Зарегистрируйтесь на сайте и читайте дальше
Вы бесплатно получите доступ на 3 дня ко всем разделам и возможностям бератора.
Если вы являетесь платным клиентом бератора, просто войдите в свой аккаунт.
НДФЛ, страховые взносы с компенсации дистанционным работникам
Письмо Федеральной налоговой службы №СД-4-11/1705@ от 12.02.2021
Компенсации работникам по ТК РФ
ТК РФ предусматривает обязанность работодателей выплачивать работникам денежные компенсации для возмещения затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей. Такие компенсации не относятся к оплате труда - в отличие от компенсаций за особый режим работы или условия на рабочем месте, которые входят в состав заработной платы.
Одна из закрепленных в ТК РФ компенсаций работникам их затрат – это:
- плата за факт использования в интересах и с ведома работодателя имущества, принадлежащего работнику, а также за износ этого имущества;
- возмещение работнику затрат, связанных с использованием в интересах работодателя своего личного имущества – например, инструмента, личного транспорта, оборудования и иных технических средств и материалов.
Возмещение затрат на использование имущества
Обязательность возмещения затрат на использование личного имущества закреплена в постановлениях Правительства РФ применительно к сотрудникам государственных структур, в том числе в отношении:
- персонала учреждений и органов уголовно-исполнительной системы;
- федеральных государственных служащих;
- сотрудников органов внутренних дел.
Что касается коммерческих работодателей, то размер возмещения расходов определяется в письменных соглашениях с работниками.
Возмещение затрат дистанционным работникам
С 01.01.2021 в ТК РФ закреплены новые особенности организации труда дистанционных работников. В новой статье 312.6 ТК РФ говорится, что дистанционный работник, трудоустроенный по трудовому договору о дистанционной работе, вправе использовать для выполнения трудовой функции принадлежащее ему или арендованное им имущество с согласия или ведома работодателя и в интересах работодателя. Это может быть такое имущество, как:
- оборудование;
- программно-технические средства;
- средства защиты информации;
- иные средства.
Со своей стороны, работодатель в таком случае обязан начислить дистанционному работнику плату за использование личного имущества, а также возместить затраты, связанные с использованием этого имущества. Порядок, сроки с размер платы и возмещения должны быть закреплены в локальном акте работодателя, в трудовых договорах или в дополнительных соглашениях к ним. По мнению ФНС России, в локальном документе должны быть также обозначены:
- методика расчета сумм возмещения затрат дистанционным работникам;
- перечень возмещаемых затрат с указанием подтверждающих документов.
При этом размер возмещения затрат должен точно соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с использованием работником личного или арендованного имущества для целей трудовой деятельности.
НДФЛ и взносы при возмещении затрат
Статьями 217 и 422 НК РФ от обложения НДФЛ и страховыми взносами освобождены компенсации, установленные законодательством РФ и связанные с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей. По мнению ФНС России и Минфина России (письмо от 06.11.2020 № 03-04-06/96913), чтобы на основании статьей 217 и 422 НК РФ не удерживать НДФЛ при выплате возмещений дистанционным работникам и не начислять на них страховые взносы, работодателю нужно:
- определить размер возмещения в локальном нормативом акте, трудовом договоре о дистанционной работе или в дополнительном соглашении к нему.
- иметь копии правильно оформленных подтверждающих документов.
Для освобождения от обложения НДФЛ и страховыми взносами документального подтверждения требуют:
- факт приобретения или аренды имущества работником;
- факт использования принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя;
- факт несения работником расходов на эти цели;
- суммы понесенных работником расходов.
При выполнении всех перечисленных условий от обложения НДФЛ и страховыми взносами освобождается возмещение в размере, который закреплен в локальном акте работодателя и в договоре с работником.
Налог на прибыль при возмещении затрат
Минфин России в пункте 1 письма от 11.04.2013 № 03-04-06/11996 разъяснял: чтобы признать в расходах по налогу на прибыль возмещение затрат работника на использование имущества, такие затраты должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Причем для включения в состав расходов размер возмещения не нормируется, кроме случаев использования для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, когда применяется нормирование расходов по правилам подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ.
Пример. Отражение возмещения расходов
ООО «Символ» возмещает дистанционному бухгалтеру документально подтвержденные затраты на электроэнергию при использовании его личного компьютера, составившие за март 500 руб. Такая операция отражается проводками:
Дебет 26 Кредит 73
- 500 руб. – отражены общехозяйственные расходы;
Дебет 73 Кредит 51 (50)
- 500 руб. – выдана компенсация бухгалтеру.
Письмо Федеральной налоговой службы
№СД-4-11/1705@ от 12.02.2021
НДФЛ, страховые взносы с компенсации дистанционным работникам
ФНС России, рассмотрев обращение ООО по вопросу налогообложения компенсационных выплат дистанционным работникам и с учетом изменений, внесенных Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях», сообщает следующее.
Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — Трудовой кодекс).
Статьей 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.
Согласно статье 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В соответствии со статьей 312.6 Трудового кодекса размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также расходов, связанных с их использованием, определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Согласно пункту 1 статьи 210 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.
Вместе с тем перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Кодекса.
В соответствии с пунктом 1 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Кроме того, в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 Кодекса объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов — организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в частности, в рамках трудовых отношений.
Согласно пункту 1 статьи 421 Кодекса база для исчисления страховых взносов для организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Кодекса, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.
На основании положений подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Вместе с тем в соответствии с пунктом 1 статьи 252 Кодекса расходами для целей налогообложения прибыли организаций признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, в целях освобождения от обложения налогом на доходы физических лиц и страховых взносов полученных доходов, а также в целях признания рассматриваемых компенсационных выплат в составе расходов для целей налогообложения прибыли организации необходимы документы, подтверждающие фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
Учитывая изложенное, суммы компенсаций расходов дистанционных работников за использование принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, расходов, связанных с их использованием (далее — суммы компенсаций расходов дистанционных работников), не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в размере, определяемом коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Кроме того, по мнению ФНС России, методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов, их подтверждающих, утверждаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом.
