Проверка страховых взносов: как представить документы?

Письмо Федеральной налоговой службы № БС-4-11/13464@ от 10.07.2019

Налоговые инспекторы могут запросить любые документы, необходимые для проверки расчета и уплаты налогов и страховых взносов. В частности, к таким документам относят: налоговые декларации, документы бухгалтерской отчетности, учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, ведомости и др.), договоры (соглашения, контракты), банковские и кассовые документы, накладные на отпуск материальных ценностей, сметы выполненных работ, счета-фактуры и другие документы.

Как могут проверить уплату страховых взносов

Инспектор может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые являются основанием для исчисления страховых взносов, а также подтверждают правильность их расчета. Это могут быть:

• расчетно-платежные ведомости;
• больничные листы;
• документы, необходимые для оформления пособий;
• документы о расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и т. п.

Инспекторы также контролируют обоснованность отраженных выплат, не облагаемых страховыми взносами. Например, оплату пособий по обязательному социальному страхованию.

Как представить документы инспектору?

Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, необходимо представить проверяющим в течение 10 дней со дня получения соответствующего требования.

Сделать это вы можете лично или через представителя, направить по почте заказным письмом или передать в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.

Если у вас нет возможности представить истребуемые документы в срок, то в течение дня, следующего за днем получения требования, письменно уведомите проверяющих о невозможности сделать это. При этом укажите причины и сроки, когда вы можете представить документы.

Ходатайствовать о продлении срока представления документов разрешает пункт 3 статьи 93 Налогового кодекса.

Истребуемые документы представляются налогоплательщиком в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Обратите внимание: если ИФНС предъявляет требование о представлении документов, его нужно обязательно исполнить. Даже если оно было предъявлено вам в последние дни выездной налоговой проверки и срок исполнения этого требования истекает после составления справки об окончании выездной налоговой проверки.

Когда документы составлены в электронном виде

Если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, фирма вправе направить их в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи в порядке, установленном приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.

Представление документов в электронной форме по неустановленным ФНС форматам и (или) на магнитных носителях информации Налоговым кодексом не предусмотрено.

Поэтому когда истребуемый документ составлен в электронной форме не по установленным форматам, то подать документ нужно на бумажном носителе в виде заверенной копии.

Например, если работнику был выписан электронный больничный, работодатель вправе представить налоговикам распечатанную на бумаге копию этого листка нетрудоспособности из информационной системы ФСС. Так разъяснили налоговики в письме ФНС России от 10.07.2019 № БС-4-11/13464@. Этот документ содержит все необходимые сведения для расчета пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. К копии больничного нужно будет приложить расчет больничного пособия.