Когда в книге продаж при восстановлении НДС регистрируют справку бухгалтера

Письмо Министерства финансов РФ №03-07-09/73784 от 25.09.2019

В книге продаж документы регистрируют тогда, когда у фирмы возникает обязанность начислить НДС. В большинстве случаев такими документами являются счета-фактуры. Но есть случаи, когда в книге продаж регистрируют не счет-фактуру, а другой документ. 

Что пишут в книге продаж 

В книге продаж регистрируют счета-фактуры, выписанные фирмой. Форма этой книги утверждена Постановлением № 1137 (далее – Правила), а формат для составления в электронном виде - приказом ФНС России от 6 апреля 2018 г. № ММВ-7-6/196@.

Основной принцип заполнения книги продаж такой: документы нужно регистрировать в книге продаж тогда, когда у фирмы возникает обязанность начислить НДС.

НДС начисляют либо в момент отгрузки товара, либо в день получения предоплаты от покупателя (в зависимости от того, какое из этих двух событий произошло раньше). И в том, и в другом случае фирма-продавец выписывает счет-фактуру. В первом случае счет-фактуру регистрируют в книге продаж в день отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Во втором – в день поступления денег на расчетный счет или в кассу. 

Пример.Регистрация предоплаты.

3 сентября ООО «Волна» отгрузил своему покупателю товары стоимостью 300 000 руб. (в том числе НДС – 50 000 руб.).

10 сентября поставщик получил от своего другого покупателя платеж в счет предстоящей отгрузки товаров на сумму 120 000 руб. (в том числе НДС – 20 000 руб.) Отгрузка в счет этого аванса произошла только в октябре. Счета-фактуры бухгалтер «Волны» зарегистрировал в книге продаж так:

- 3 сентября – на сумму 300 000 руб.;

- 10 сентября – на сумму 120 000 руб.

По итогам III квартала сумма НДС к уплате в бюджет составила 70 000 руб. (50 000 + 20 000). 

НДС-вычет 

При выполнении необходимых условий НДС, уплаченный поставщику в составе цены товара, можно принять к вычету. Эти условия перечислены в статье 172 НК РФ:

• товары (работы, услуги) и имущественные права приобретены для производственной деятельности или операций, облагаемых НДС, либо для перепродажи;

• товары оприходованы (приняты к учету);

• у фирмы есть надлежаще оформленный счет-фактура поставщика и соответствующие первичные документы (с выделенной отдельной строкой суммой НДС);

• при ввозе товаров на территорию России НДС уплачен на таможне.

Факт оплаты товаров (работ, услуг, имущественных прав) для применения вычета не имеет значения. 

Пример.Принятие к вычету НДС.

Предположим, фирма начислила по итогам III квартала сумму НДС к уплате в бюджет в размере 300 000 руб.

В этом же периоде компания заплатила своим поставщикам за приобретенные товары 240 000 руб. (в том числе НДС – 40 000 руб.). Все товары были оприходованы на склад, и на все приобретенные товары были получены счета-фактуры.

Поскольку все необходимые условия выполнены, НДС в сумме 40 000 руб. фирма может принять к вычету в III квартале. В учете бухгалтер должен сделать такие проводки:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60

– 200 000 руб. (240 000 − 40 000) – оприходованы материалы на склад;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 40 000 руб. – учтен НДС по оприходованным материалам;

ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДС» КРЕДИТ 19

– 40 000 руб. – НДС принят к вычету.

По итогам III квартала фирма должна заплатить в бюджет 260 000 руб. (300 000 – 40 000).

Восстановление НДС 

В некоторых случаях НДС, принятый к вычету, нужно восстановить. Необходимость возникает в случае, если ранее НДС по этим приобретениям был предъявлен к возмещению, а сами поступившие ценности используются в операциях, по которым НДС начислять не нужно, то есть когда приобретения применяются в операциях:

• не признаваемых реализацией;

• реализуемых вне РФ;

• не облагаемых НДС.

Восстановлению подлежит:

• вся сумма налога - для ТМЦ, работ, услуг;

• величина налога, пропорциональная остаточной стоимости - для основных средств и НМА.

Момент восстановления налога - квартал, в котором приобретения используются в операциях без НДС. Заметим, что восстановленный налог в налоговом учете относят к числу прочих расходов. 

Пример. Как отразить восстановление НДС.

Частная медицинская компания оказывает консультационные и медицинские услуги. С реализации консультационных услуг фирма платит НДС по ставке 20%, а медицинские услуги от этого налога освобождены (п. 2 ст. 149 НК РФ).

В II квартале фирма купила канцтовары на сумму 72 000 руб. (в том числе НДС – 12 000 руб.). Бухгалтер фирмы сделал такие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 72 000 руб. – оплачены канцтовары;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60

– 60 000 руб. – получены канцтовары;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 12 000 руб. – выделен НДС;

ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДС» КРЕДИТ 19

– 12 000 руб. – НДС принят к вычету.

В III квартале часть канцтоваров на сумму 40 000 руб. была списана в подразделение, которое занято оказанием консультационных услуг.

При этом была сделана проводка:

ДЕБЕТ 20 СУБСЧЕТ «КОНСУЛЬТАЦИОННЫЕ УСЛУГИ» КРЕДИТ 10

– 40 000 руб. – списаны канцелярские товары.

Оставшаяся часть канцтоваров на сумму 20 000 руб. поступила в подразделение, занимающееся оказанием медицинских услуг. НДС, относящийся к этим канцтоварам, в сумме 4000 руб. (20 000 руб. х 20%) нужно восстановить в III квартале. Проводки при этом должны быть такими:

ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДС» КРЕДИТ 19

– 4000 руб.(сторно) – восстановлен НДС по канцтоварам, использованным при оказании медицинских услуг;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 19

– 4000 руб. – НДС списан на прочие расходы.

Что писать в книге продаж при восстановлении НДС 

Счета-фактуры, на основании которых НДС был принят к вычету, были ранее зарегистрированы в книге покупок. Восстановление НДС означает, что сумму налога нужно доначислить к уплате в бюджет. Таким образом, нужна запись в книге продаж на сумму налога, подлежащую уплате в бюджет в результате восстановления.

Правила устанавливают порядок регистрации в книге продаж документов при восстановлении НДС. В пункте 14 Правил сказано, что при восстановлении НДС в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 170 НК РФ, в книге продаж регистрируются счета-фактуры, на основании которых суммы НДС приняты к вычету.

Однако по действующим правилам срок хранения счетов-фактур составляет 4 года. При восстановлении НДС в книге продаж нужно регистрировать только те счета-фактуры, у которых к дате использования товаров в не облагаемых НДС операциях срок хранения не истек. Если он истек, в книге продаж можно зарегистрировать справку бухгалтера, где отражена подлежащая восстановлению сумма НДС. На это обратил внимание Минфин в комментируемом письме.