Правила заполнения путевых листов снова меняются

«Не прошло и года», как говорится…. Причем в прямом, а не в фигуральном смысле. Своим приказом от 05.05.2023 № 159 (зарегистрировано в Минюсте 29.05.2023 № 73574) Минтранс внёс изменения в состав сведений, указываемых в путевом листе, а также в порядок его заполнения. Новшества вступят в силу 1 сентября 2023 года и будут действовать до 1 марта 2029 года.

Сведения о лице, оформившем путевой лист, дополняются сведениями о физлице, которое не является ИП, но имеет при этом право на перевозки пассажиров и багажа легковым такси. Такие граждане должны будут указывать ФИО, адрес по месту жительства, номер телефона, ИНН.

Также возможность заполнения путевого листа такими физлицами учтена в разделе сведений о транспортном средстве. В частности, показания одометра, помимо моментов, предусмотренных сейчас, должны будут заполняться также при выполнении последнего заказа легкового такси.

Кроме того, расширены указываемые в путевом листе сведения о водителе, и это касается всех. Помимо того, что предусмотрено уже сейчас, надо будет вписывать также реквизиты водительского удостоверения, а также СНИЛС.

В порядке заполнения путевого листа увеличено количество допустимых вариантов формирования путевых листов в зависимости от количества водителей, рейсов. Сейчас в этом разделе указано, что допускается оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя.

Будет указано, что допускается оформление:

- одного путевого листа на один рейс, длительность которого превышает продолжительность рабочего дня или смены;

- нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя;

- одного путевого листа на несколько рейсов на одного водителя, который делает их в течение рабочего дня или смены.

Также будет разрешено внесение изменений в сведения о водителях и прицепах в случае формирования электронного путевого листа.

Изменения, как мы уже сказали, вступят в силу с сентября. А пока на всякий случай напомним нюансы действующих правил – чтобы не запутаться.

Путевой лист с 1 марта 2023

Путевой лист - это не только документ для учета и контроля работы водителя, начисления зарплаты, списания транспортных расходов и ГСМ. Путевой лист сейчас служит подтверждением того, что автомобиль и водитель прошли все проверки перед выездом на маршрут.

Отсутствие в путевом листе всех обязательных реквизитов грозит конфликтом с ГИБДД, задержкой автомобиля и водителя.

С 1 марта 2023 года в путевом листе изменен состав сведений. Кардинальный изменений не внесено, но есть важные мелочи, которые нужно знать, чтобы документ не утратил своей значимости.

Приказ Минтранса РФ от 28.09.2022 г. № 390 содержит обновленный порядок оформления путевых листов, который применяется с 1 марта 2023 года. Старый порядок, который был утвержден Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 г. № 368 хоть и обещали применять до 2027 года, отменили.

1.       Вместо сведений о собственнике (владельце) транспорта (ТС) нужно указывать сведения о лице, оформившем путевой лист.

2. В путевом листе нет наименования и номера.

3. Собственник (владелец) автомобиля вправе включать в путевой лист дополнительные сведения с учетом особенностей перевозки.

4. В путевой лист нужно включать показания одометра и в том случае, когда оформлено нескольких путевых листов на одно транспортное средство - при приеме-сдаче автомобиля последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя.

5. Сведения о виде перевозки должны включать конкретную информацию о перевозках.

6. Путевой лист можно оформить на бумаге или в электронном виде. Документ оформляет собственник (владелец), а если автомобиль передали в аренду с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.

7. Отметки о медосмотре в электронном путевом листе должны быть заверены усиленной квалифицированной ЭП медработника или усиленной неквалифицированной ЭП, созданной на Госуслугах.

Такие же подписи должны подтверждать отметки:

- о дате и времени выпуска автомобиля на линию;

- о дате, времени и результате предрейсового контроля техсостояния;

- о дате, времени и показаниях одометра при выезде автомобиля с парковки и возвращении на нее.

Путевой лист должен содержать сведения о:

1) сроке действия путевого листа;

2) лице, оформившем путевой лист;

3) транспортном средстве;

4) водителе (водителях) транспортного средства;

5) виде перевозки;

6) виде сообщения.

Если водитель отправляется в дальний рейс, продолжительностью более дня или смены, путевой лист оформляется на срок, соответствующий длительности рейса.

Если отправлен рейс со сменными водителями, можно оформить несколько путевых листов на один автомобиль для каждого водителя.

Перечень обязательных реквизитов для путевого листа можно составить, взяв данные из Приказа Минтранса РФ от 28.09.2022 г. № 390 и статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты из Приказа № 390 дают право на эксплуатацию автомобиля и допуск водителя к рейсу.

Обязательные реквизиты из статьи 9 закона № 402-ФЗ необходимы для бухгалтерии, чтобы учесть все транспортные расходы.

В путевом листе должны быть все обязательные реквизиты по Приказу № 390. Иначе автомобиль после проверки ГИБДД может быть остановлен, компании грозит штраф.

Срок действия путевого листа. Здесь нужно проставить число, месяц, год поездки по путевому листу. Путевой лист может быть выдан на несколько дней, но на один рейс и один автомобиль.

Сведения о лице, оформившем путевой лист. В этом блоке сведений нужно указать:

- либо наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН организации;

- либо фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП, если путевой лист составляет ИП.

Сведения о транспортном средстве. В сведениях о транспортном средстве нужно указывать:

- марку транспортного средства и прицепа (при наличии),

- тип транспортного средства: легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.;

- государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если есть);

- показания одометра (полные километры пробега):

- при выезде с парковки и по возвращении на нее;

- при приеме-сдаче автомобиля последующему водителю по окончании рабочего дня, если оформлено нескольких путевых листов на одно транспортное средство.

- день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом;

= дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.

Сведения о водителе (водителях) транспортного средства. Отметки о медосмотре и техконтроле. Сюда вносят ФИО водителя, дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если такой осмотр предусмотрен законом.

По правилам оформления путевых листов в них нужно проставлять отметки после медосмотра водителя и техосмотра автомобиля.

По медосмотру вносят отметки:

- по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;

- по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».

За допуск водителей к работе без медосмотров установлена административная ответственность.

По итогам техосмотра делается отметка: «Выпуск на линию разрешен» за подписью ответственного лица.

Реквизит «Сведения о перевозке» появился в 2021 году. Он включает в себя вид сообщения и вид перевозки.

Если перевозка осуществляется в разных видах сообщения, то нужно указать все осуществляемые виды сообщения через запятую.

В графе «Вид перевозки» нужно указывать один из следующих видов:

- коммерческая перевозка:

- регулярная перевозка пассажиров и багажа;

- перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования;

- перевозка пассажиров и багажа по заказу;

- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;

- организованная перевозка групп детей автобусами.

- перевозки для собственных нужд;

- передвижение и работа специальных транспортных средств.

Сведения о виде сообщения. Все виды сообщений разделены на: городское, пригородное, междугородное, международное сообщение.

В графе «вид сообщения» нужно указать один из видов сообщения:

- городское;

- пригородное;

- междугородное.

Обязательные реквизиты документов, которые бухгалтерия вправе принять к учету и на их основании списать расходы поименованы в статье 9 Закона № 402-ФЗ.

Это:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации или ИП;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- единица измерения;

- наименование должности лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни;

- подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Как исправить ошибки в путевом листе

Алгоритм исправления ошибок в путевом листе зависит от того, в каком формате этот документ был выписан изначально (электронном или бумажном) и соответствует общим правилам исправления первичных документов.

При оформлении первичных документов и при необходимости исправить допущенные в ошибки, бухгалтеры должны руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Если путевой лист выписан на бумаге 

Неверный текст или сумму нужно зачеркнуть одной чертой (чтобы исправленный текст читался) и сверху указать достоверные сведения. Замазывать и стирать записи нельзя. Причем, зачеркивать неверные данные нужно так, чтобы их можно было прочитать.

Далее нужно сделать правильную записать.

В скорректированном документе нужно написать «Исправлено».

Далее нужно проставить дату исправления и заверить подписями ответственных лиц, с указанием их Ф. И. О и должностей.

Если путевой составлен в электронном виде

По ФСБУ 27/2021 первичный документ, составленный в электронном формате, может быть заменен новым документом (п. 20 ФСБУ 27/2021).

Взамен неправильного путевого листа нужно составить новый с верными данными. 2. В исправленном путевом листе сделать пометку «исправленный» и дать ссылку на первоначальный документ.

Исправленный путевой лист подписать ЭЦП лица, ответственного за составление и исправление (это должно быть одно и то же лицо).

В бухгалтерской программе соединить первичный и исправленный путевые листы неразрывно, чтобы исходный и исправленный нельзя было применить отдельно.

Размеры штрафов за отсутствие путевого листа

В КоАП РФ предусмотрено несколько видов штрафов, в том числе за отсутствие путевого листа и ошибки при его составлении. Размеры штрафов доходят до 100 000 рублей, что будет серьезным «ударом по бюджету» компании. Учитывая то, что путевой лист служить основанием для списания ГСМ, неправильный документ может спровоцировать доначисление налогов.

Нет путевого листа 

Работники ГИБДД наделены правом проверять у водителей наличие путевого листа. Если его не будет, оштрафуют не только водителя, но и компанию, отправившую машину на маршрут без документов.

Водителю по ч. 2 ст. 12.3 КоАП работники ГИБДД могут выписать штраф в размере 500 рублей или ограничится предупреждением, если это первое подобное нарушение.

Руководителя компании, которая выпустила машину на маршрут без путевого листа, оштрафуют по ч. 1 ст. 15.11 (п. 1 прим. к ст. 15.11 КоАП) на сумму от 5000 до 10 000 рублей.

Путевой лист оформлен неправильно 

С 2023 года в путевом листе должны быть проставлены отметки о медосмотре водителя и техконтроле автомобиля. Если не все отметки будут проставлены, штраф вправе наложить не только работники ГИБДД, но и Роструд, Росздравнадзор при проведении проверки.

Размеры штрафов указаны в ч. 2, 3 ст. 12.31.1 «Нарушение требований обеспечения безопасности»:

- для водителя – 3 000 рублей;

- для директора компании – 5 000 рублей;

- для компании – 30 000 рублей.

Но это еще не все. Проверить качество оформления путевых листов может и трудовая инспекция. Если будут выявлены нарушения, в частности отсутствие отметки о медосмотре водителя в начале рабочей смены, компанию оштрафуют за нарушение требований охраны труда, по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП. Штраф выписывают за допуск работника к исполнению своих обязанностей без прохождения обязательных медосмотров. Здесь штрафы немаленькие:

- для руководителя компании или ИП – от 15 000 до 25 000 рублей;

- для компании – от 110 000 до 130 000 рублей.

За отсутствие отметки о медосмотре могут оштрафовать и представители из Росздравнадзора, на суммы, которые вряд ли можно считать мизерными. Штраф назначают по ст. 11.32 КоАП за нарушение установленного порядка проведения обязательных медосмотров:

- директору компании – от 2000 до 3000 рублей;

- компании или ИП – от 30 000 до 50 000 рублей.

Штрафы от налоговой 

На основании путевых листов бухгалтерия списывает транспортные расходы, в том числе ГСМ.

Если путевых листов не будет или они будут оформлены с нарушениями, налоговики вправе снять расходы. Это, в свою очередь, приведет к увеличению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и недоплате налога.

ИФНС налагает штраф по ст. 122 НК РФ: 20 % от неуплаченной налоговой суммы. Если нарушение умышленное, размер повышается и взимают уже 40 % от данной суммы.

Есть еще штрафы за грубое нарушение правил учета доходов, расходов, предусмотренные статьей 120 НК РФ. Он составляет 10 000 рублей.