Выбираем, дарим, учитываем

Праздничные сувениры стали неотъемлемой частью делового этикета. Каждая компания стремится преподнести новогодние сюрпризы своим работникам, их детям, партнерам по бизнесу, потенциальным покупателям. Однако подарки нужно не только купить и подарить, важно правильно их учесть.Ведь проверяющие, в отличие от одариваемых и вопреки поговорке, смотрят в зубы и дареным коням.

Зонты, ручки, ежедневники, конфеты, алкогольные напитки, подарочные карты и сертификаты, брошюры и каталоги с фирменной символикой или без нее - все это многообразие выбора подарков поражает воображение и приносит головную боль бухгалтерии.

По общему правилу, все подарки можно отнести к товарно-материальным ценностям. Бухгалтерский учет приобретения таких ТМЦ осуществляется в общеустановленном порядке на счетах учета материалов и, как правило, особых сложностей не вызывает. Учет подарка не зависит от того, кому он будет сделан (партнерам по бизнесу, детям или клиентам), вручен он по случаю наступления личного события или государственного праздника, предусмотрены ли подарки трудовыми (коллективными) договорами или локальными нормативными актами. А вот списание подарков целиком зависит от того, кому эти дары предназначены, с какой целью вручаются и за счет каких средств финансируются.

Стимулирование

Подарки клиентам компании и потенциальным покупателям, если они призваны стимулировать объемы продаж, увеличивать лояльность клиентов, привлекать новых покупателей, можно отнести к расходам на рекламу. Тогда затраты, связанные с приобретением и распространением подарков, относятся на счета учета расходов, связанных с производством и реализацией, например, счет 44 «Расходы на продажу».

Как оформить документы, чтобы подтвердить эти расходы в целях исчисления налога на прибыль, рассмотрим ниже. Стоимость подарков контрагентам, партнерам по бизнесу, работникам и их детям (без учета НДС) можно учесть в составе прочих расходов на счете 91-2 «Прочие расходы» (п. 4, 11, 16, 17 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).

Зависимость от стоимости

Так же, как велико разнообразие подарков, велик и разброс их стоимости. Данная характеристика подарков наиболее притягательна для налоговых органов. Почему? Есть несколько причин. 

Так, все подарки стоимостью свыше 4000 рублей облагаются налогом на доходы физических лиц. А это значит, что организация обязана исчислить НДФЛ со стоимости переданного подарка и сообщить в налоговую инспекцию в случае невозможности удержания налога. Ставка НДФЛ зависит от того, является ли получатель подарка налоговым резидентом РФ. Прочие доходы налоговых резидентов облагаются по ставке 13 %, а лиц, не являющихся налоговыми резидентами, - по ставке 30 %  (п. 3 ст. 224 НК РФ). Обязанность же уплаты налога возлагается на лицо, получившее подарок. 

Единственное исключение из этого правила может быть только в том случае, когда подарки передаются неограниченному кругу лиц и установить получателя невозможно. Но, согласитесь, при стоимости подарка свыше 4000 рублей такое бывает крайне редко. Поэтому, чтобы избежать процедуры исчисления НДФЛ, подачи сведений в налоговую и не обременять получателя подарка сложностями, связанными с уплатой налога, целесообразно дарить вещи стоимостью не более 4000 рублей.

Еще один нюанс: стоимость подарков, не облагаемых НДФЛ, считается нарастающим итогом с начала года. Поэтому будьте внимательны: если вы уже делали подарки своим сотрудникам, партнерам и другим лицам, например, на 8 марта или 23 февраля, учтите, что стоимость подарков будет суммироваться при определении налогооблагаемой базы по НДФЛ нарастающим итогом с начала года. Необходимо отметить, что страховые взносы не начисляются на стоимость подарков сотрудникам компании, если с ними заключены письменные договоры дарения. 

А что касается прочих физических лиц, не являющихся сотрудниками (партнеры по бизнесу, дети работников, клиенты), то тут страховые взносы не начисляются вне зависимости от наличия письменного договора дарения (п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ, письма Минфина России от 21.03. 2017 № 03-15-06/16239, Минтруда России от 27.10. 2014 № 17-3/В-507).

Безвозмездная передача

Отметим, что учесть затраты на новогодние подарки для исчисления налога на прибыль в целом нельзя ввиду их безвозмездной передачи (п. 16 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина России от 20.03.2017 № 03-03-06/1/15655). Но если приурочить раздачу подарков клиентам к проведению рекламной кампании, тогда учесть траты на приобретение подарков можно (письмо Минфина России от 10.03.2017 № 03-07-11/13704). Если подарки передаются покупателям в рамках проведения рекламной кампании, то стоимость указанных сувениров может быть учтена в расходах в размере, не превышающем одного процента выручки от реализации, определяемой в соответствии со статьей 249 Налогового кодекса РФ.

Данная норма закреплена в абзаце 5 пункта 4 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Правда, придется оформить ряд необходимых документов, подтверждающих проведение рекламной кампании. Такими бумагами могут быть: приказ на проведение рекламной кампании с указанием цели, плана, сроков проведения кампании, примерной суммы расходов (перечня товаров, подлежащих передаче), утвержденный руководителем; отчет о рекламной кампании, в котором указаны реальные сроки проведения мероприятия с приложением фотодокументов, указанием фактически затраченных на проведение мероприятия средств и выводами о том, была ли достигнута цель мероприятия; акт на списание переданных в рекламных целях подарков (дата акта должна соответствовать дате проведения мероприятия, в акте должно быть указано место передачи подарков).

При отсутствии указанных выше бумаг есть риск, что отстаивать свою позицию о целесообразности затрат на раздачу подарков в рекламных целях придется в суде. Об этом свидетельствуют многочисленные споры с налоговыми органами и судебные решения, принятые не в пользу налогоплательщиков (Постановление ФАС Московского округа от 13.09.2012 по делу № А40-18203/12-99-83, Постановление ФАС Московского округа от 29.07.2009 № КА-А40/6608-09 по делу № А40-34936/08-129-113, Постановление ФАС Московского округа от 21.01.2011 № КА-А40/17205-10 по делу № А40-33827/10-114-179).

Признание реализации

Кроме того, со стоимости безвозмездно переданных подарков начисляется НДС на основании подпункта 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса РФ. Если же подарки переданы в рамках рекламной кампании, то НДС начисляется только со стоимости переданных товаров свыше 100 рублей (п. 3 подп. 25 ст. 149 НК РФ). 

Здесь нужно сразу оговориться, что постановлением Пленума Высшего арбитражного суда РФ от 30.05.2014 № 33 разделены понятия рекламных материалов и товаров, предназначенных для реализации в собственном качестве. Так, например, передача каталогов, листовок и брошюр, бесплатно раздаваемых потенциальным покупателям, объектом обложения НДС не является независимо от величины расходов на приобретение (создание) этих материалов, так как относится к категории не предназначенных для реализации в собственном качестве товаров. 

Что касается таких подарков, как блокноты, зонты, конфеты и прочее, стоимость за единицу которых превышает 100 рублей, то их передача потенциальным покупателям облагается НДС в общеустановленном порядке.

Категория товара

Для корректного расчета базы по НДС компании необходимо определить, к какой категории товара относится переданный подарок. А затем рассчитать налоговую базу для начисления НДС в отношении всех подарков, отнесенных к категории предназначенных для реализации в собственном качестве, стоимость которых превысит 100 рублей. В то же время, принять входной НДС к вычету при приобретении подарков компания не сможет (письмо Минфина России от 23.10.2014 № 03-07-11/53626). Возможность принятия НДС к вычету возникает только в случае отказа от льготы, предусмотренной статьей 149 НК РФ. Об этом не раз сообщали специалисты финансового ведомства в своих письмах (письмо Минфина России от 14.06.2017 № 03-07-11/36977, письмо Минфина России от 26.02. 2016  № 03-07-07/10954).

Документальное оформление

Согласно нормам гражданского законодательства подарок – это вещь, которую одна сторона (даритель) передает по договору дарения другой стороне (одаряемому) (п. 1 ст. 572 ГК РФ). При этом одаряемым может выступать любое лицо. Согласно статье 574 Гражданского кодекса РФ договор дарения может быть заключен как устно, так и письменно. Письменное заключение договора дарения движимого имущества необходимо только в случаях, если: дарителем является организация и стоимость подарка превышает 3000 рублей, договор содержит обещание дарения в будущем.

Кроме того, обязательно письменное заключение договора дарения, когда объектом дарения является недвижимое имущество. Следует отметить, что движимым имуществом признаются вещи, не относящиеся к недвижимости, включая деньги и ценные бумаги (п. 2 ст. 130 ГК РФ). Помимо договора дарения в случаях, поименованных выше, необходимо оформить приказ руководителя на приобретение и вручение подарков.

Форма приказа законодательством не установлена, поэтому организация вправе самостоятельно ее разработать. Кроме приказа, на основании статьи 9 Закона о бухучете нужно оформить первичные документы на каждый факт хозяйственной жизни, а их в данном случае два: приобретение и списание подарков.

При списании может быть оформлена ведомость, в которой распишутся сотрудники. В случае вручения подарков не сотрудникам в ведомости могут расписаться работники, ответственные за вручение подарков. Обратите внимание, оформляемые первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона о бухучете.

Татьяна Иваненко, руководитель проектов департамента аудита КСК групп