Зарегистрируйтесь на сайте и читайте дальше
Вы бесплатно получите доступ на 3 дня ко всем разделам и возможностям бератора.
Если вы являетесь платным клиентом бератора, просто войдите в свой аккаунт.
Расходы на проезд не всегда можно отнести к затратам на командировку
Письмо Министерства финансов РФ № 03-04-06/46418 от 25.06.2019
Трудовой кодекс обязывает работодателя возмещать командированным работникам их затраты на проезд. Суммы возмещения сотруднику расходов на проезд к месту командировки и обратно НДФЛ не облагаются. Но в случаях, когда дата возвращения (или отъезда) в командировку не совпадает с датой по приказу, освобождения от НДФЛ может и не быть. Какие это случаи?
Например, работник решил остаться в месте командировки на выходные, чтобы посмотреть достопримечательности, встретиться с родственниками и т.п. Или прямо из места командировки он едет в отпуск, или, наоборот, из отпуска – в командировку. Разберемся, что в таких случаях происходит с НДФЛ.
Командировка и расходы на проезд
Сначала вспомним, что командировка – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по решению работодателя (ст. 166 ТК РФ).
В силу статьи 168 ТК РФ компания обязана компенсировать работнику его затраты на проезд.
Из пункта 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Постановление № 749), следует, что работодатель оплачивает расходы по проезду в командировку и обратно к месту постоянной работы.
Заметим, что к затратам на командировки предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные пунктом 1 статьи 252 НК РФ.
Перечень не облагаемых НДФЛ доходов приведен в статье 217 НК РФ. Среди них значатся компенсационные выплаты, установленные действующим законодательством, в том числе возмещение командировочных расходов, включая затраты на проезд до места командирования и обратно (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Из отпуска в командировку
Итак, ситуация первая. В связи с производственной необходимостью компании потребовалось командировать работника, который находится в отпуске. В общем случае отъезд в командировку осуществляется от места постоянной работы сотрудника (п. 4 Постановления № 749).
Но если работник по служебной необходимости едет в командировку из отпуска и по ее окончании возвращается к месту постоянной работы, возмещение расходов на проезд не облагается НДФЛ.
Это не первые разъяснения финансистов по рассматриваемому вопросу. К аналогичным выводам они приходили и ранее (см. письма Минфина РФ от 09.11.2018 № 03-04-06/80946, от 16.10.2015 № 03-04-06/59443). А в письме от 16.10.2015 № 03-04-06/59443 финансисты указали, что освобождение от налогообложения сумм возмещения расходов на проезд командированных сотрудников не зависит от места их направления в командировку.
Более того, если по окончании командировки работник возвратится к месту отдыха, возмещение его расходов на проезд тоже не будет облагаться НДФЛ (см. письмо Минфина РФ от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545). Ведь в такой ситуации отпуск прерывается исключительно в интересах компании и вызван производственной необходимостью. Данная выплата связана с выполнением работником его трудовых обязанностей, является компенсационной и, соответственно, подпадает под действие пункта 3 статьи 217 НК РФ.
Из командировки в отпуск
Ситуация вторая. Направленный в командировку работник по ее окончании едет в отпуск, не воз-вращаясь к месту постоянной работы.
Минфин указал, что в этом случае у работника возникает экономическая выгода, признаваемая доходом (ст. 41 НК РФ). То есть выбор такого маршрута следования обусловлен исключительно интересами работника. И если организация оплачивает обратную дорогу, она компенсирует работнику возвращение его из места отпуска, а не из служебной командировки. Поэтому в случае оплаты компанией такого проезда у работника возникнет доход в натуральной форме, подлежащий обложению НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). К такому же выводу Минфин приходил в письме от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813. Такие расходы не соответствуют критериям статьи 252 НК РФ.
Пример. Оплата проезда из командировки
Работник фирмы С.С. Петров направлен в командировку в Самару на 8 дней для заключения договора о продаже готовой продукции. Со следующего дня после окончания командировки Петрову предоставляется отпуск за свой счет на 3 календарных дня. Он собирается провести его в Самаре у родственников, а затем вернуться и приступить к работе.
Находясь в командировке, Петров оплатил расходы по найму жилого помещения – 6000 руб. (в том числе НДС – 1000 руб.). Приказом руководителя утверждены нормы суточных при командировках по территории России – 500 руб. Петрову выданы суточные в сумме 4000 руб. (500 руб./дн. × 8 дн.). Расходы на проезд составили 9600 руб., в том числе билет «туда» – 4800 руб. (в т. ч. НДС – 800 руб.). Сумма аванса, выданного Петрову, составила 22 000 руб. Директор принял решение оплатить Петрову стоимость обратного билета.
Бухгалтер сделает в учете такие записи:
Дебет 71 Кредит 50
— 22 000 руб. – выдан аванс на командировку;
Дебет 19 Кредит 71
— 1800 руб. (800 + 1000) – учтен НДС по командировочным расходам;
Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
— 1800 руб. – произведен вычет по НДС;
Дебет 44 Кредит 71
— 12 200 руб. (4800 + 6000 + 4000 – 800 – 1000) – списаны расходы по командировке;
Дебет 70 Кредит 71
— 4800 руб. (9600 – 4800) – отражена стоимость обратного билета, оплаченного за работника;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 624 руб. (4800 руб. х 13%) – удержан НДФЛ с дохода в натуральной форме;
Дебет 50 Кредит 71
— 2400 руб. (22 000 – 12 200 – 4800 – 1600 – 1000) – возвращена сумма неиспользованного аванса в кассу организации.
Выходные в командировке
И, наконец – третья ситуация, связанная с выходными днями в командировке.
Выходные дни, или еженедельный непрерывный отдых, и нерабочие праздничные дни являются временем, течение которого работник освобожден от исполнения трудовых обязанностей. Это время он может использовать по своему усмотрению (ст.106, 107 ТК РФ).
Труд работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни оплачивают в соответствии с трудовым законодательством РФ (п. 5 Постановления № 749).
Работнику положена оплата за работу в выходной или нерабочий праздничный день, проведенный в командировке, если он в такой день:
- специально командирован для работы, что отражено в приказе на командировку;
- привлечен к работе;
- выехал в командировку;
- вернулся из командировки;
- находился в пути к месту командировки или обратно.
Выходные (праздничные) дни в командировке оплачиваются не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ).
Если же работник использует выходные или нерабочие праздничные дни и просто остается в месте командирования, а фирма оплачивает ему проезд от места проведения свободного от работы времени до места работы, то это не приведет к возникновению у работника экономической выгоды. А потому и стоимость обратного билета не будет облагаться НДФЛ.
Аналогичный подход используется при выезде работника к месту командировки до даты ее начала, указали финансисты.
Письмо Министерства финансов РФ
№ 03-04-06/46418 от 25.06.2019
Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, не совпадает с датой начала (окончания) командировки, и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
Пунктом 3 статьи 217 Кодекса предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Феде-рации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
В абзаце двенадцатом данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
В соответствии со статьями 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) выходные дни и нерабочие праздничные дни - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.
При этом согласно статье 166 Трудового кодекса служебная командировка представляет со-бой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
В частности, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования (независимо от продолжительности отпуска), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной статьей 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.
В этом случае оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с подпунктом 1 пункта 2 статьи 211 Кодекса признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в полном объеме в соответствии с положениями статьи 211 Кодекса.
Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.
Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.
Одновременно сообщается, что в случае, если сотрудник организации направляется организацией в место командирования из места нахождения в отпуске, суммы возмещения организацией стоимости проезда сотрудника от места проведения отпуска до места командирования при выполнении установленных условий также не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц на основании вышеуказанной нормы абзаца двенадцатого пункта 3 статьи 217 Кодекса.
При этом, если место проведения отпуска и место командирования сотрудника совпадают, то и соответствующих расходов не осуществляется.
Настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, направленные налогоплательщикам и (или) налоговым агентам, имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам, налоговым органам и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
