Командировочные расходы можно подтвердить электронным документом

Письмо Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/59877 от 08.08.2019

Расходы работников на служебные командировки учитываются при расчете налога на прибыль организации, если они подтверждены документами, в том числе электронными. При условии, что эти документы отвечают требованиям законодательства.

Документальное оформление командировки

В законодательстве о бухгалтерском учете есть требование о том, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Налоговый учет расходов для целей налога на прибыль возможен только при наличии документов, подтверждающих такие расходы (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При направлении работника в командировку работодатель:

• издает приказ (решение, распоряжение) о направлении работника в командировку;
• отмечает дни командировки работника отмечать в табеле учета рабочего времени.

По возвращении из командировки работник качестве подтверждающих документов должен иметь:

• утвержденный руководителем организации авансовый отчет об израсходованных суммах;
• приложенные к авансовому отчету оправдательные документы (о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой).

Чем подтвердить расходы на проезд

Минфин в комментируемом письме ведет речь о расходах на проезд.

К проездным и сопутствующим документам, подтверждающим период командировки, а также дату пересечения границы (при использовании самолета, поезда, автобуса) относятся:

• авиа- и/или железнодорожные билеты на бумажных носителях, включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;
• маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети;
• документы, подтверждающие оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
• проездные билеты на автобус, подтверждающие дату начала и окончания поездки, ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (в случае загранкомандировки).

Документы, свидетельствующие о фактически осуществленных затратах при пребывании работника в служебной командировке, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ, – отмечает Минфин.

Например, документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, которые установлены правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112).

Требования к первичным документам

Расходы, учитываемые при налогообложении прибыли, должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (ст. 252 НК РФ). В частности, первичными учетными документами (ст. 313 НК РФ). Они должны быть оформлены в соответствии с положениями статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ).

В любом случае форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа (формы);
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и (или) денежном выражении с указанием единиц измерения);
• наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления и их личные подписи. Кроме подписей этих лиц, необходимо указывать их фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

При этом документы могут быть составлены как в бумажном, так и в электронном виде (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

А информация в электронной форме, подписанная простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равным по силе документу на бумажном носителе, заверенному «живой» подписью, если это установлено федеральными законами, нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Об этом сказано в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ). Исключением из этого являются случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Также электронные подписи используются не только при совершении гражданско-правовых сделок, но и при оказании государственных и муниципальных услуг.

Как хранить электронные документы

Законодательство обязует компании хранить первичные документы. Ответственность за их хранение и воспроизведение лежит на налогоплательщике (п. 1, 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Причем сроки хранения не зависят от того, в каком виде составлен документ – бумажном или электронном. Минимальный срок – 5 лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Но как организовать хранение электронных документов?

С 21.09. 2015 действует Приказ Министерства Культуры РФ от 31.03. 2015 № 526 «Об утверждении Правил комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». В нем есть отдельные требования для хранения электронных документов:

• в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
• компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
• компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания.

На практике компании хранят документы в локальных архивах, в специализированных системах электронного документооборота, в облачных архивах и др.

При этом недостаточно просто сохранить электронный документ. Нужно иметь возможность воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи.

И что делать, что документ подлежит длительному хранению, а срок действия сертификата ЭП истек. Ведь он действует всего год, то есть получается, что спустя год юридическая сила документа оказывается под вопросом.

Ответ можно найти в Законе № 63-ФЗ. При проверке подписи сертификат ЭП должен быть либо действующим, либо должны быть доказательства, что он был таковым на момент подписания документа.

Таким образом, сделаем главный вывод. Подтверждающий расходы документ может быть оформлен в электронном виде и заверен цифровой подписью. Но только в случае, если закон или другой нормативный акт не требует обязательной бумажной формы документа. А для организации хранения от компании потребуются определенные технические и финансовые затраты.