Заполняем 2-НДФЛ за 2016 год

Последний день для сдачи справок 2-НДФЛ по доходам физлиц за истекший налоговый период в этом году выпадает на 3 апреля. Выходные – суббота и воскресенье – подарили бухгалтерам дополнительные два дня. Но лучше и использовать их для отдыха, позаботившись об отчетности заблаговременно.

Не позднее 3 апреля 2017 года налоговые агенты по НДФЛ должны представить в свою ИФНС справки 2-НДФЛ, заполненные по каждому физлицу, которому они выплачивали доходы в 2016 году (п. 7 ст. 6.1, п. 2 ст. 230 НК РФ).

За каждую непредставленную в срок справку налоговый агент может быть оштрафован на 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Не нужно формировать и сдавать справки 2-НДФЛ на тех физлиц, которым выплачивались исключительно доходы (пп. 1 п. 1 ст. 227, пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ, письма Минфина России от 07.03.2014 № 03-04-06/10185):

• по договорам купли-продажи;

• по договорам, заключенным с ними как с предпринимателями.

Такие налогоплательщики исчисляют и уплачивают НДФЛ самостоятельно.

Кроме того, не надо  представлять справки 2-НДФЛ по тем физлицам, получившим от налогового агента исключительно доход, не превышающий необлагаемого лимита. Например, если в 2016 году работнику был вручен подарок стоимостью не более 4000 руб. и других подарков или иных доходов от налогового агента он больше не получал, сдавать по нему справку 2-НДФЛ не нужно (письмо ФНС от 19.01.2017 № БС-4-11/787@).

При численности физлиц, получивших доходы от налогового агента в 2016 году, 25 человек и более, справки 2-НДФЛ нужно направить в налоговую в электронной форме по ТКС (п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС России от 05.11.2015 № БС-4-11/19263). При меньшей численности получателей доходов представить справки можно и в бумажном виде.

Справки 2-НДФЛ по физическим лицам, получившим доходы от самой организации (ее головного подразделения), сдавайте в ИФНС по месту учета организации (п. 2 ст. 230 НК РФ, письмо ФНС России от 04.07.2016 № БС-4-11/11951@).

Справки по физлицам, получившим доходы от обособленного подразделения (ОП) организации, представьте в ИФНС по месту учета ОП (письмо ФНС России от 30.12.2015 № БС-4-11/23300@).

Если в течение года вы изменили юридический адрес и, соответственно, налоговую, и не являетесь крупнейшим налогоплательщиком, укажите в справках новые КПП и ОКТМО и представьте их в новую ИФНС (письмо Минфина России от 19.11.2015 № 03-04-06/66956).

Справки должны быть подписаны руководителем или иным должностным лицом, который уполномочен на это внутренними документами организации (например, приказом руководителя). Ставить печать на справке, даже если организация продолжает ее использовать, не нужно (п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ; п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 N 14-ФЗ).

Форма и Порядок заполнения справки утверждены приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.

В поле «Признак» справки поставьте 1. Все показатели (кроме НДФЛ) отражайте в рублях и копейках. Суммы НДФЛ округляйте по правилам арифметики: менее 50 копеек отбрасывайте, 50 и более копеек округляйте до полного рубля. При отсутствии суммовых показателей в соответствующем поле ставьте ноль (Разд. I Порядка заполнения справки).

Данные о налогоплательщике и налоговом агенте

В разделе 1 справки 2-НДФЛ нужно указать данные о налоговом агенте:

• ОКТМО;

• ИНН;

• КПП;

• контактный телефон;

• сокращенное наименование организации или Ф.И.О предпринимателя.

Укажите код ОКТМО и КПП организации, если физлицо получало доходы от головного подразделения, и ОКТМО и КПП обособленного подразделения, если физлицо получало доходы от ОП (разд. III Порядка заполнения справки).

Данные о налогоплательщике, то есть о физлице, получившем доходы о налогового агента, приводятся в разделе 2 справки.

Первым в числе реквизитов, которые нужно заполнить, числится ИНН. Если вы не можете узнать его у работника, например, потому что он больше у вас не работает, вы можете воспользоваться сервиса «Узнай ИНН» на сайте ФНС. Для этого понадобится ввести Ф.И.О физлица, дату его рождения и паспортные данные. Если это не поможет, сдать справку можно и без указания ИНН (письма ФНС России от 02.02.2016 № БС-3-11/358@, от 02.02.2016 № БС-3-11/360@,от 27.01.2016 № БС-4-11/1068@). Если других недочетов в справке нет, инспекторы обязаны ее принять. И даже лучше сдать справку без ИНН, если в имеющихся у вас сведениях о нем вы не уверены. За каждую справку с неверным ИНН налоговики могут оштрафовать налогового агента на 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ, письмо ФНС России от 16.02.2016 № БС-3-11/590@).

Если вы заполняете справку в отношении иностранца, работающего в РФ по патенту в поле «Статус налогоплательщика» проставьте 6 (письмо ФНС России от 15.03.2016 № БС-4-11/4272@). Если в отношении иного физлица, которое по состоянию на 31 декабря 2016 года или на дату увольнения, является налоговым резидентом, - 1 (письмо Минфина России от 15.11.2012 № 03-04-05/6-1305). При заполнении справки в отношении нерезидента, поставьте (Разд. IV Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

– 5, если физлицо получило временное убежище в РФ или имеет статус беженца;

– 4, если физлицо – участник госпрограммы добровольного переселения в РФ соотечественников;

– 3, если физлицо высококвалифицированный специалист;

– 2 – в остальных случаях.

В поле «Гражданство (код страны)» укажите код страны, гражданином которой является физлицо, из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ). Для граждан РФ этот код 643.

В поле «Код документа, удостоверяющего личность» укажите код этого документа из Справочника, приведенного в Приложении № 1 к Порядку заполнения справки. Паспорту гражданина РФ соответствует код 21.

В поле  «Код субъекта» проставьте код из Справочника в Приложении № 2 к Порядку заполнения справки.

Раздел 3. Доходы

В разделе 3 справки нужно отразить сведения о полученных физлицом в 2016 году доходах и соответствующих им вычетах. То есть речь идет только о вычетах, применяемых к конкретным видам доходов, как, например, профессиональные вычеты или суммы, частично не облагаемые НДФЛ по статье 217 Налогового кодекса РФ (разд. V Порядка заполнения справки). Стандартные, имущественные и социальные вычеты в этом разделе не показываются.

Суммы доходов отражайте в справке в хронологическом порядке в разбивке по месяцам и кодам доходов, утвержденным приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Самые распространенные коды доходов:

- 1010 - дивиденды;

- 2000 - заработная плата;

- 2002 - премия;

- 2010 - вознаграждение по гражданско-правовому договору на выполнение работ (оказание услуг);

- 2012 - отпускные;

- 2300 - пособие по временной нетрудоспособности;

- 2610 - материальная выгода от экономии на процентах за пользование заемными средствами;

- 2720 – стоимость подарка;

- 2760 - материальная помощь работникам (кроме матпомощи, выдаваемой в связи с рождением ребенка);

- 2762 – материальная помощь при рождении ребенка;

- 4800 – иные доходы, то есть те, для которых не утвержден свой код. Например, сверхнормативные суточные, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (письма ФНС России от 19.09.2016 № БС-4-11/17537, от 06.07.2016 № БС-4-11/12127).

Обратите внимание, что доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, как например, материальная помощь, выдаваемая работнику в связи со смертью члена семьи или стихийным бедствием, в справке 2-НДФЛ отражать не нужно (п. 8, 8.3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 04.08.2015 № 03-04-06/44861).

При этом каждый доход относится к тому месяцу, в котором он считается фактически полученным (разд. V Порядка заполнения справки). Напротив тех доходов, в отношении которых применены вычеты, укажите сумму вычета и его код, утвержденный тем же приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Самые распространенные коды вычетов (п. 28 ст. 217 НК РФ):

- 403 - профессиональный вычет по ГПД на выполнение работ (оказание услуг);

- 501 - вычет из стоимости подарков (до 4000 руб. в год);

- 503 - вычет из суммы матпомощи (до 4000 руб. в год).

Зарплата за декабрь, выплаченная в январе

Зарплату, начисленную работникам за декабрь 2016 года нужно отразить в справке 2-НДФЛ в составе доходов за декабрь, даже если она выплачена уже в январе 2017 года (письмо ФНС России от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@). Ведь фактически полученным доход в виде зарплаты считается на последнее число месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).

При этом аванс по зарплате в справке 2-НДФЛ отдельно не отражается. Просто указывайте всю сумму начисленной за месяц зарплаты.

Вознаграждение по договору ГПХ

А вот вознаграждение по гражданско-правовому договору, начисленное в декабре 2016 года, но выплаченное уже в январе 2017 года в справке 2-НДФЛ за 2016 год отражать не надо. Такой доход считается полученным в день его выплаты, а значит, относится к январю 2017 года (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Премия

В целях НДФЛ премия – это отдельный вид дохода, имеющий свой код – 2002. Датой получения такого дохода считается день ее выплаты ( подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ; письмо Минфина России от 27.03.2015 № 03-04-07/17028, ФНС России от 07.04.2015 № БС-4-11/5756@). Поэтому отражать ее в справке 2-НДФЛ нужно в месяце выплаты.

Дивиденды

Если при расчете НДФЛ вы учитывали дивиденды, полученные от других организаций, напротив суммы дивидендов, указанной вами в справке без уменьшения на НДФЛ, вам нужно отразить вычет с кодом «601». Сумма вычета рассчитывается по формуле:

 

Сумма вычета	=	Дивиденды, начисленные физлицу	х	Дивиденды, полученные ООО
		Дивиденды, начисленные всем участникам ООО

 

 

3. Доходы, облагаемые по ставке 13%

Месяц	Код дохода	Сумма дохода	Код вычета	Сумма вычета		Месяц	Код дохода	Сумма дохода	Код вычета	Сумма вычета
01	2000	30000		0		12	2000	30000		0
02	2000	30000		0		12	2002	12600		0
03	2000	30000		0				0		0
04	2000	30000		0				0		0
04	2720	6000	501	4000				0		0
05	2000	30000		0				0		0
05	1010	300000	601	150000				0		0
06	2000	30000		0				0		0
07	2000	30000		0				0		0
07	2012	13230		0				0		0
08	2000	16956,52		0				0		0
09	2000	30000		0				0		0
10	2000	30000		0				0		0
11	2000	21428,57		0				0		0
11	23000	5125		0				0		0

 

Раздел 4. Вычеты

В разделе 4 нужно отразить суммы и коды стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов, предоставленных физлицу (разд. VI Порядка заполнения справки). Инвестиционные вычеты налоговые агенты - работодатели не предоставляют.

Коды вычетов утверждены приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Обратите внимание, что по сравнению с прошлым годом, коды вычетов на детей изменились (см. таблицу).

Коды налоговых вычетов

Кому предоставлен вычет	На какого ребенка предоставлен вычет
	На первого	На второго	На третьего и последующих	На ребенка-инвалида либо на учащегося очно в возрасте с 18 до 24 лет, если он инвалид I или II группы
Родителю, его супругу, усыновителю	126	127	128	129
Опекуну, попечителю, приемному родителю, его супругу	130	131	132	133
Единственному родителю, усыновителю	134	136	138	140
Единственному опекуну, попечителю, приемному родителю	135	137	139	141
Родителю, когда второй родитель отказался от вычета	142	144	146	148
Приемному родителю, когда второй приемный родитель отказался от вычета	143	145	147	149

Раздел 5. Суммы налога

В разделе 5 нужно показать:

- общую сумму доходов, указанных в разделе 3 справки;

- налоговую базу – общую сумм доходов, уменьшенную на общую сумму вычетов, отраженных в разделах 3 и 4 справки;

- общие сумму исчисленного НДФЛ – произведение налоговой базы и ставки налога, по которой заполняются разделы 3-5 справки;

- общие суммы удержанного и перечисленного в бюджет налога.

При этом даже если заработная плата за декабрь 2016 года, выплачена уже в январе 2017 года, НДФЛ с нее должен быть отражен в справке 2-НДФЛ за 2016 год в полях (письма ФНС России от 02.03.2015 № БС-4-11/3283, от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@):

- «Сумма налога исчисленная»;

- «Сумма налога удержанная»;

- «Сумма налога перечисленная».

 

Оксана Доброва, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению