Рабочий чат: границы возможного

С переходом на дистанционный режим сотрудники компании стали активнее использовать в работе новые формы коммуникации, одной из них стали системы быстрого обмена сообщениями. Но насколько такая форма рабочего общения находится в правовом поле, регулирует ли трудовое законодательство такое общение? И как судьи оценивают общение, происходящие в чатах, например, допустимо ли уведомить о начале отпуска в переписке?

После массового перехода сотрудников на удаленный формат работы такие инструменты коммуникации, как телефон, электронная почта и личные встречи, дополнились сразу несколькими новыми способами связи, но наибольшую актуальность приобрели мессенджеры. Эти программы позволяют значительно ускорить взаимодействие между сотрудниками. Мессенджеры позволяют не только быстро решать рабочие вопросы, но и отправлять и получать документы. При этом возникает важный вопрос: а как российское законодательство регулирует такое общение? Можно ли оформлять кадровые документы через системы моментального обмена сообщениями? И какие действия необходимо предпринять, чтобы общение в чате имело правовые последствия и являлось доказательством трудовых отношений при судебных разбирательствах? Попробуем найти ответы на эти и другие вопросы, используя действующие в настоящее время законы и разъяснения арбитров.

Законодательное регулирование

Начнем с главного: в настоящее время трудовое законодательство никак не регулирует правила взаимодействия работодателя и сотрудника через мессенджеры, и это несмотря на то, что большая часть трудовых вопросов обсуждается именно в подобных сервисах. То же можно сказать и об оформлении документов в электронном виде: их можно отправлять через мессенджеры, но самые важные лучше все-таки дублировать в бумажном виде. Подробнее о степени риска при составлении электронных кадровых документов можно узнать из таблицы в этой статье.

Важно уточнить, что законодатель уже ищет решение проблемы, с которой сталкиваются сегодня многие компании. Законопроект № 1162885–7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» в случае его принятия разрешит бизнесу отказаться от обязательных бумажных документов, необходимых при ведении кадрового учета. Проект закона направлен на рассмотрение в Государственную думу совсем недавно, 29 апреля 2021 года. Примечательно, что в соответствии с предлагаемыми поправками сотрудники имеют право отказаться от перехода на электронное оформление трудовых отношений. Но сделать это можно только в том случае, если таких работников будет больше половины. Иначе правило о вводе электронного документооборота будет распространено на всю организацию без исключений.

Тем не менее, несмотря на то, что проект закона находится на стадии обсуждения, в российском законодательстве уже есть положения, которые позволяют компаниям вести кадровый учет со своими сотрудниками в электронном виде, хотя список документов пока небольшой. Итак, перевести в цифровой вид можно трудовые книжки (ст. 66.1 ТК РФ) и больничные листы (подп. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Кроме этого, есть возможность составления и обмена электронными кадровыми документами с дистанционными сотрудниками, компания может составить и подписать трудовые и ученические договоры, такая возможность предусмотрена статьями 312.2, 312.3 ТК РФ.

Стоит отметить, что суды крайне редко не принимают в качестве доказательств переписку между сотрудником и работодателем в мессенджерах. Причем такое доказательство может как сыграть в пользу работодателей, так и применяться для защиты прав сотрудников. Это стоит заранее иметь в виду, чтобы оценить каждый возможный конфликт и принять заранее все необходимые меры, чтобы его устранить либо предотвратить.

Далее рассмотрим возможность электронного кадрового документооборота.

Электронный трудовой договор

Можно ли заключить трудовой договор в электронном виде и обменяться им через мессенджер? При заключении любых контрактов применяются нормы части 2 статьи 434 ГК РФ. Закон предполагает несколько вариантов подписания договора. С одной стороны, документ может быть составлен в единственном экземпляре за подписями обеих сторон. Второй вариант, привычный большинству – когда экземпляров несколько, например два. При этом законодательство допускает обмен контрактами в электронном виде. Однако передать документ нужно по таким каналам связи, которые позволяют достоверно установить, что договор направила одна из сторон. Обратите внимание, по Определению Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ обмен информацией через мессенджеры может создавать электронный документ. Такие положения законодательств применимы для гражданско-правовых сделок, но трудовые отношения к ним не относятся. Дело в том, что рабочий контракт регулируется нормами трудового, а не гражданского права и его заключение в электронной форме пока еще не предусмотрено (ст. 67 ТК РФ). Исключение составляет найм дистанционных сотрудников, где заключение трудового договора в такой форме не запрещено. Поэтому стоит внимательно относиться к порядку за­ключения трудового договора и не применять нормы ГК РФ к оформлению подобных документов (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 11 сентября 2017 г. по делу № 33–3510/2017).

Доказанный факт

Обратите внимание, факт отсутствия подписанного сторонами трудового договора не означает отсутствие трудовых отношений. Наличие таковых может быть доказано именно благодаря переписке в мессенджерах. По предоставленным скриншотам ревизоры или судьи могут сделать вывод, что стороны обсуждают в чате рабочие моменты. Вот, например, Апелляционное определение Липецкого областного суда от 5 декабря 2018 года по делу № 33–4303/2018: судьи пришли к выводу о фактическом наличии трудовых отношений между сторонами судебного спора. В другом деле также были представлены скриншоты переписки, аудиозаписи голосовых сообщений, наличие чатов, которые создал работодатель для обсуждения ряда вопросов. Суд счел такие доказательства достаточными для подтверждения факта трудовых отношений (Апелляционное определение Омского областного суда от 28 ноября 2018 г. по делу № 33–7850/2018).

Направление уведомлений

Давайте остановимся еще на одной важной детали. В рассматриваемом выше деле сотруднику поступило электронное уведомление об изменении даты окончания отпуска и выхода на работу. Однако специалист на работу не пришел, что подтвердилось оформленным работодателем актом. Суд счел наличие переписки достаточным доказательством для признания вины работника (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 29 мая 2017 г. по делу № 33–4096/2017).

Пермским судом рассмотрен случай, когда сотрудница была восстановлена на работе, но в офисе она отсутствовала и свои должностные обязанности не выполняла. Кроме того, у сотрудницы не было доказательств препятствий к ее допуску к работе. В связи с чем в удовлетворении требований работницы было отказано, так как компания уведомила о восстановлении сотрудницы на работе посредством мессенджеров и электронной почты (Апелляционное определение Пермского краевого суда от 4 октября 2017 г. по делу № 33–10980/2017).

Дополнительные дни отдыха

А что отпуск? Можно ли уведомить работодателя о желании отдохнуть и получить разрешение посредством чата? Можно. Нам удалось найти разбирательство, в котором арбитры пришли именно к такому выводу. Суд, изучив материалы дела, удостоверился, что внутренними документами организации не установлена обязанность предоставления сотрудниками заявлений об отпуске без сохранения заработной платы. Поэтому просьба предоставить дополнительные дни отдыха в мессенджерах и согласие на это работодателя – обоснованное подтверждение того, почему сотрудника в указанные периоды не было на работе. Кроме того, работодатель не смог представить доказательства, свидетельствующие о совершении сотрудником дисциплинарного проступка (Определение Челябинского областного суда от 8 апреля 2019 г. по делу № 11–4171/2019).

Отзыв заявления об увольнении

Вот несколько ситуаций, в которых судьи отказались принимать в качестве доказательств переписку в чатах. Кассационный суд общей юрисдикции посчитал законным увольнение сотрудника, несмотря на отправленное им сообщение в мессенджер с просьбой отозвать заявление на увольнение по собственному желанию. По мнению суда, намерение, выраженное через мессенджер, не может являться доказательством того, что сотрудник желает продолжить трудовые отношения. Для отзыва заявления ему необходимо было оформить письменное заявление, чего на деле не произошло (Определение СК по гражданским делам от 9 апреля 2020 г. по делу № 8Г-1610/2020[88-2714/2020). В то же время есть судебные решения, которые признают допустимым способ отзыва заявления об увольнении через мессенджер. В данном случае сотрудник имеет право в любой форме сообщить работодателю о своем желании продолжить трудовые отношения (Апелляционное определение Мосгорсуда от 22 мая 2019 г. № 33–22466/2019).

Перевод

И еще один пример спорного использования электронных документов. Ознакомление сотрудника с приказом на перевод в корпоративной базе электронного документооборота и проставление им соответствующей отметки не является должной формой уведомления сотрудников. В данном случае законодательство не предусматривает подобной формы трудового договора и соглашений к нему, так как это нарушает положения статей 72 и 72.1 ТК РФ. Также в рассматриваемом случае у сотрудника отсутствовала электронная подпись, с помощью которой можно было бы поставить отметку, подтверждающую ознакомление с документом (Апелляционное определение Московского городского суда от 14 ноября 2018 г. № 33–50084/2018).

Общие рекомендации

Исходя из результатов судебных дел можно сделать следующие выводы. Сообщения в мессенджерах должны по своему содержанию подтверждать конкретный факт. Не всегда само наличие переписки – доказательство. Сообщения из чата должны соотноситься с обстоятельствами дела по времени. Проще говоря, сомнительным будет, если сотрудник подаст заявление об увольнении спустя месяц после получения сообщения об этом. Сообщения из чата позволяют четко установить время отправления сообщения и круг лиц, принимавших участие в переписке, это стоит учитывать, отправляя поручения или документы.

Правила делового общения – первый шаг к решению потенциальных проблем. Узаконить онлайн-переписку – второй. Для того чтобы компания могла использовать мессенджеры в работе, рекомендуется прописать пункт об этом в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и трудовых договорах сотрудников.

В первую очередь необходимо обозначить, для каких целей сотрудник будет использовать мессенджеры. Это может быть получение заданий от руководителя, проведение встреч или обмен документами, которые связаны с работой и содержание которых не является конфиденциальным. Также можно прописать отдельные пункты, как такой мессенджер использовать, например: «С помощью способов электронного взаимодействия Работник получает задания, высылает отчеты о выполненной работе, знакомится с документами. Работник обязан проверять электронную почту и сообщения в мессенджерах (их наименование) в течение рабочего дня». Не забудьте ознакомить сотрудников с ПВТР под подпись.

В заключение также рекомендуем продублировать формулировки об электронном взаимодействии из ПВТР в трудовой договор. Также можно уточнить обязанности сотрудника в связи с использованием того или иного мессенджера: «Для электронного взаимодействия работодатель выделяет Работнику адрес корпоративной электронной почты», «Для целей электронного взаимодействия Работодатель устанавливает на рабочий стол программу (наименование)». Рекомендуется указать адрес электронной почты и аккаунт сотрудника в мессенджере. Это условие позволит подтвердить, что данный аккаунт принадлежит сотруднику, например: «Работник создает в программе новый аккаунт (наименование аккаунта)».   

Правила цифрового этикета

Как правило, переписка в мессенджерах носит менее формальный характер, чем общение по электронной почте. И, чтобы избежать недопонимания между сторонами, первое, что необходимо сделать работодателю – разработать правила делового этикета. Какими эти правила могут быть?

1.Не разбивайте одну мысль на несколько сообщений. Лаконичность и понятность – залог успешной переписки. Если фраза не несет в себе смысловой нагрузки, то не стоит добавлять ее в сообщение. Особенно если такие фразы отправляются отдельным письмом (например, «У меня есть важный вопрос», «Готовы приступить к работе?»).

2.Не используйте мессенджеры для отправки длинных сообщений. Лучше всего основательные и серьезные мысли и предложения отправлять по электронной почте. Исключение составляют случаи, если стороны трудовых отношений заранее договорились часть значимой информации отправлять через мессенджер.

3.Не используйте голосовые сообщения. Не всегда собеседник может иметь возможность прослушать такое сообщение (находится на встрече, рядом много посторонних людей).

4.Не используйте сокращенные слова. Использование таких выражений, как «Спс» или «Пжст» вместо «Спасибо» и «Пожалуйста», обесценивает помощь второго человека и выглядит неуместным в деловом общении. Также не стоит использовать уменьшительные формы слов, например «приветики», «отчетик».

5.Не используйте эмодзи и стикеры. Периодически применение смайлов для того, чтобы разрядить обстановку, может придать тексту человеческий характер. Но цель деловой переписки – обмен деловой информацией, где подобные вставки не всегда к месту.

6.Проверяйте сообщение перед отправкой. Наличие грамматических ошибок не сыграет вам на руку. А встроенная функция автозамены может модифицировать слово и придать тексту совсем другой смысл.

7.Не отправляйте сообщения в ночное время. Любой деловой вопрос должен обсуждаться в рамках рабочего дня. Исключение составляют случаи, если ситуация срочная или ранее была достигнута договоренность отправлять сообщения позже обычного времени.

8.Не забывайте о четырех принципах переписки. Оформление – меньше шрифтов, цвета и вставочных элементов; структура – приветствие, основная часть, содержание вопроса; текст; вложения – у каждого файла должно быть имя. Так получателю будет легче понять, что за документ был отправлен.

Таблица рисков

Наименование документа	Требование ТК РФ к оформлению
Высокий риск перевода документа в ЭДО
Заявление о переводе	Письменный в соответствии со ст. 72.1 ТК РФ
Дополнительное соглашение на перевод	Письменный в соответствии со ст. 72, 72.2 ТК РФ
Приказ о применении дисциплинарного взыскания	Под подпись в соответствии со ст.193 ТК РФ
Заявление об увольнении по собственной инициативе	Письменный в соответствии со ст. 80 ТК РФ
Трудовой договор, приложения и соглашения к нему	Письменный в соответствии со ст. 57, 67 ТК РФ
Средний риск перевода документа в ЭДО
Правила внутреннего трудового распорядка	Под подпись в соответствии со ст. 68, 189 ТК РФ
График отпусков	Под подпись в соответствии со ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК РФ
Приказ о направлении сотрудника в командировку	Письменный в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749
Приказ о переводе	Письменный в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках»
Низкий риск перевода документа в ЭДО
Заявление и приказ о предоставлении отпуска	Нет требований
Лист нетрудоспособности	Электронный
Заявление на социальные вычеты по НДФЛ	Письменное в соответствии с п. 2 ст. 219 НК РФ

 

Екатеринf Лютенко, внутреннbq аудитор компании Acsour