.

Сохранность гарантируем

Ежедневно компании работают с десятками, если не сотнями документов. Какие-то бумаги законодательство обязывает хранить. Что делать с обязательными для хранения документами, какие требования закон предъявляет к архивам, через сколько лет документы можно уничтожить и как оформить эту процедуру?

Законодательство обязывает компании хранить первичные документы. Так, статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные бумаги, регистры бухучета, финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие бумаги, связанные с организацией и ведением учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, подлежат хранению не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

Список документов и срок их хранения устанавливаются отдельными нормативными актами. Статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определено, что документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, а бумаги по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

Стоит обратить внимание, что требование о хранении документов касается только оригиналов. Копии бумаг хранить не требуется. А также копии документов, которые могут быть отнесены к персональным данным, такие как копии СНИЛС, паспортов и так далее.

Обязанность по соблюдению законодательства в отношении хранения бухгалтерских документов возлагается на компании и ИП на основании статьи 7 закона «О бухгалтерском учете».

Сколько хранить

При определении конкретных сроков хранения организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, появляющихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Обратите внимание

Компания самостоятельно определяет место хранения документов: на собственной территории или в архиве, заключив договор со специализированной организацией.

Порядок хранения

Порядок хранения установлен Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Сформировать документальный фонд в компании можно путем составления номенклатуры дел, их оформления на основе нормативных актов РФ, перечней типовых архивных бумаг с указанием сроков хранения.

В комплекс работ по обеспечению функционирования корпоративного архива включаются выделение помещения и обеспечение в нем нормативных условий хранения бумаг. Законодательство обязывает компании оснастить архив специальным оборудованием для документов, средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализациями. Также фирме нельзя забыть обеспечить архив нормативными температурно-влажностным и световым режимами.

Как видно, хранение бумаг - не такое уж простое занятие. Если, к примеру, у организации не имеется свободного помещения для архива, то можно заключить договор со специализированной компанией. Порядок заключения подобных контрактов установлен главой 47 Гражданского кодекса РФ.

Правильная утилизация

На основании Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526 временные дела (до 10 лет хранения включительно) в архив не передаются. Они остаются в структурных подразделениях и по истечении сроков подлежат уничтожению в установленном порядке.

На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях составляются приложения к акту о выделении к уничтожению документов. Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Уничтожение первичных учетных документов является правом, а не обязанностью организации. Проведение такой процедуры должно быть документально подтверждено соответствующими актами.

При утрате документов, ошибочном уничтожении возможно привлечение к ответственности по статье 15.11 КоАП РФ, которая предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 рублей.

На основании Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105) в случае пропажи первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию происшествия.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются полицейские или пожарные. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия.

Стоит также отметить, что после завершения мероприятий по фиксированию факта утраты документов проводится работа, направленная на восстановление бумаг.

Вся документация по восстановлению (запросы, переписка, справки из банка, восстановленные копии первичных документов) подшивается и хранится на предприятии (Постановление Арбитражного суда Московского округа от 10.04.2017 № Ф05-8669/2016 по делу № А40-198559/15).

 Сроки хранения бухгалтерских документов

 

Вид

Срок хранения

Регистры налогового учета, декларации, расчеты по авансовым платежам, 2-НДФЛ и т. д.

5 лет

Договоры, первичка

Акты сверок

Расчет по взносам, больничные, платежные поручения на перечисление взносов

6 лет

4 - ФСС

все время работы компании - годовые, 5 лет - квартальные

Годовая отчетность

Все время работы компании или ИП

Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН

Документы учетной политики

5 лет

Аудиторское заключение к годовой отчетности

Все время работы компании

Регистры бухучета

5 лет

Инвентарные карточки учета основных средств

5 лет после ликвидации основного средства

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет

 

Ирина Буцкая, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»

Вверх

Простой юридический
вопрос ставит в тупик?
Найти ответ в бераторе!