.

Налоговый учет: компенсация за использование личного автомобиля

Письмо Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/94971 от 26.12.2018

Для служебных поездок работник может использовать свой личный автомобиль. В этом случае организация может выплачивать ему компенсацию.

Сумму компенсации определяет работодатель по договоренности с работником. Размер компенсации, как правило, зависит от интенсивности использования автомобиля.

Компенсацию назначают с учетом того, что сотрудник должен оплатить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля и т. д. Поэтому, если работник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с оплатой расходов по эксплуатации автомобиля, ему не полагаются.

Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля. Если он управляет автотранспортом по доверенности, он должен представить копию доверенности.

Компенсация выплачивается ежемесячно на основании приказа руководителя организации. В приказе указывают фамилию, имя и отчество лица, который получает компенсацию и ее сумму.

НДФЛ и страховые взносы с компенсаций

Нормы компенсации установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92. Подтвердить расходы водителей, которые используют личный автотранспорт в служебных целях можно путевыми листами (письмо Минфина России от 23.09.2013 г. № 03-03-06/1/39406).

При исчислении НДФЛ раньше, по официальной позиции чиновников, следовало также использовать нормы, указанные в постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92.

В то же время Президиум ВАС в постановлении от 30 января 2007 года № 10627/06 указал на то, что нормы, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 года № 92, предназначены только для расчета налога на прибыль, и их нельзя применять для исчисления других налогов. По мнению судей, на основании статьи 188 Трудового кодекса РФ размер возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяют соглашением сторон трудового договора в письменной форме, и именно эти нормы нужно использовать для расчета НДФЛ.

Одновременно, согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ. Однако для того, чтобы не удерживать НДФЛ с суммы компенсации за использование личного имущества в служебных целях, компания должна иметь документы, которые подтверждают, что имущество принадлежит работнику, и что его используют в интересах фирмы. Также нужно иметь расчеты компенсаций и суммы произведенных расходов (письмо Минфина РФ от 27.02.2013 г. № 03-04-06/5600).

По вопросам применения норм компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях для расчета страховых взносов на ОПС, ОСС, ОМС и взносов «по травме» чиновники выпускали множество писем.

В них указано, что все виды компенсаций в пределах норм, которые установлены законодательством, освобождены от обложения взносами, если связаны с исполнением трудовых обязанностей (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ). При этом не облагаются взносами компенсации и возмещения в полной сумме, установленной соглашением между работодателем и работником (письма Минфина РФ от от 23 января 2018 г. 03-04-05/3235, Минздравсоцразвития РФ от 6 августа 2010 г. № 2538-19, от 26 мая 2010 г. № 1343-19, письмо ПФР от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260).

Обратите внимание, что если автомобиль находится не в собственности работника, а управляется им по доверенности, с компенсации придется заплатить НДФЛ и страховые взносы. Так считает ФНС России в письме от 13 ноября 2018 г. № БС-3-11/8304@.

Налог на прибыль с компенсаций

Компенсацию за использование личных автомобилей в служебных целях учитывают в расходах при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако принять к расходам можно не всю сумму компенсации, а лишь в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Для расчета налога на прибыль суммы компенсации за использование личного транспорта сотрудника учитывают в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных норм:

по легковым автомобилям:

  • при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб.;
  • при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;

по мотоциклам — 600 руб.

Обратите внимание, что нормы расходов на компенсацию за использование личного транспорта уже включают в себя все затраты, связанные с его использованием (ГСМ, ремонт, техобслуживание, мойку и т.д.). Значит, никакие другие суммы компенсации за использование личного транспорта и возмещения расходов не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 26.02.2013 № 03-11-11/82).

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях уменьшает налогооблагаемую базу только при наличии всех подтверждающих документов, которые оформлены надлежащим образом.

Эксперт "НА" Е.П. Соколова
Письмо Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/94971 от 26.12.2018текст документа

Письмо Министерства финансов РФ
№ 03-03-06/1/94971 от 26.12.2018

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо и сообщает следующее.

В целях главы 25 "Налог на прибыль организаций" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

При этом в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (пункт 1 статьи 252 НК РФ).

На основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации.

Нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Таким образом, налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев статьи 252 НК РФ.

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е. помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Настоящее письмо не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативно-правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.


Заместитель директора Департамента А.А.СМИРНОВ

Вверх