Защитная реакция

Спецодежда позволяет сотруднику защититься от вредных и опасных факторов (температуры, механических повреждений, ядовитых веществ и пр.) во время выполнения своих служебных обязанностей. Расскажем, каким сотрудникам предписано выдать спецодежду, что будет, если этого не сделать, и как отразить покупку и выдачу личных средств защиты работникам в налоговом и бухгалтерском учете организации.

В соответствии со статьей 221 Трудового кодекса РФ на работах с опасными условиями труда, а также выполняемых в особых температурных условиях или сопряженных с загрязнением, сотрудникам выдаются: прошедшая обязательную сертификацию/декларирование специальная одежда, другие средства индивидуальной защиты: изолирующие костюмы, средства защиты органов дыхания, рук, головы и проч.; смывающие и (или) обезвреживающие средства.

Работодатель обязан обеспечить приобретение, а также хранение, стирку, сушку, ремонт и замену средств индивидуальной защиты за счет собственных средств и выдавать работникам спецодежду бесплатно. Правила выдачи и пользования, а также ответственность и организация контроля за обеспечением работников СИЗ установлены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 01.06.2009 № 290н об утверждении межотраслевых правил.

Требования Правил распространяются на всех работодателей – юридических и физических лиц, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц – в размере от 20 000 до 30 000 рублей;

• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 20 000 до 30 000 рублей;

• на юридических лиц – от 130 000 до 150 000 рублей (п. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Несоблюдение сроков эксплуатации спецодежды грозит работодателю ответственностью. Так, за нарушение правил выдачи фирма может быть оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а руководитель и ответственные лица – от 1000 до 5000 рублей (при повторном нарушении – дисквалификация на срок от одного года до трех лет).

Порядок выдачи

Спецодежда выдается сотруднику при приеме на работу и должна соответствовать полу, росту, размеру сотрудника, а также характеру и условиям труда. Сроки использования исчисляются со дня фактической выдачи и могут составлять от одного года до срока достижения износа.

Получение и сдача спецодежды фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ. Работник, которого не обеспечили спецодеждой, вправе отказаться от выполнения своих трудовых обязанностей. Кроме того, ему нужно оплатить возникший по этой причине простой в размере не менее 2/3 средней заработной платы. При выдаче спецодежды не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы, так как она выдается работникам в пользование, а не в собственность (письмо Минфина от 16.09.2016 № 03-03-06/1/54239).

Спецодежда является собственностью организации и подлежит возврату: при увольнении, при переводе на другую работу, для которой выданные специальная одежда, обувь и предохранительные приспособления не предусмотрены нормами, по окончании сроков их носки взамен получаемой новой спецодежды.

Возможность удержания денежных средств за спецодежду из заработной платы сотрудника при его увольнении Трудовым кодексом РФ не предусмотрена.

Если же вы не хотите «дарить» спец-одежду увольняющемуся сотруднику, то обращайтесь в суд, но в таком случае у вас в локальных нормативных документах должны быть прописаны возврат спецодежды или возмещение ее стоимости.

Технические требования

Специальная одежда – это не только вещи с логотипом компании. Важными в этом случае являются цвет, плотность и износостойкость. Производство регламентируется многочисленными ГОСТами, применяемыми в зависимости от типа и назначения средств защиты.

ГОСТы содержат требования к размерам, материалам, фурнитуре, маркировке, к методам контроля и испытаний, к транспортировке, хранению и эксплуатации такой одежды и других средств защиты.

Как таковые сроки службы стандарты не устанавливают. Требования к маркировке гласят, что на изделии должна быть проставлена дата производства, а указания по эксплуатации устанавливают, что в документации следует обозначить гарантийный срок использования защитных средств, который не может быть меньше времени использования, соответствующего типовым нормам.

По проекту Минтруда России, организациям можно будет приобретать как российские, так и иностранные спецодежду, спецобувь и другие СИЗ. Для спецодежды неважно, будет ли она сшита из отечественной ткани или нет.

Напомню, требования к производителю тканей фактически начали действовать с 2018 года. Скорее всего, покупать иностранные СИЗ можно будет с 2019 года, так как по планам Минтруда изменения должны вступить в силу уже после 1 августа 2018 года.

Платить ли взносы?

Часть расходов на приобретение СИЗ организации разрешено зачесть в счет взносов на травматизм. Полный перечень мер можно найти в Правилах № 580н. Так, в счет взносов организация может: обучить охране труда работников отдельных категорий; провести спецоценку условий труда; купить аптечки первой помощи; купить алкометры и алкотестеры, чтобы проводить обязательные предрейсовые или предсменные медосмотры; купить одежду, обувь и другие СИЗ согласно Типовым нормам или результатам спецоценки условий труда. СИЗ должны быть отечественными. К спецодежде дополнительное требование: материалы, из которых она сшита, тоже должны быть российскими. Как поясняет ФСС, это требование применяется с 2018 года.

Сумма расходов, которую можно зачесть в счет уплаты взносов, не должна превышать 20 процентов от суммы взносов на травматизм, которые были начислены за прошлый год, за вычетом сумм выплат работникам по данному виду страхования в том же году. Отмечу, что если организация оплачивает спецодежду за счет бюджета, то НДС к вычету не принимается (письмо Минфина России от 20.06.2018 № 03-07-11/42124).

СИЗ в НУ и БУ

Как же организациям учитывать при-обретенную спецодежду? В налоговом учете ее стоимость можно учесть в расходах при одновременном выполнении следующих условий, прописанных в письмах Минфина от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48743, от 25 ноября 2014 года № 03-03-06/1/59763, от 16 февраля 2012 года № 03-03-06/4/8:

• проведена спецоценка условий труда или аттестация рабочих мест по условиям труда, и ее результаты подтверждают необходимость выдачи спецодежды;

• спецодежда выдается в пределах норм, предусмотренных законодательством, или по повышенным нормам, утвержденным локальными нормативными актами работодателя (письмо Минтруда от 30.09.2016 № 15-2/ООГ-3519).

Таким образом, стоимость включают в материальные расходы в полной сумме на дату выдачи работникам (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Также вы вправе установить иной порядок списания стоимости спецодежды (например, равномерно в течение срока использования), закрепив его в учетной политике для целей налогообложения (подп. 3 п. 1 ст. 254, ст. 313 НК РФ).

Для отражения в бухучете приобретения спецодежды можно использовать следующие проводки. Для учета спецодежды со сроком службы 12 месяцев и меньше:

Дебет 10-10 Кредит 60

– приобретена спецодежда;

Дебет 19 Кредит 60

– принят к учету входной НДС по спецодежде;

Дебет 68 Кредит 19

– НДС по спецодежде принят к вычету;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 10-10

– спецодежда выдана работникам.

Проводки по учету спецодежды со сроком службы более 12 месяцев:

Дебет 10-11 Кредит 10-10

– спецодежда выдана работникам (на дату выдачи спецодежды работникам);

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 10-11

– часть стоимости спецодежды списана на затраты (ежемесячно равными частями в течение срока службы спецодежды).

Елена Шамова, бухгалтер компании Acsour