Только кассовым чеком расходы не обосновать

Письмо Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/32212 от 30.04.2019

Одним только кассовым чеком расходы не обосновать. Он может только подтвердить факт проведения расчетов. А для подтверждения расходов понадобится другая первичка.

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов, наказуемое штрафами (ст. 120 НК РФ).

Если это грубое нарушение совершено в течение одного налогового периода, то штраф составит 10 000 рублей. Если в течение более одного налогового периода – штраф будет 30 000 рублей. Если нарушение повлекло занижение налоговой базы, штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Налоговый учет по НК РФ

Данные налогового учета у российского налогоплательщика должны отражать, в частности, порядок формирования суммы доходов и расходов и сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.

Формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы, являющиеся документами для налогового учета, в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

• наименование регистра;
• период (дату) составления;
• измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
• наименование хозяйственных операций;
• подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1. первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
2. аналитические регистры налогового учета;
3. расчет налоговой базы.

Порядок ведения налогового учета налогоплательщик устанавливает в учетной политике для целей налогообложения (ст. 313 НК РФ).

Уменьшив сумму доходов на понесенные расходы, получаем величину налоговой базы. Но расходы должны быть подтверждены документами и экономически обоснованы.

Расходы считаются подтвержденными, если есть надлежащим образом оформленные первичные документы, прямо или косвенно свидетельствующие о расходах плательщика.

Обоснование расходов

Расходы по производству и реализации даны в НК РФ. Их перечень не является закрытым и исчерпывающим. Уменьшать прибыль фирмы могут и те расходы, которых в нем нет. Главное, чтобы затраты были связаны с получением дохода.

НК РФ требует, чтобы расходы были обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). И в законе о бухучете сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичными учетными документами (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ).

То есть на тот или иной вид расходов фирмы должны быть документы, которые их подтверждают.

Обязательные реквизиты первичных документов

Закон № 402-ФЗ дает возможность самостоятельно разрабатывать бланки первичных документов, а также использовать унифицированные формы или сочетать те и другие.

В любом случае форма первичного учетного документа должна содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

• наименование документа (формы);
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и (или) денежном выражении с указанием единиц измерения);
• наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и ее оформления, и их личные подписи. Кроме подписей этих лиц, необходимо указывать их фамилии и инициалы, либо иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

Согласно закону о бухучете первичным учетным документом должен быть оформлен каждый факт хозяйственной жизни.

Кассовый чек – первичный документ?

Контрольно-кассовую технику (ККТ) обязаны применять все юридические лица и ИП при осуществлении расчетов, включая безналичные.

Определение термина «расчеты» дано в статье 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее - Закон № 54-ФЗ).

Так, под расчетами понимается прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги, получение предоплаты и/или авансов, их зачет и возврат.

Минфин в комментируемом письме определил кассовый чек, как первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом).

А является ли он первичным документом, подтверждающим факт хозяйственной жизни?

Вспомним обязательные реквизиты чека онлайн-кассы. Их более 20. Вот основные:

• наименование документа;
• порядковый номер за смену;
• дата, время и адрес осуществления расчета;
• наименование организации или фамилия, имя, отчество (при наличии) ИП;
• ИНН;
• применяемая при расчете система налогообложения;
• признак расчета:
• получение денег от покупателя (клиента) – приход;
• возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, – возврат прихода;
• выдача денег покупателю (клиенту) – расход;
• получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, – возврат расхода;
• сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм НДС по этим ставкам;
• форма расчета (наличные деньги или электронные средства платежа);
• наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество;
• должность и фамилия кассира, оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего его покупателю (клиенту);
• регистрационный номер ККТ;
• адрес сайта уполномоченного органа в Интернете, на котором можно проверить подлинность чека;
• номер телефона или адрес электронной почты покупателя (клиента), если он попросил передать ему чек в электронной форме, или адрес в Интернете, где можно получить такой чек;
• адрес электронной почты отправителя кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме, если кассовый чек (бланк строгой отчетности) передан покупателю в электронной форме и др.

Как видите, чек содержит подробнейшую информацию о расчетах. Но его назначение – подтвердить факт осуществления расчета (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ). А вот факт хозяйственной жизни он не подтверждает.

Если в затраты включена стоимость материалов – это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры. Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера – это договор и акт их сдачи-приемки. По командировочным расходам это проездные документы, приказ о направлении в командировку и т. д.

Таким образом, для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли одного только кассового чека недостаточно. Для этого нужны и другие первичные документы.