не сможет привести к финансовым потерям организации.

Вот только не стоит на основании сделанных выводов считать, что к оформлению счет-фактур можно относиться спустя рукава. Выписка этих документов – это достаточно важный раздел учета НДС и к своим обязанностям нужно относиться очень тщательно. Ведь ошибки в нумерации очень часто служат основаниями для возникновения претензий со стороны налоговых органов и доказательной базой в деле непринятия сумм налога к вычету у партнера.

Например, ФАС Московского округа в постановлении от 16.12.2013 № Ф05-15597/2013 по делу № А41-49253/12 рассмотрел ситуацию, когда нумерация выставленных счетов-фактур не соответствовала хронологической последовательности (так, счет-фактура № 25 от 12.08 имела большую нумерацию, чем счет-фактура от 27.08 № 22, выставленный позднее).

А это мало того, что ударит по деловым связям организации, так еще может привести и к перевыставлению сумм судебных расходов организацией-партнером. И то, что суды тоже встают на сторону налогоплательщиков в этом вопросе не слишком упрощает ситуацию.

Следовательно, к выписке счет-фактур и их нумерации нужно относиться очень тщательно, чтобы избежать судебных и прочих проблем.

Карина Кислова, главный бухгалтер ООО «РОСТ Кадастр»