Зарегистрируйтесь на сайте и читайте дальше
Вы бесплатно получите доступ на 3 дня ко всем разделам и возможностям бератора.
Если вы являетесь платным клиентом бератора, просто войдите в свой аккаунт.
Об обложении страховыми взносами и НДФЛ компенсаций расходов, связанных со служебными поездками работников с разъездным характером работы
Письмо Министерства финансов РФ №03-04-06/107247 от 08.12.2020
Что такое разъездная работа
ТК РФ не раскрывает понятия и не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы. По мнению Минтруда России, разъездной можно считать работу, которая выполняется сотрудником вне места расположения работодателя, причем на постоянной основе (письмо Минтруда России от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047).
При таких условиях служебные поездки сотрудников считаются особенностью условий выполнения работы и не признаются командировками, так как командировки носят временный характер и ограничены определенным сроком (письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ). Причем «разъездной» сотрудник может каждый день после работы возвращаться домой – как делают, например, курьеры, наладчики, работники в сфере коммунального хозяйства и так далее.
В трудовом договоре с сотрудником, принятым на разъездную работу, обязательно должно быть определено:
- место работы – это может быть адрес конкретной организации, ее представительства, филиала, иного обособленного подразделения;
- условие, что работа имеет разъездной характер.
Также сведения о том, что работа носит разъездной характер, нужно внести в должностные инструкции или другие документы, определяющие круг обязанностей сотрудника. А в локальном документе работодателя должен быть приведен перечень профессий, должностей и работ с разъездным характером. Здесь же можно закрепить бланки для учета убытия сотрудников и их возвращения – например, формы журналов.
Такая информация в трудовом договоре и прочих кадровых документах позволит работодателю:
- возмещать сотрудникам с разъездным характером работы расходы, которые следует обязательно компенсировать по правилам трудового законодательства;
- безопасно учитывать такие компенсации при налогообложении.
Компенсации при разъездной работе
Сотрудникам, чья постоянная работа имеет разъездной характер, работодатель в обязательном порядке компенсирует:
- затраты на проезд;
- затраты на проживание, в том числе на наем жилого помещения;
- дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные согласованные с работодателем затраты.
Размеры и порядок возмещения таких затрат по разъездным работам, профессиям и должностям работодатель закрепляет или в трудовом договоре, или в своем локальном акте.
Суточные при разъездной работе
Суточные начисляют на основании табеля учета рабочего времени. Кроме того, работодателю безопаснее иметь правильно оформленные документы, подтверждающие факт пребывания сотрудника вне места своего проживания – например, использованные им проездные билеты или заполненные путевые листы.
Размер суточных в коммерческих организациях максимальным размером не ограничен, конкретные суммы работодатель устанавливает в своем локальном документе. Они могут различаться, например, в зависимости от дальности поездки (в другие города или страны).
Компенсация затрат работника
Хотя максимальных ограничений по сумме компенсаций нет, тем не менее, безопаснее возмещать именно фактические затраты работника, указанные в подтверждающих документах, приложенных к его авансовому отчету. Например, сумма затрат на проезд может быть указана в:
- проездных билетах на автобус, троллейбус, метро;
- путевом и маршрутном листах, в чеках и квитанциях – при использовании сотрудником личной машины.
Что касается затрат на проживание, то их можно узнать, например, из кассового чека гостиницы или выданного ею бланка строгой отчетности.
Страховые взносы и НДФЛ
Из-под обложения НДФЛ, а также страховыми взносами, которые администрирует ФНС России, при разъездной работе выводятся:
- суточные - в размере, установленном локальным актом работодателя;
- компенсация затрат работника – при наличии их документального подтверждения.
В то же время страховые взносы придется начислить, а НДФЛ – удержать из выплат работнику, если в локальном документе или в трудовом договоре нет указания на разъездной характер работы, а также – если работник не передал работодателю документы, подтверждающие понесенные затраты.
Пример. Отражение суточных в бухучете организации
ООО «Символ» при оказании услуг по перевозке выплатило водителю фуры суточные наличными в сумме 1000 руб. за два дня пребывания в рейсе. В учете «Символа» отражены следующие операции:
Дебет 20 Кредит 73
- 1000 руб. – отражены расходы в виде суточных;
Дебет 73 Кредит 50
- 1000 руб. – выданы суточные водителю.
Письмо Министерства финансов РФ
№03-04-06/107247 от 08.12.2020
Об обложении страховыми взносами и НДФЛ компенсаций расходов, связанных со служебными поездками работников с разъездным характером работы
Департамент налоговой политики рассмотрел обращение от 05.10.2020 по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами сумм компенсации организацией расходов, связанных со служебными поездками работников, работа которых носит разъездной характер, и сообщает, что в соответствии с Регламентом Минфина России, утвержденным приказом Минфина России от 14.09.2018 № 194н, в Минфине России, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.
Вместе с тем в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняем следующее.
Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс).
Статьей 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.
Согласно положениям статьи 168.1 Трудового кодекса работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения указанных расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения данных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
В отношении обложения страховыми взносами сообщаем, что положениями подпункта 1 пункта 1 статьи 420 и пункта 1 статьи 421 Кодекса предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.
На основании положений десятого абзаца подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Таким образом, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в случае их документального подтверждения (билеты на проезд, гостиничные счета и т.д.).
В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
При этом суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации.
В отношении обложения налогом на доходы физических лиц указанных доходов сообщаем, что в соответствии с пунктом 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло.
Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Кодекса.
Согласно пункту 1 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено пунктом 1 статьи 217 Кодекса, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, производимые в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на основании пункта 1 статьи 217 Кодекса в случае их документального подтверждения.
При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
При этом суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса сотрудникам организации, работа которых имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются налогом на доходы физических лиц в размере, установленном локальным актом организации.
Настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, направленные налогоплательщикам и (или) налоговым агентам, имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам, налоговым органам и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
