Зарегистрируйтесь на сайте и читайте дальше
Вы бесплатно получите доступ на 3 дня ко всем разделам и возможностям бератора.
Если вы являетесь платным клиентом бератора, просто войдите в свой аккаунт.
Как подтвердить расходы на перелет по электронному авиабилету
Письмо Министерства финансов РФ №03-03-06/1/72906 от 23.09.2019
Оправдательными документами, подтверждающими расходы на электронный авиабилет, являются документы, подтверждающие факт воздушной перевозки. Чаще всего это распечатанная маршрут/квитанция и посадочный талон. Если в них не хватает каких-либо реквизитов, допустимы и другие способы подтверждения расходов, например, справкой от перевозчика.
Обоснование командировочных расходов
Затраты, которые могут быть учтены в качестве расходов для уменьшения налогооблагаемой прибыли, должны быть понесены в целях получения дохода. Также они должны быть документально подтверждены. Обо всем этом гласит статья 252 НК РФ.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Расходы на командировки по НК РФ относятся к прочим расходам. Приказ о направлении сотрудника в командировку подтверждает производственный характер расходов.
В числе командировочных расходов существенную часть составляют расходы на проезд к месту командировки и обратно. Подтвердить эти командировочные расходы может отчет сотрудника, к которому приложены проездные документы.
Какие документы подтвердят расходы на авиаперелет
В гражданской авиации при покупке электронного пассажирского билета документом строгой отчетности является маршрут/квитанция электронного билета. Это бумажная выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок (п. 2 приказа Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134, далее – Приказ № 134). В ней указана стоимость перелета.
Также по общим правилам воздушных перевозок при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, где указаны его инициалы и фамилия, номер рейса, дата отправления, время отправления, номер выхода на посадку и другая информация (п. 84 приказа Минтранса РФ от 28.06. 2007 № 82).
Таким образом, чтобы подтвердить расходы на пользование услугами авиакомпании в целях налогообложения, подотчетное лицо обязано представить маршрут/квитанцию электронного авиабилета и посадочный талон.
Посадочный талон
О посадочном талоне стоит упомянуть отдельно.
Итак, при регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна Это прописано в пункте 84 Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» (утв. приказом Минтранса РФ от 28.06.2007 № 82). Именно посадочный талон подтверждает факт перелета.
В авиационных правилах не так давно появилось новшество - посадочный талон в цифровом виде. Приказ Министерства транспорта РФ от 14.01.2019 № 7 внес изменения в Приказ № 134.
Пассажир может использовать посадочный талон в цифровом виде, без распечатанного посадочного талона, по его электронной версии. Это возможно в тех аэропортах, где есть информационная система, включающая в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующие штриховой код. Для обычного пассажира это удобно. Ведь для регистрации на рейс будут нужны только паспорт и мобильное устройство, с которого считывается вся необходимая информация.
В то же время посадочный талон в бумажном виде со специальной отметкой авиакомпании является документом, подтверждающим перелет. Даже если пассажир регистрировался на рейс по интернету, талон необходимо распечатать. Таким образом, и цифровой посадочный талон для подтверждения командировочных расходов лучше распечатать. Во всех аэропортах такая возможность предусматривается - через электронные киоски самообслуживания или на стойке регистрации.
И еще важный момент. Подтверждением того, что сотрудник и в самом деле воспользовался услугами воздушной перевозки, является штамп о досмотре в посадочном талоне. Если же этого штампа нет, то перелет надо подтвердить другим способом.
Справка от авиакомпании
Справка авиакомпании может служить оправдательным документом для командировочных расходов во многих случаях – от случая утери распечатанного посадочного талона до отсутствия в нем штампа о досмотре.
Посадочный талон выдается пассажиру перевозчиком вне зависимости от того, через кого приобретен авиабилет.
В качестве документа, подтверждающего расходы по авиаперелету для целей налогообложения прибыли, также может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (см. письма Минфина РФ от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187 и др.).
Ведь сам посадочный талон выдает авиаперевозчик. Поэтому и справку может выдать либо он сам, либо его представитель.
Но обратите внимание, что справка агентства будет достаточным подтверждением факта перелета, только если представитель имеет полномочия выдавать такого рода справки от имени авиакомпании.
Что это означает для налогоплательщика?
Компании необходимо запросить у агентства подтверждение полномочий по выдаче справок о совершенном перелете от имени авиакомпании (например, агентский договор). Если оно не уполномочено выдавать справки о перелете, то такая справка не может являться подтверждением совершенного перелета. В этом случае организации необходимо обратиться непосредственно к перевозчику.
Другие документы
Если у работника нет ни посадочного талона со штампом о досмотре, ни справки от авиакомпании, он может представить в бухгалтерию и другие документы, которые так или иначе подтверждают факт авиаперелета. Об этом говорится в комментируемом письме.
Действительно, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли затраты могут иметь и косвенное документальное подтверждение. В том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором. Возможность учета расходов на приобретение электронного авиабилета в случае, если они имеют косвенное подтверждение, Минфин подтверждал и ранее (см., например, письма от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597, от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649О).
Вместе с тем были и не такие «лояльные» выводы. Так, при отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, командировочные расходы на проезд не могут учитываться для целей налогообложения прибыли (см. письмо Минфина РФ от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).
Поэтому, на наш взгляд, чтобы снизить риск претензий со стороны инспекции, все-таки при отсутствии посадочного талона или отдельных реквизитов в нем безопаснее подтверждать расходы на перелет справкой о перелете, выданной авиаперевозчиком или его представителем.
Письмо Министерства финансов РФ
№03-03-06/1/72906 от 23.09.2019
Бумажный авиабилет нужен для отчетности
Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке подтверждения для целей налогообложения прибыли организаций расходов на приобретение проездных документов при направлении работника в командировку и сообщает следующее.
Для целей налога на прибыль организаций расходы должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс), а именно: должны быть экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д., а также приказ о направлении в командировку, подписанный руководителем организации.
В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно пункту 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
На основании пункта 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82 "Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей" (в редакции Приказа Минтранса России от 14.01.2019 № 7) при регистрации пассажира в аэропорту или в пункте регистрации, расположенном за пределами аэропорта, пассажиру выдается посадочный талон.
При регистрации пассажира в электронной форме пассажиру по его выбору перевозчиком предоставляется право:·
-
распечатать посадочный талон самостоятельно;
-
получить посадочный талон, оформленный на бумажном носителе, в аэропорту или в пунктах регистрации, расположенных за пределами аэропорта;
-
использовать посадочный талон, оформленный в электронном виде, в случае, предусмотренном абзацем восьмым настоящего пункта.
Таким образом, после установления Минтрансом России возможности использования пассажирами электронных посадочных талонов у пассажиров по-прежнему остается право получить посадочный талон на бумажном носителе.
При этом посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.
При отсутствии штампа о досмотре на посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.
В случае невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.
В ситуации, когда ни один из вышеуказанных документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.
При этом отмечаем, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.
