УСН-расходы: минфиновцы вошли в раж

Для «доходно-расходных упрощенцев» расходы – это святое. За многие из них они бьются ни на жизнь, а на смерть, но и чиновники обычно не отступают. Финансисты в нынешнем году превзошли самих себя, побив все мыслимые и немыслимые рекорды – из-под их пера вышла просто уйма писем, посвященных тем или иным УСН-расходам. Чем-то они спецрежимников порадовали, а чем-то сильно огорчили. Причем в опале оказалось немало популярных затрат. Попробуем детально разобраться в «упрощенном» творчестве минфиновцев.

Закрытый перечень расходов, которые вправе принять «упрощенцы», содержится в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. На первый взгляд, тут есть все, что нужно – издержки и на основные средства (ОС), и на оплату труда, и на материалы, и на рекламу и т.д. Только вот жизнь показывает, что немало важных затрат в этот список не вошло, в связи с чем спецрежимники оказываются в проигрыше по сравнению с организациями на ОСН. Но об этом чуть позже.

Траты признаются кассовым методом, то есть только после их фактической оплаты. При этом авансы в счет предстоящих поставок в расходах не отражают (п. 2 ст. 346.17 НК РФ, письма Минфина от 20.05.2019 № 03-11-11/36060 и от 03.04.2015 № 03-11-11/18801). Кроме того, есть расходы, которые учитывают в особом порядке. Это, например, оплаченная стоимость товаров для перепродажи. Ее списывают по мере реализации таких ТМЦ (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 Кодекса). Или же затраты на приобретение ОС – их признают в течение календарного года покупки равными долями на последнее число каждого квартала (п. 3 ст. 346.16, подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, письма ФНС от 09.01.2018 № СД-4-3/6 и Минфина России от 14.09.2016 № 03-11-11/53647).

Особенности учета ОС при УСН мы подробно разобрали в статье “«Упрощенные» основные средства: не все так просто” (ПБ № 10, 2019). В рамках данного материала останавливаться на них не будем.

«Упрощенец» вправе списать лишь те издержки, что соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ. То есть, экономически обоснованные и документально подтвержденные (п. 2 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 27.06.2019 № 03-11-11/47160, Постановление АС Волго-Вятского округа от 05.08.2015 № Ф01-2182/2015). Причем для отражения УСН-расходов подойдут даже копии документов, правда, только если они оформлены по ГОСТу. Подробности – в письме финансового ведомства от 22.04.2019 № 03-11-11/28986.

Важный нюанс. Возможность списания затрат не поставлена в зависимость от того, за счет каких средств –собственных или заемных – они были произведены. Минфиновцы заостряли на этом внимание неоднократно (письма от 06.08.2019 № 03-11-11/59075, от 28.08.2018 № 03-11-06/2/61172).

Нет в перечне – извиняйте

О том, что перечень «упрощенных» расходов закрытый и не подлежащий расширительному толкованию, финансисты не устают напоминать (письма от 26.08.2019 № 03-11-11/65390, от 23.03.2017 № 03-11-11/16982 и мн. др.). Увы, так же считают и арбитры (п. 13 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 04.07.2018).

На этом основании минфиновцы без зазрения совести лишают спецрежимников затрат, которые очень даже уместны при ведении предпринимательской деятельности. Речь идет, в частности, о расходах:

• на приобретение имущественных прав (ИП). Финансисты еще много лет назад пришли к выводу, что ИП не относятся к товарам. Значит, речи о тратах, указанных в подп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (по оплате стоимости товаров для дальнейшей реализации), в данном случае не идет. Про сами же ИП в «упрощенном» перечне нет ни слова. Поэтому стоимость приобретенных для перепродажи прав на музыкальные и видеопроизведения на основании лицензии списать не удастся (см. письма от 27.06.2013 № 03-11-06/2/24426, от 24.08.2011 № 03-11-11/218). Отметим, что последнее из разъяснений было направлено письмом ФНС России от 15.09.2011 № ЕД-4-3/15075@. Не учесть и затраты на приобретение доли в уставном капитале ООО. Ведь в силу ст. 128 ГК РФ такая доля относится к ИП (письмо Минфина от 18.04.2018 № 03-11-06/2/25967). Не удастся принять и расходы на приобретение имущественных прав по договору уступки прав требования (см. письма от 14.09.2018 № 03-11-12/65807 и от 19.03.2018 № 03-11-11/16745). А недавно минфиновцы отметили – возможность уменьшения доходов от передачи ИП на расходы, связанные с их приобретением, п. 1 ст. 346.16 НК РФ не предусматривает. Стало быть, траты на недвижимость по договорам участия в долевом строительстве до получения возведенных объектов в собственность не учтешь (письмо от 26.08.2019 № 03-11-11/65390). Имея в виду настрой арбитров, которые вторят чиновникам (см. Определение ВС РФ от 09.04.2018 № 309-КГ17-23668, п. 11 Обзора правовых позиций, направленного письмом ФНС России от 09.07.2018 № СА-4-7/13130), отстоять расходы на ИП будет практически нереально;

• на услуги лоцмана, на рацион питания экипажей морских и речных судов. Не учесть и затраты, связанные с уплатой портовых сборов (письма от 04.06.2019 № 03-11-11/40685, от 30.05.2019 № 03-11-11/39342);

• на услуги сторонней организации по уборке и вывозу снега с прилегающих территорий многоквартирных домов (письмо от 07.03.2019 № 03-11-11/14858). Чиновники не в первый раз забраковывают те или иные траты по благоустройству. Раньше в немилость уже попадали расходы по уборке территорий, кровли домов от снега и наледи, чистке крыш и т.п. (см. письма от 20.02.2012 № 03-11-06/2/27, от 19.10.2010 № 03-11-06/2/157). Однако некоторые судьи не против включения подобных издержек в состав материальных расходов по подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Постановление Первого ААС от 08.07.2013 № А43-10855/2012);

• связанных с перепродажей услуг обучения (письмо от 04.09.2019 № 03-11-11/67993);

• на выплату дивидендов участникам общества (см. письмо от 22.07.2019 № 03-11-11/54321). Вместе с тем, мы считаем, что «упрощенец» может учесть затраты по оплате почтовых сборов за перечисление дивидендов, а также иные издержки, связанные с таким переводом. Основание – подпункт 18 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, позволяющий списать, в том числе, расходы на почтовые услуги и на оплату услуг связи. Косвенно этот вывод подтверждает письмо Минфина России от 20.03.2015 № 03-03-06/1/15525. Наверняка удастся учесть и расходы на проценты по кредиту, использованному на выплату дивидендов, с помощью подп. 9 п. 1 ст. 346.16 Кодекса. Пункт 2 данной статьи главного налогового документа гласит, что подобные издержки принимают в порядке, оговоренном в «прибыльных» статьях 265 и 269. А значит, вполне можно ориентироваться на положительную позицию финансистов (письмо от 03.11.2015 № 03-03-06/1/63388) и высших судей (Постановление Президиума ВАС РФ от 23.07.2013 № 3690/13) относительно уменьшения облагаемой прибыли фирмы на такие проценты;

• в виде комиссии банку за досрочное погашение кредита, уплачиваемой в фиксированной сумме (письмо от 06.08.2019 № 03-11-11/59072). Ревизоры наверняка распространят эту позицию на комиссию, установленную как процент от кредита либо его остатка. Но имейте в виду, что подобные выплаты служители Фемиды нередко признают неосновательным обогащением банка. В таком случае средства подлежат возврату по правилам гл. 60 Гражданского кодекса РФ (Определение ВС РФ от 15.02.2018 № 309-ЭС17-22963);

• в виде компенсаций работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей (см. письмо от 21.03.2019 № 03-11-06/2/18724). Вместе с тем, некоторые гарантии и компенсации сотрудникам из раздела VII ТК РФ четко обозначены в нормах пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Взять хотя бы компенсации командированным специалистам из подпункта 13 упомянутой статьи. То есть, негативное мнение чиновников применимо лишь к выплатам, не оговоренным в «упрощенном» перечне. И еще: возмещения, предусмотренные трудовым законодательством, положены работникам вне зависимости от применяемого налогового режима;

• связанных со списанием сомнительных, в том числе безнадежных, долгов (письма от 20.02.2016 № 03-11-06/2/9909, от 01.04.2009 № 03-11-06/2/57). Причем при переходе на ОСН расходы от списания данных сумм в «прибыльных» целях также не принимают (письмо от 23.06.2014 № 03-03-06/1/29799). Арбитры в этом вопросе с чиновниками солидарны (см., например, Постановление АС Уральского округа от 01.03.2016 № Ф09-1185/16). Хорошо хоть, что при списании безнадежной к взысканию «дебиторки» не нужно трогать УСН-доходы. На этом сделан акцент в письме Минфина России от 22.07.2013 № 03-11-11/28614;

• в виде признанных должником (подлежащих уплате им на основании решения суда) санкций за нарушение договорных обязательств, в том числе неустоек (см. письма от 07.04.2016 № 03-11-06/2/19835 и от 09.12.2013 № 03-11-06/2/53634, Постановление ФАС Поволжского округа от 07.05.2010 № А65-27157/2008).

И это далеко не полный перечень УСН-расходов, забракованных минфиновцами. В разные годы они также выступали против учета затрат по спецоценке условий труда, на информационные услуги, по оплате стоимости подписки на периодику и услуг сторонних компаний по предоставлению работников (см. письма от 30.06.2014 № 03-11-09/31528, от 16.04.2014 № 03-07-11/17285, от 07.05.2015 № 03-11-03/2/26501 и от 20.12.2012 № 03-11-06/2/147) и мн. др. Причем чиновников нередко поддерживают и служители Фемиды. Например, они указывают, что «упрощенец» не вправе отразить расходы по договорам о предоставлении труда работников (персонала) (Постановление АС Центрального округа от 22.11.2018 № Ф10-5515/2017, оставленное в силе Определением ВС РФ от 05.03.2019 № 310-ЭС19-970). Интересно, что как финансисты, так и арбитры зачастую подчеркивают – плательщик, добровольно переходя на УСН, знал или должен был знать о невозможности принятия тех или иных затрат. То есть, пеняй, мол, исключительно на себя. Силой никто тебя на «упрощенку» не тянул.

«Пожарно-охранные» тонкости

Подпункт 10 пункта 1 статьи 346.16 Кодекса позволяет списать, в частности, расходы на обеспечение пожарной безопасности и обслуживание охранно-пожарной сигнализации. Минфиновцы не против признания по этой норме затрат на пожарный гидрант, противопожарную муфту и огнетушители. Но только если их покупка продиктована законодательными требованиями, в том числе предписаниями инспекторов пожарного надзора (письма от 03.09.2019 № 03-11-11/67593 и от 12.07.2019 № 03-11-11/52084).

Руководствуйтесь требованиями «пожарных» федеральных законов от 21.12.1994 № 69-ФЗ и от 22.07.2008 № 123-ФЗ. Все затраты, понесенные в связи с их исполнением, можно учесть полностью.

Имейте в виду, что траты на приобретение пожарной сигнализации, ее монтаж и пуско-наладочные работы надо отражать комплексно, а не по отдельности (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.01.2013 № А56-14268/2012). И если итоговая стоимость объекта зашкалит за 100 000 руб., то речь будет идти уже об амортизируемом имуществе. В таком случае расходы списывают по правилам, установленным для основных средств (письмо Минфина России от 16.12.2008 № 03-03-06/4/96).

Кроме того, на основании подп. 10 п. 1 ст. 346.16 НК РФ отражают затраты на услуги охранной деятельности. Столичные налоговики не против учета по этой норме расходов на вневедомственную охрану и по договору с частным охранным предприятием (см. письма от 25.10.2005 № 18-12/3/78194 и от 10.10.2003 № 21-07/56743). При этом упомянутое предприятие должно быть зарегистрировано в законодательно установленном порядке и иметь необходимую лицензию. Расходы на услуги охранников – индивидуальных предпринимателей также не пропадут (письмо финансового ведомства от 19.10.2010 № 03-11-06/2/157).

Охранная деятельность регулируется Законом РФ от 11.03.1992 № 2487-1. Чиновники подчеркивают: вести таковую можно, только если есть специальная лицензия. Если все требования этого НПА выполнены, расходам – зеленый свет (письма Минфина от 06.10.2009 № 03-03-06/2/188, от 09.07.2010 № 03-11-06/2/110).

Материальные расходы: все неплохо

«Упрощенцы» вправе учесть материальные расходы. Их принимают в порядке, оговоренном «прибыльной» 254-й статьей главного налогового документа (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ, письмо Минфина России от 13.07.2018 № 03-11-11/48814).

В части этой группы издержек новости в основном приятные. Только в последние месяцы финансисты дали добро на отнесение к материальным расходам затрат на приобретение энергии, моющих и чистящих средств для поддержания чистоты в офисе, а также на топливо для передаваемых в аренду автомобилей, если такая обязанность вытекает из договора аренды (см. письма от 14.05.2019 № 03-11-11/34423, от 16.08.2019 № 03-11-11/62254 и от 16.01.2019 № 03-11-06/2/1301). Кроме того, минфиновцы указали – если стоимость компьютера меньше 100 000 рублей, его нельзя учитывать в качестве основного средства. В таком случае комплектующие данной техники можно отразить в составе материальных расходов (письмо от 11.09.2019 № 03-11-11/69903).

Мы помним, что ориентир надо держать на статью 254 НК РФ. Так вот, подпункт 6 пункта 1 этой статьи дает возможность отразить расходы на работы и услуги производственного характера, выполняемые сторонними компаниями или бизнесменами. Типичный пример – оплата работ по контролю за соблюдением установленных технологических процессов (письмо Минфина от 04.10.2017 № 03-11-11/64613). Однако зачастую возможность учета подобных расходов зависит от того, связаны ли они с деятельностью «упрощенца». Такое умозаключение следует из многих разъяснений финансистов:

• организация, выпускающая фильмы и телевизионные программы, вправе учесть траты на работы и услуги сторонних компаний и ИП по производству телепрограмм (письмо от 21.03.2018 № 03-11-06/2/17849);

• предприятие, производящее и продающее декорации, может принять траты на работы и услуги сторонних лиц, связанные с изготовлением декораций (письмо от 06.03.2019 № 03-11-11/14464);

• фирма, работающая в сфере распространения наружной рекламы, вправе отразить издержки на установку и эксплуатацию рекламных конструкций (см. письма от 01.04.2019 № 03-11-11/22204 и от 17.03.2014 № 03-11-06/2/11342). Но если компания несет еще и допрасходы в виде платы за право размещения такой конструкции, списать их вряд ли удастся – чиновники категорически против (письма ФНС от 06.08.2014 № ГД-4-3/15322@ и Минфина России от 11.10.2017 № 03-11-11/66516);

• частное охранное предприятие имеет право учесть затраты на проведение медосмотров своих работников – охранников (письмо от 05.05.2016 № 03-11-06/2/25906).

Отметим, что подрядчик на УСН может принять расходы на оплату работ, выполняемых субподрядчиками. На этом финансисты заострили внимание в письме от 26.04.2016 № 03-11-06/2/24019. И приятный бонус для всех без исключения: минфиновцы не препятствуют отражению в материальных расходах затрат на покупку и заправку картриджей для оргтехники (письма от 25.12.2015 № 03-11-06/2/76408, от 08.02.2007 № 03-11-04/2/26). К чему относится оргтехника – к основным средствам или МПЗ – не важно.

Учтите, что расходы на работы (услуги) производственного характера, выполняемые сторонними фирмами или коммерсантами, принимают на дату оплаты их поставщикам или проведения зачета взаимных требований. При этом работы уже должны быть выполнены (услуги оказаны) данными лицами (что подтверждается актом сдачи-приемки). Такое разъяснение содержится в письме Минфина России от 20.05.2019 № 03-11-11/36060.

Перечень материальных расходов исчерпывающим не является. К таковым вполне можно отнести и другие документально подтвержденные затраты, непосредственно связанные с производственным процессом.

Самодостаточно-зависимый НДС

«Входной» НДС при «доходно-расходной упрощенке» является самостоятельным видом затрат (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом порядок его учета зависит от того, что именно было приобретено. Если товары для перепродажи (в том числе ввезенные из стран - участниц Таможенного союза), то суммы налога отражают в расходах по мере реализации таких ценностей. Финансисты буквально только что подчеркнули это в письме от 23.09.2019 № 03-11-11/73036. Кстати, расходы на оплату товаров признают после их фактической передачи покупателю независимо от того, рассчитался он за них или нет (см. письмо ФНС России от 18.03.2014 № ГД-4-3/4801@, Постановление Президиума ВАС РФ от 29.06.2010 № 808/10). Если куплено сырье либо материалы, то «входной» налог учитывают на дату их оплаты поставщику. Факт их списания в производство влияния тут не оказывает. Такое умозаключение вытекает из подп. 1 п. 2 ст. 346.17 Кодекса и письма финансового ведомства от 16.06.2014 № 03-11-06/2/28535. Если же речь идет о приобретении работ (услуг), спишите сумму НДС после их оплаты и подписания акта с исполнителем.

В графе 5 раздела I Книги учета доходов и расходов отдельно покажите стоимость купленного (без НДС) и сумму «входного» налога. Основанием для последней записи будут счета-фактуры. Если же стороны решили от них отказаться, подойдут платежно-расчетные документы, кассовые чеки либо БСО с выделенной суммой налога (письма Минфина от 05.09.2014 № 03-11-06/2/44783 и от 18.01.2010 № 03-11-11/03, п. 3 ст. 169 НК РФ).

Но если само приобретение в УСН-расходах учесть нельзя, списать НДС по нему также не удастся.

Упомянем и об одном важном исключении. При покупке основных средств или же нематериальных активов «входной» налог отдельно в расходах не учитывают, а включают в первоначальную стоимость этих объектов. Минфиновцы отмечали это неоднократно (см. письма от 12.11.2008 № 03-11-04/2/167 и от 04.10.2005 № 03-11-04/2/94). Согласны с ними и арбитры (Постановление АС Волго-Вятского округа от 19.06.2015 № Ф01-951/2015, оставленное в силе Определением ВС РФ от 15.10.2015 № 301-КГ15-12232). В этом случае заполняют раздел II Книги учета доходов и расходов, причем позиционным способом – отдельно по каждому объекту.

Боремся за «трудовые» компенсации

Расходы на оплату труда – один из видов затрат из закрытого УСН-перечня. К ним применяются правила из «прибыльной» 255-й статьи НК РФ (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 Кодекса). В ней сказано о зарплате, начислениях стимулирующего характера, выплатах увольняющимся сотрудникам, надбавках за непрерывный стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и т.д. Правда, процентную «северную» надбавку можно учесть, только если она начислена в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ (см. письмо Минфина России от 24.05.2019 № 03-11-06/2/37738).

Финансисты акцентируют внимание на том, что перечень расходов на оплату труда закрытым не является. К таковым относятся и иные выплаты в пользу работников, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договором. Главное – чтобы они входили в систему оплаты труда и не были упомянуты в статье 270 главного налогового документа (письмо от 30.08.2019 № 03-11-11/66828).

Напомним, что в статье 270 Кодекса перечислены расходы, не учитываемые в целях налогообложения. Это, например, премии, выплачиваемые сотрудникам за счет средств спецназначения или целевых поступлений, матпомощь, надбавки к пенсиям. Хотя и тут есть исключения. Взять хотя бы суммы единовременных выплат работникам в виде материальной помощи к отпуску, предусмотренные трудовым контрактом. «Упрощенец» их вправе принять (письмо Минфина России от 24.09.2012 № 03-11-06/2/129, Постановление Президиума ВАС РФ от 30.11.2010 № ВАС-4350/10).

Проблемы у спецрежимников, скорее всего, возникнут с отражением в расходах тех или иных компенсаций сотрудникам. Финансисты указывают, что ТК РФ выделяет два вида компенсаций. Первый объединяет такие выплаты, связанные с особыми условиями труда. Они являются элементами оплаты труда. А второй значится в статье 164 данного Кодекса. Это выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими своих обязанностей. В систему оплаты труда они не входят. Стало быть, по подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ их учесть нельзя. В закрытом перечне УСН-расходов они прямо не поименованы. Следовательно, базу по единому налогу на них не уменьшишь. Это касается, например, компенсации за разъездной характер работы (письмо от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174).

Кстати, фискалы уточнили, что «разъездное» возмещение можно списать на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Но вот незадача: в УСН-перечне такой группы затрат не найти. То есть, куда ни кинь – всюду клин: упомянутой компенсации «упрощенцу» в расходах не видать (письмо ФНС России от 04.04.2011 № КЕ-4-3/5226).

Совсем недавно чиновники вновь огорчили спецрежимников, подчеркнув: компенсации работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей, в составе УСН-расходах отразить не получится (письмо Минфина России от 21.03.2019 № 03-11-06/2/18724). Однако с этой позицией вполне можно поспорить. Судьи считают, что «трудовые» компенсации (в том числе за разъездной характер работы) спецрежимник имеет право отнести на расходы (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.11.2013 № А66-420/2013).

Отдельно упомянем про компенсацию за задержку зарплаты. Столичные налоговики уверены, что подобные выплаты не связаны с режимом работы и условиями труда, а также с содержанием сотрудников. Значит, подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в данном случае не применим (письмо от 06.08.2007 № 28-11/074572@). А вот арбитры разрешают включать эти выплаты в расходы на оплату труда (см. Постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1267-09). Тонкости расчета и налогообложения сумм такого возмещения можно найти в статье “«Зарплатная» компенсация больно бьет по организации”.

Расходы на оплату труда принимают на дату выплаты сотрудникам (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Многоликие услуги связи

В закрытый перечень входят расходы на почтовые, телефонные и иные подобные услуги, на оплату услуг связи (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Такие затраты принимают в порядке, оговоренном статьей 264 главного налогового документа, которая включает в эту группу и издержки на Интернет (подп. 25 п. 1). А значит, расходы на оплату «всемирной паутины» вполне можно учесть. Минфиновцы не против. Однако они напоминают, что данные траты должны быть экономически оправданы (письмо от 02.08.2019 № 03-11-11/58145). Доказать это, как правило, не сложно – Интернет сейчас нужен практически всем. Через него ведут переписку с деловыми партнерами, проводят платежи в системе «Банк-клиент», ищут необходимую для бизнеса информацию. Кроме того, большинство компаний имеет свой сайт, служащий для привлечения клиентов, а зачастую и для продаж. Не забудьте и про документальное подтверждение таких затрат (договор с провайдером, счета, акты и др.).

Расходам на оплату услуг сотовой связи – также зеленый свет. Но какими бумагами засвидетельствовать такие издержки, если за них рассчитываются через Интернет? Финансисты дали ответ в письмах от 16.01.2015 № 03-11-11/807 и от 09.12.2013 № 03-11-06/2/53606. В данном случае могут понадобиться:

• - договоры (соглашения) с поставщиками услуг связи;

• - документы об оплате (счета, выставленные поставщиками потребителю, с расшифровкой оказанных услуг, тарифами за них и т.д., банковская выписка);

• - заверенная распечатка электронного письма, подтверждающего факт оказания услуг пользователю.

Кроме того, желательно иметь утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей нужна сотовая связь. Для сотрудников может быть установлен и лимит расходов на использование такой связи (письмо Минфина от 19.01.2009 № 03-03-07/2).

Кстати, по мнению арбитров, детализация телефонных бесед не является непременным условием для подтверждения целесообразности затрат на связь. Без документов, говорящих об экономическом результате разговоров, также вполне можно обойтись (см. постановления ФАС Поволжского округа от 09.11.2006 № А65-29284/2005-СА2-8, от 29.05.2007 № А72-694/07-16/15).

И еще. Кассовая техника – неотъемлемый атрибут многих «упрощенцев». Так вот, финансисты разрешили отражать издержки на услуги спецоператора по обработке фискальных данных в качестве затрат на услуги связи. Стоимость же самой ККТ включите в материальные расходы (письмо от 23.07.2019 № 03-01-15/54947).

Но имейте в виду – расходы на покупку такого аппарата, произведенные до перехода на УСН, «упрощенец» принять не вправе. Это подчеркнуто в письме ФНС России от 21.02.2018 № СД-3-3/1122@.

Для учета расходов на обслуживание ККТ есть отдельная норма – подп. 35 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Речь тут может идти, например, о пусконаладочных и профилактических работах.

Что с тратами на командировки?

Принять расходы на командировки позволяет подпункт 13 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Минфиновцы в письме от 27.06.2019 № 03-11-11/47160 заострили внимание на том, что они требуют четкого документального подтверждения. Работник же прилагает бумаги по служебной поездке к авансовому отчету (АО). Финансисты раньше также подчеркивали: аванс сотруднику «упрощенец» не вправе включить в расходы, пока он не будет израсходован на цели командировки (проезд, гостиницу и др.) и подтвержден АО с соответствующей первичкой (письмо от 16.02.2011 № 03-11-06/2/21).

Кстати, если бумаги в порядке, можно отразить и затраты на проезд командированного в такси (естественно, при условии их оправданности). Пассажиру нужно получить от водителя либо кассовый чек, либо квитанцию в форме БСО со всеми установленными реквизитами (письмо Минфина от 02.03.2017 № 03-03-07/11901).

А вправе ли коммерсант-спецрежимник учесть в качестве расходов на командировки оплату самому себе проезда, а также найма жилого помещения? Нет, считают чиновники. Ведь ИП к такой категории, как работники, не относятся. Нет у них и работодателя, с которым они состоят в трудовых отношениях. Под командировкой же согласно ст. 166 ТК РФ следует понимать поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания. Стало быть, бизнесмен в командировку направлен быть не может (см. письма от 16.08.2019 № 03-11-11/62269, от 26.02.2018 № 03-11-11/11722).

Однако с этой точкой зрения можно поспорить, и судьи, скорее всего, вас поддержат. Арбитры неоднократно указывали – ИП не лишен возможности отправляться в служебные поездки самостоятельно. А значит, он может учесть и свои командировочные расходы, естественно, при наличии всех необходимых бумаг (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.06.2007 № А78-6556/06-С2-24/354-Ф02-3683/07, ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2011 № А66-7842/2007 и др.).

И еще. Имейте в виду – отпуск работника не может совпадать по времени с командировкой. Поэтому если время отпуска сотрудника выпало на период его пребывания в длительной служебной поездке, оформите две командировки: одну – до такого отдыха, а другую – после него (письмо Минтруда от 10.09.2019 № 14-2/В-726).

Транспортные тонкости

Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ спецрежимник вправе принять траты на содержание служебного транспорта и на компенсацию работникам за использование в бизнес-целях личных легковых автомобилей и мотоциклов. Однако такое возмещение можно учесть лишь в пределах норм, которые установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (в данном НПА четко сказано – ориентир на него держат, в том числе, и «упрощенцы»). Лимиты эти, прямо скажем, просто смехотворны. Так, для авто с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно норма равна лишь 1 200 руб. в месяц. Причем, по мнению финансистов, в этих нормативах учтено возмещение любых затрат, возникающих при эксплуатации машины: износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт (см. письма от 02.08.2019 № 03-11-11/58296 и от 26.02.2013 № 03-11-11/82). Можно представить, сколь малую часть подобных издержек удастся отнести на УСН-расходы при таком подходе…

Однако поспорить с чиновниками, увы, будет сложно. Ведь судьи также уверены – в «личную» компенсацию уже включены все затраты, возникающие при эксплуатации машины, в том числе и на ГСМ. Поэтому учитывать стоимость бензина отдельно, то есть в дополнение к компенсации, неправомерно (см. Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 и Решение от 14.09.2009 № ВАС-10278/09).

Договоренность об использовании личного транспорта на благо фирмы необходимо закрепить письменно, например, в допсоглашении к трудовому договору. Иначе претендовать на компенсацию сотрудник не сможет (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 05.04.2018 № 33-7704/2018).

Что касается расходов на содержание служебного транспорта, то их львиная доля, безусловно, приходится на топливо. Причем нормировать данные издержки НК РФ не требует. Однако обоснованность расходов никто не отменял. В этих целях минфиновцы советуют ориентироваться на лимиты из Методических рекомендаций, введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (см. письма от 27.09.2018 № 03-11-11/69335 и от 22.03.2019 № 03-03-07/19283). Предприятие также вправе самостоятельно разработать нормы на основе данных завода-изготовителя, принимая по внимание и условия эксплуатации машины. Судьи дают на это добро, однако подчеркивают: разработал свои нормативы по ГСМ – будь добр их придерживаться (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 № Ф08-5527/2015).

Минфиновцы дают зеленый свет расходам на оплату мойки и парковки автомобиля, по зарядке служебных электрических мопедов (письма 20.06.2006 № 03-03-04/1/530, от 27.04.2006 № 03-03-04/1/404 и от 26.09.2019 № 03-11-11/74071). А вот затраты на буксировку машины по подп. 12 п. 1 ст. 346.16 Кодекса не учтешь. Правда, чиновники дали понять, что при должной обоснованности и документальном подтверждении подобные расходы можно списать как материальные или как издержки на ремонт ОС, в том числе арендованных (см. письмо от 10.07.2019 № 03-11-11/51190). Что же до затрат на добровольное страхование транспортного средства, то, по мнению финансистов, «упрощенцу» их в любом случае не видать (письмо от 10.05.2007 № 03-11-04/2/119). 

«Программная» лояльность

Подпункт 19 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ позволяет учитывать расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем. К этой группе относятся и затраты на обновление программ для ЭВМ и баз данных. То есть, речь идет о передаче неисключительных прав (письмо финансового ведомства от 04.07.2016 № 03-11-06/2/40329). Причем заключать договор именно с правообладателем не требуется – для учета подобных трат вполне подойдет и соглашение с его официальным представителем (дистрибьютером) (Постановление ФАС Московского округа от 31.08.2010 № КА-А41/9960-10).

Минфиновцы не против списания по этой норме расходов:

• на разработку программного обеспечения. Главное, чтобы исключительное право на это ПО не переходило к «упрощенцу» и соблюдались критерии из п. 1 ст. 252 Кодекса. При этом финансисты упомянули и подп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, позволяющий списать траты на приобретение исключительных прав на программы для ЭВМ (письма от 15.07.2019 № 03-11-11/52099, № 03-11-11/52121);

• на приобретение права доступа к ПО с помощью Интернета (письмо от 03.06.2019 № 03-11-11/40148);

• по обновлению информационной базы СПС (письма от 10.12.2018 № 03-11-06/2/89780, от 19.01.2016 № 03-11-06/2/1520). Имеются в виду, например, «КонсультантПлюс» и «Гарант». Также можно принять и расходы на покупку СПС или бухгалтерской программы, на ее установку (письмо от 12.04.2007 № 03-11-04/2/100);

• на разработку и обновление интернет-сайта (см. письма от 18.06.2019 № 03-11-11/44458 и от 19.06.2019 № 03-11-11/44650). Но исключительных прав на сайт у заказчика, опять же, быть не должно.

Теперь предположим, что плательщик перешел с общего режима на «упрощенку». Тогда у него не получится учесть в УСН-расходах остаток затрат, связанных с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных, полностью оплаченных при ОСН, но не включенных в расходы в данный период. Это подчеркнуто в письме финансового ведомства от 17.05.2019 № 03-11-11/35597.

И в заключение – пара слов об уже упомянутом подп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 Кодекса. Если один «упрощенец» приобретает в совместное владение с другим исключительное право на программу, каждый может отразить в расходах свою долю оплаты за это ПО (письмо Минфина России от 06.08.2019 № 03-11-11/59092).

Андрей Веселов, кандидат экономических наук, аудитор