Как отразить в 6-НДФЛ нестандартную ситуацию по выплате зарплаты

Письмо Управления ФНС по г. Москве № 220519 от 23.10.2018

В отчете по форме 6-НДФЛ налоговый агент предоставляет общую информацию по всем физическим лицам, которые получили от него доход. Это суммы выплаченных доходов, налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, а также сроки перечисления налога в бюджет. Форма расчета 6-НДФЛ и Порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (далее – Порядок).

Вспомним основные правила, на которые стоит опираться при заполнении этого отчета.

Общий порядок заполнения формы 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ составляют нарастающим итогом за первый квартал, за полугодие, за девять месяцев и за год. Данные берутся из регистров налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 1.1 Порядка).

Отчитаться нужно:

• за первый квартал – не позднее 30 апреля;
• за полугодие – не позднее 31 июля;
• за девять месяцев – не позднее 31 октября;
• за год – не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным.

Расчет состоит из разделов, каждый из которых обязателен для заполнения:

• Титульный лист;
• Раздел 1 «Обобщенные показатели»;
• Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Раздел 1 «Обобщенные показатели»

В Разделе 1 указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Если работодатель выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (периода представления) доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 1, за исключением строк 060 – 090, заполняется для каждой из ставок налога.

По строке 010 нужно указать соответствующую ставку налога, с применением которой исчислены суммы налога.

По строке 020 – сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода. В этой строке указываются все доходы, дата получения которых приходится на период представления расчета.

По строке 025 – сумма начисленного дохода в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 030 – сумма налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода. Если сумма предоставленных работнику вычетов по НДФЛ превышает начисленную ему зарплату, по строке 030 «Сумма налоговых вычетов» указывается только зачтенная сумма вычета, которая равна сумме начисленного дохода, указанная по строке 020 (см. письмо ФНС России от 05.08.2016 № БС-4-11/14373).

По строке 040 – сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей ставке.

По строке 045 – сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 050 – обобщенная по всем иностранным работникам, работающим по патентам, сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

Далее в Разделе 1 указывают сводные показатели по всем ставкам налога.

По строке 060 – общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход.

Напомним, что как одно лицо учитывается:

• человек, получивший в течение одного периода доходы по разным договорам;
• человек, получивший доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам.

По строке 070 – общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

По строке 080 – общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода (например, в случае, когда физлицо получает доход в натуральной форме или в виде материальной выгоды).

По строке 090 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Итоговые показатели по всем ставкам по строкам 060 – 090 заполняются на первой странице Раздела 1.

Раздел 2: даты и суммы

В Разделе 2 указывают даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, предельные сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

В этом разделе нужно отразить:

• по строке 100 – дату фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
• по строке 110 – дату удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;
• по строке 120 – дату, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
• по строке 130 – обобщенную сумму фактически полученных доходов (без вычета НДФЛ) в указанную в строке 100 дату. В эту сумму входит и выплаченный в середине месяца аванс;
• по строке 140 – обобщенную сумму удержанного НДФЛ в указанную в строке 110 дату.

При заполнении Раздела 2 важно помнить, что дата фактического получения дохода – это дата, на которую доход подлежит включению в налоговую базу по НДФЛ. Она зависит от вида дохода.

Дата фактического получения доходов определена в статье 223 НК РФ.

Особые сроки установлены для некоторых видов доходов.

Для заработной платы – это последний день месяца или день увольнения. Причем независимо от того, выпадает указанная дата на выходной или нерабочий праздничный день (см. письмо ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@).

Для материальной выгоды с заемных средств и для командировочных расходов – последний день месяца. Дата фактического получения дохода в виде премий, являющихся составной частью оплаты труда, признается последний день месяца, за который премия была начислена.

Доходы в виде других премий, а также и всех остальных доходов дата фактического получения дохода – это день его выплаты. Значит, при каждой выплате таких доходов у агента возникает обязанность исчислить, удержать НДФЛ, и на следующий день перечислить его в бюджет.

Дата фактического получения доходов указывается по строке 100 Раздела 2 расчета. При этом НДФЛ исчисляется нарастающим итогом на дату фактического получения дохода, а не по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Заполняя Раздел 2 расчета, в строку 110 следует поставить ту дату, когда осуществлены выплаты. Срок перечисления налога (строка 120) – следующий день после даты из строки 110 (или следующий рабочий день, если срок уплаты пришелся на выходной).

Заметим, что в форму 6-НДФЛ информация из платежных поручений не поступает. В строке 140 расчета указывается сумма удержанного налога, и для этого отчета неважно, какая сумма потом перечислена в бюджет.

Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100 - 140 заполняют по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Если начало и окончание операции приходятся на разные отчетные периоды

Мы вспомнили основные правила заполнения формы 6-НДФЛ. Какой общий вывод следует из всего изложенного?

Форма 6-НДФЛ заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря налогового периода.

Датой фактического получения дохода в виде зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена. Удержать исчисленный НДФЛ с дохода в виде зарплаты следует при ее фактической выплате. А перечислить налог с зарплаты в бюджет нужно не позднее дня, следующего за днем ее выплаты.

В Разделе 2 расчета за соответствующий отчетный период отражают те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Внимание: если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в том отчетном периоде, в котором завершена. Момент завершения операции относится к периоду, в котором наступает срок перечисления НДФЛ (п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1 НК РФ, письмо ФНС РФ от 25.01.2017 № БС-4-11/1250@).

Исходя из ситуации, изложенной в обращении, заработная плата работникам за июнь 2018 года выплачена 31.08.2018.

В Разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за I полугодие 2018 года нужно указать:

• по строке 020 «Сумма начисленного дохода» – сумму дохода нарастающим итогом с учетом заработной платы за июнь 2018 года;
• по строке 040 «Сумма исчисленного налога» – исчисленный НДФЛ с этой суммы;
• по строке 070 «Сумма удержанного налога» – сумму удержанного налога по состоянию на 30.06.2018 без учета НДФЛ за июнь 2018 года.

В Разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за I полугодие 2018 года зарплата за июнь не отражается.

Ее нужно отразить в Разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 года так:

• по строке 100 «Дата фактического получения дохода» указывается 30.06.2018;
• по строке 110 «Дата удержания налога» – 31.08.2018;
• по строке 120 «Срок перечисления налога» – 03.09.2018 (1 и 2 сентября – суббота и воскресенье);
• по строке 130 «Сумма фактически полученного дохода» – сумму фактически полученных доходов (без вычета НДФЛ);
• по строке 140 – сумму удержанного налога.