Штрафы за ЕФС-1 в 2023 году и способы их избежать

Ошибки в форме ЕФС-1 и нарушение сроков ее сдачи грозят компании штрафами. Если обнаружить ошибку до того, как ее найдут в соцфонде, исправить неточности и подать уточненку, штрафа не будет.

С 1 января 2023 года сведения персонифицированной отчетности сгруппированы в составе единой формы сведений – ЕФС-1. В нее вошли СЗВ-ТД, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3, которые стали самостоятельными разделами.

До 2023 года для каждой формы были уставлены свои штрафы в случае нарушения сроков отчетности и подачи недостоверных сведений. В 2023 году размеры штрафов сохранились, но теперь они применимы отдельно для каждого раздела, а не ко всей форме ЕФС-1 целиком.

За отчетность по форме ЕФС-1 предусмотрены два разных вида штрафов:

-      за ошибки, непредставление, неточности в сведениях, указанных о работниках штраф установлен в Федеральном законе № 27;

-      за нарушение сроков и формата сдачи сведений, а также за несдачу отчетности штрафы определены статьей 17 Федерального закона № 27 от 14.07.2022, статьей 26.30 Федерального закона № 125 в редакции от 04.05.2023 и статьей 15.33.2 КоАП РФ.

Форма ЕФС-1: какие сведения включает и когда сдается

Форма ЕФС-1 состоит из двух разделов, в которых есть свои подразделы:

-      Раздел 1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию;

-      Раздел 2. Сведения о начисленных страховых взносах на ОСС от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Единого срока сдачи ЕФС-1 нет. Для каждого раздела и подраздела установлены свои сроки.

Раздел 1, где указываются данные персучета, сдается регулярно в зависимости от кадрового мероприятия, которое прошло в компании (по аналогии по сроками сдачи СЗВ-ТД) и подаваемых сведений. Сроки установлены для подразделов.

Раздел 2, который посвящен страховым взносам на травматизм, сдается ежеквартально.

Сроки сдачи разделов и подразделов формы ЕФС-1

До 2023 года эти сведения отражали в разделах:

-      Подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Если в компании уволили/приняли нового работника либо приостановили/возобновили трудовой договор, отчитаться нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. Если фирма заключила ГПД или закончился срок действия договора, отчитаться нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) договора. В случае перевода работника или переименования компании отчет сдается не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем события (До 2023 года эти сведения отражали в СЗВ-ТД);

-      Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже»;

-      Сдается ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным (до 2023 года эти сведения отражали в СЗВ-СТАЖ);

-      Подраздел 1.3 подраздела 1 (отчет для бюджетников). Сдается ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным (до 2023 г. эти сведения отражали в СИоЗП);

-      Подраздел 2 раздела 1 – о периодах работы сотрудников, которые досрочно выходят на пенсию. Сдается ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным (до 2023 г. эти сведения отражали в СЗВ-СТАЖ);

-      Подраздел 3 раздела 1 – по допвзносам на накопительную пенсию. Сдается ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (до 2023 года эти сведения отражали в ДСВ-3);

-      Раздел 2 формы ЕФС-1. Сдается ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным (до 2023 г. эти сведения отражали в 4-ФСС).

Штрафы за форму ЕФС-1

Как сказано выше, оштрафовать могут не только за нарушение сроков сдачи отчетности, но и за недостоверные, неполные сведения о работниках.

Штрафы установлены в КоАП РФ, Федеральном законе № 125 от 24.07.1998 «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» и Федеральном законе № 27-ФЗ от 01.04.1996 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Ошибки в сведениях по форме ЕФС-1

Штраф за ошибки в сведениях по застрахованным лицам предусмотрен в Федеральном законе № 27-ФЗ от 01.04.1996 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Статьей 17 Федерального закона № 27-ФЗ установлен штраф за непредставление либо представление неполных, недостоверных сведений о застрахованных лицах – работниках.

Штраф составляет 500 рублей в отношении каждого работника.

Нарушение формата сдачи отчетности (не электронно) 

Если численность работников превышает 10 человек, отчет по форме ЕФС-1 нужно сдавать только в электронном виде. При подсчете числа работников учитываются все: и те, кто работает по трудовым договорам, и те, кто на гражданско-правовых договорах.

Штраф за несдачу формы в электронном формате установлен в статье 17 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Он составляет 1000 рублей.

Нарушение сроков сдачи разделов, подразделов ЕФС-1 

За нарушение сроков сдачи отчетности штрафы прописаны в КоАП РФ и Федеральном законе № 125 от 24.07.1998 «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Если не сдан подраздел 1.1 раздела 1 (ранее СЗВ-ТД):

-      директору компании грозит предупреждение или штраф в размере 300–500 рублей по п. 2 ст. 15.33.2 КоАП,

-      компании – штраф 500 рублей за каждого работника.

Если не сдан раздел 2 (ранее 4-ФСС), компании грозит штраф в размере 5% от начисленных к уплате взносов (за последние три месяца соответствующего периода) по пункту 1 статьи 26.30 Федерального закона № 125, но не менее 1000 рублей и не более 30% от данной суммы взносов.

Сроки уплаты штрафов в 2023 году

В 2023 году увеличен срок, который предоставляется для оплаты штрафов.

Теперь штраф за несдачу, недостоверные сведения в размере 500 рублей за каждого работника можно оплатить в течение 20 рабочих дней.

Если оплатить штраф в течение 10 календарных дней со дня получения требования, сумму штрафа могут уменьшить в два раза.

В каком случае штрафов не будет

Федеральным законом № 237 от 14.07.2022 внесены позитивные поправки в статью 17 Федерального закона № 27 в части отмены наложенного штрафа.

К ответственности компанию не привлекут:

-      если бухгалтерия раньше проверяющих обнаружит неточности и ошибки в сведениях по застрахованным лицам и сдаст уточненку;

-      если бухгалтерия компании, получив уведомление из фонда о необходимости устранить ошибки, успеет исправить сведения и подать их заново в течение пяти рабочих дней.

Как исправлять ошибки в ЕФС-1

Так как ЕФС-1 сдают частями, а не целиком, то и исправляют ее частями. Каждую по своим правилам. Но, поскольку титульный лист один у всей ЕФС-1, он входит в состав всегда, в том числе и при подаче корректировок.

Как отменить или исправить поданные сведения в подраздел 1.1.(СЗВ-ТД)? Если нужно отменить запись в ранее представленных сведениях о трудовой (иной) деятельности, нужно снова подать подраздел 1.1, заполненный в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе 11 «Признак отмены записи» проставьте знак «X».

Если требуется скорректировать (исправить) ранее представленные сведения, то необходимо сначала отменить ранее представленные сведения и в следующей строке заполнить исправленные сведения.

Если изменилось наименование организации, то об этом отдельной строкой в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» укажите «Переименование».

В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» укажите дату, с которой произошло изменение наименования страхователя, в формате «ДД.ММ.ГГГГ».

В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» укажите, что «Старое наименование» с конкретного числа переименовано в «Новое наименование страхователя».

В графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» нужно отразить реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя.

Подраздел 1.2 – отчет с типом «Корректирующая» или «Отменяющая» заполняют для корректировки сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете (ИЛС) застрахованного лица.

На основании формы с типом сведений «Отменяющая» данные, учтенные на ИЛС, за отчетный период, который корректируется, будут отменены.

В одной форме ЕФС-1 не могут быть представлены данные с разным типом сведений (например, «Исходная» и «Корректирующая») за один и тот же отчетный период на одно и то же застрахованное лицо.

Обязательный состав корректировочного отчета:

-      титульный лист;

-      раздел, подраздел, который корректируется.

Один отчет ЕФС-1 не может быть одновременно с отметками «исходная» и «корректирующая» за один период и на одного и того же человека.

Особенности корректировки разделов подразделов ЕФС-1 

Подраздел 1.1 подраздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». Неверную информацию отменяют и указывают правильную.

Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже». Сдается корректирующий отчет, в поле «корректирующая» ставится отметка «Х» и указывается год, за который исправляют данные.

Отчет с типом «Корректирующая» или «Отменяющая».

Подраздел 1.3 подраздела 1 (отчет для бюджетников). Сдается корректирующий отчет. В нем указывают месяц, за который производится корректировка и все выплаты поправляют общим порядком (по гр. 24).

Подраздел 2 раздела 1 – о периодах работы сотрудников, которые досрочно выходят на пенсию. Сдается корректирующий отчет. В нем указывают год корректировки, исправляют основание. Корректирующую сдают, если нужно исправить данные подраздела 2 раздела 1 с типом «исх.».

Раздел 2 формы ЕФС-1. Сдается уточненка по взносам за конкретный период.

17 сложных ситуаций при заполнении ЕФС-1

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности» формы ЕФС-1 заполняется с учетом особенностей договоров ГПХ и в соответствии с точными сроками выплат. Множество ситуаций вызывают вопросы. Минтруд России в письме от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784 ответил на 25 вопросов о заполнении формы ЕФС-1. Это типичные ситуации, с которыми время от времени сталкивается любая бухгалтерия. Мы приводим 17 из них, которые встречаются почти в каждой компании.

Даты заключения и окончания договора ГПХ: когда совпадают

В подразделе 1.1 в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указываются: дата заключения договора ГПХ; дата прекращения договора ГПХ. Правильно ли, что информация в графе 2 «Дата приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» и информация в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» по договорам ГПХ должна совпадать?

В графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указываются: дата документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений; дата заключения договора ГПХ; дата прекращения договора ГПХ. Следовательно, если договор ГПХ заключен 1 февраля 2023 года, а работы по договору ГПХ будут выполняться с 5 февраля по 31 марта 2023 года, то для мероприятия «Начало договора ГПХ» в графе 2 указывается дата 05.02.2023, в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается дата 01.02.2023. Для мероприятия «Окончание договора ГПХ»: в графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указывается дата 31.03.2023, в графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается дата прекращения договора ГПХ – 31.03.2023. Если договор ГПХ заключен без указания периода работы, то нужно сдать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием в графе 2 даты заключения договора ГПХ. Дата прекращения договора ГПХ указывается в соответствии с актом о выполненных работах.

У рабочих мест должны быть индивидуальные номера по СОУТ

В графе 11 «Индивидуальный номер рабочего места» подраздела «Результат специальной оценки условий труда» указывается индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой спецоценки условий труда. Однако в карте СОУТ номера рабочего места, проставлены только номера аналогичных рабочих мест, что нужно указывать в графе 11?

В соответствии с законом о спецоценке объектом учета в отношении рабочего места в том числе является индивидуальный номер рабочего места. При проведении СОУТ рабочим местам в обязательном порядке присваивается индивидуальный номер. Он наравне с информацией о численности работников, перечнем вредных факторов, гарантиями, СНИЛС работников передается в госсистему – ФГИС СОУТ.

Оклад в ЕФС-1 после индексации: в какой момент отражается? В феврале 2023 года в организации провели перерасчет заработной платы за январь 2023 года в соответствии с индексацией на 5,5% и утверждено штатное расписание с новыми должностными окладами, действующее с 1 января 2023 года. Какой размер фиксированной части зарплаты указать в отчете за январь 2023 года: в соответствии с трудовым договором, оклад до индексации или уже с учетом индексации?

Если перерасчет с учетом индексации уже произведен, то сведения за январь по подразделу 1.3 формы ЕФС-1 представляются с учетом индексации. Если перерасчет не произведен, то сведения представляются без учета индексации. Как только перерасчет за январь 2023 года будет проведен, нужно представить подраздел 1.3 формы ЕФС-1 за январь 2023 года с типом сведений «Корректирующая».

Если должность не включена в профессиональные группы

Должности: директор, заместитель директора, главный бухгалтер, художественный руководитель, светооператор не относятся к приказам Минздравсоцразвития России № 247н, 248н, 570н. Какие коды должны стоять в графах 12, 13?

Если должность (профессия), указанная в графе 5, не включена в профессиональные квалификационные группы, то в графах 12 и 13 указывается ноль (0). Если должность (профессия), указанная в графе 5, включена в профессиональную квалификационную группу, но для нее не определен квалификационный уровень, в графе 13 указывается ноль (0). Если у работника квалификационная категория отсутствует, в графе 15 указывается ноль (0).

Как подавать сведения по членам совета директоров

Каков порядок представления сведений о трудовой деятельности, сведений о страховом стаже в составе формы ЕФС-1 в отношении членов совета директоров акционерного общества (АО)?

На основании положений пункта 1 статьи 66 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» члены совета директоров избираются общим собранием акционеров. В период исполнения своих обязанностей им могут выплачиваться вознаграждения, размер которых устанавливаются решением общего собрания акционеров. Таким образом, датой начала деятельности может являться дата вынесения решения общим собранием акционеров об избрании члена совета директоров. Датой окончания деятельности может являться дата решения общего собрания акционеров о прекращении полномочий члена совета директоров.

ГПД заключен без указания периода работы

Каков порядок представления сведений подраздела 1.1 формы ЕФС-1 по договору ГПХ, если договор ГПХ заключен на год без указания периода работы?

Если договор ГПХ заключен на год без указания периода работы, но при этом акт об оказании услуг (выполнении работ) составлен до окончания срока действия договора, нужно представить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с указанием даты прекращения договора ГПХ в соответствии с актом о выполненных работах. В графе «Основание» указывается наименование договора ГПХ. При окончании договора ГПХ – акт об оказании услуг (акт о выполненных работах).

Если работы по ГПД начинаются до заключения договора

Каков порядок представления сведений подраздела 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 по договору ГПХ, если дата начала периода работы ранее даты заключения договора? Например, договор ГПХ заключен с зарегистрированным лицом 13 марта 2023 года с датой начала работ 20.02.2023.

По общему правилу, договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Но стороны вправе установить, что условия заключенного договора применяются к отношениям, возникшим до его заключения. В соответствии с пунктами 4.3 и 4.10 Порядка заполнения формы ЕФС-1 указываются дата начала периода работы по договору ГПХ (20.02.2023) и дата заключения договора ГПХ (13.03.2023).

ГПД заключен в 2022 году и закрыт после 1 января 2023 года. Нужно ли при окончании договора ГПХ после 1 января 2023 года в подразделе 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 вместе с мероприятием «Окончание договора ГПХ» указывать предшествующее мероприятие «Начало договора ГПХ» по договору, заключенному до 1 января 2023 года?

Сведения по форме ЕФС-1 представляются, начиная с 1 января 2023 года. Обязанность по представлению сведений о дате заключения договора ГПХ за отчетные периоды до 1 января 2023 года законодательством не предусмотрена.

Работник на НПД потерял статус самозанятого

Каков порядок представления сведений подраздела 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» формы ЕФС-1 по договору ГПХ, если работник утрачивает статус самозанятого в период действия договора?

Если самозанятый утрачивает право применения НПД, у организации появляется обязанность по уплате страховых взносов. Утрата права на НПД является основанием для расторжения действующего договора и заключения нового с работником, который уже не является самозанятым. Отчет нужно сдать в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения нового договора ГПХ с работников.

Можно ли подать сведения заранее, если известна дата окончания ГПД?

Заключили договор ГПХ с 1 февраля по 1 марта 2023 года. То есть дата расторжения договора известна заранее. Можно ли также заранее подать сведения о расторжении договора?

Учитывая, что сведения необходимо представлять на следующий день после заключения или прекращения договора ГПХ, для исключения нарушения срока можно представить сведения об окончании договора ГПХ одновременно при подаче сведений о начале договора ГПХ.

Включаются ли в электронную трудовую периоды службы в армии и учебы

Включаются ли в электронную трудовую книжку периоды учебы и службы в армии, которые имеются в трудовой книжке?

Включение в ЭТК сведений о периодах учебы и службы в ВС Российской Федерации законодательством не предусмотрено.

Как отражать Сведения о восстановленных на работе по решению суда

В какой срок подавать в СФР сведения персонифицированного учета за отчетные периоды до 1 января 2023 года в отношении работников, уволенных и восстановленных на работе по решению суда в 2023 году?

При поступлении решения суда, вынесенного в 2023 году, по которому работник должен быть восстановлен на работе, нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об отмене приказа об увольнении, сдать в СФР сведения по форме СЗВ-ТД. В графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».

Кто сдает подраздел 1.3

Каким юридическим лицам необходимо сдавать подраздел 1.3? Подраздел 1.3 сдают организации, чей основной ОКВЭД содержится в перечне видов деятельности, утвержденном приказом Минтруда России от 02.09.2022 № 507н, и одновременно являющиеся респондентами по формам федерального статнаблюдения: ОКУД 0606048, 606047, 606045, 606049, 0606046.

Как быть, если выплаты за месяц произвели позже либо раньше месяца

Какие данные отражать в подразделе 1.3 ЕФС-1 за отчетный месяц, если выплаты, начисленные «в» отчетном месяце, произвели позже или раньше этого месяца?

В подразделе 1.3 за отчетный месяц нужно указать выплаты, начисленные за отчетный месяц. Например, за январь 2023 года нужно указать данные о зарплате, начисленной за январь 2023 года, т.е. содержащиеся в «расчетном листке» за соответствующий месяц. Если определенные выплаты начисляются в более поздние периоды, например, годовая премия работнику начисляется «за» февраль и отражается в «расчетном листке» за февраль, такие выплаты нужно отражать в отчете за февраль, вне зависимости от того, как они названы. Если сотрудник уходит в очередной отпуск, а отпускные выплачены ему в предыдущем месяце и начислены согласно «расчетному листку» за предыдущий месяц, эти выплаты должны быть отражены в отчете за предыдущий месяц.

Как отразить перерасчет за предыдущие периоды

Как отражать в отчете перерасчеты, в том числе удержания из заработной платы за предыдущие периоды?

Сведения обо всех перерасчетах (корректировки, удержания, исправления ошибок) нужно подавать дополнительно по форме подраздела 1.3 с отметкой, что это корректируемые данные (тип предоставляемой формы «Корректирующая»), и с указанием корректируемого периода (в поле «Корректируемый (отменяемый) период»).

Два идентичных договора

Как отразить в отчете сведения по двум договорам с абсолютно идентичными условиями работы?

В отчете не допускается наличие полного дубликата комбинации, являющейся идентификатором трудового договора. Если у сотрудника заключено два договора с абсолютно идентичными условиями, эти договоры нужно объединить в одну запись с суммированием значений граф 16, 18–20, 22, 24–25.

Работник занимает несколько штатных единиц

Как сдать отчет по форме подраздела 1.3 по работнику, который занимает более одной штатной единицы по штатному расписанию? Присутствует ограничение по графе 16 «Число замещаемых штатных единиц (по должности)» не более «1».

Ранее установленное максимально допустимое значение по графе 16 «Число замещаемых штатных единиц (по должности)» увеличено до «2» (двух) единиц.