Реквизиты УПД: как правильно применить?

Письмо Федеральной налоговой службы № ЕД-4-15/7638 от 22.04.2019

ФНС России предлагает использовать универсальный передаточный документ (УПД). УПД – это фактически счет-фактура и накладная в «одном лице». Его применяют одновременно в целях учета расходов (вместо накладной или акта приемки-передачи работ) и расчетов по НДС (как счет-фактуру).

Какую форму УПД применить?

Форму и рекомендации по заполнению универсального передаточного документа можно взять из письма ФНС России от 21.10.2013 г № ММВ-20-3/96@.

Форму универсальной первичной документации могут применять практически все организации и индивидуальные предприниматели.

Использование УПД позволяет одновременно:

• вести бухгалтерский учет;
• подтверждать затраты для исчисления налога на прибыль организаций;
• заявлять налоговый вычет по НДС.

Так же как и счет-фактуру, этот документ можно передавать в налоговую инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Зависит от статуса

Реквизит «Статус» выбирают из двух вариантов:

• 1 – счет-фактура и передаточный документ (акт);
• 2 – передаточный документ (акт).

То есть поле «Статус» предназначено для того, чтобы обозначить цель использования УПД.

В универсальный передаточный документ со статусом «2» вносят сведения только в те информационные поля, заполнение которых обязательно для группы первичных бухгалтерских документов.

Основную часть УПД занимает счет-фактура. Эта часть УПД должна быть заполнена по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г № 1137.

Имейте в виду, что проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка «обычных» первичных документов и счетов-фактур.

Обязательные реквизиты УПД

ФНС России в комментируемом письме обращает внимание, что в документе необходимо сохранить типовую форму счета-фактуры и обязательные реквизиты УПД, указываемые:

• в счете-фактуре – согласно ст. 169 НК РФ;
• в первичных бухгалтерских документах – согласно перечню, установленному нормами п. 2 ст. 9 Закона о бухучете от 06.12.2011 года № 402-ФЗ.

Закон № 402-ФЗ не требует обязательно применять унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом РФ. Главное – все они должны содержать обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи этих лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Поскольку форма УПД носит рекомендательный характер и не содержит исчерпывающего перечня показателей, его можно дополнять любыми другими показателями для отражения специальных условий сделок. То есть можно включить дополнительные нужные фирме реквизиты.

Право выбора формы УПД для оформления хозяйственной операции законодательство оставляет за организацией. При этом обязательно отразите решение о выбранной форме УПД в учетной политике и утвердите выбранный вариант бланка соответствующим распоряжением руководителя.