Трудовые книжки: НДС и расходы

Письмо Министерства финансов РФ №03-03-06/1/30818 от 19.05.2017

Вести, хранить, учитывать и выдавать трудовые книжки и вкладыши в них обязан работодатель. Организации и предприниматели должны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у них свыше пяти дней по основному месту работы. Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ, п. п. 3, 38, 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее - Правила).

Сотруднику, принятому на работу впервые, трудовая книжка оформляется в течение недели со дня приема на работу. В связи с этим работодатель обязан постоянно иметь необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. п. 8, 44 Правил). 

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся как документы строгой отчетности - в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 42 Правил, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Обычно для получения трудовой книжки сотрудник должен внести плату в размере стоимости ее приобретения – кроме случаев утраты или порчи трудовых книжек по вине работодателя (п. п. 47, 48 Правил).

Налог на добавленную стоимость

Выдача работнику трудовой книжки (передача права собственности на нее) является реализацией и облагается НДС по ставке 18 процентов (п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 3 ст. 164 НК РФ). Работодатель определяет налоговую базу на дату оформления трудовой книжки - как стоимость приобретения этого бланка без учета НДС (подп. 1 п. 1 ст. 167, п. 1 ст. 154 НК РФ).

«Входной» НДС, предъявленный продавцом бланков трудовых книжек, можно принять к вычету в обычном порядке (подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 2 ст. 169 НК РФ).

Налог на прибыль

Полученная от сотрудников плата за бланк трудовой книжки или за вкладыш в нее (за вычетом начисленного НДС) включается в состав внереализационных доходов по факту использования бланка (ст. 250 НК РФ, п. 1 письма Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Затраты на покупку бланков включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при их приобретении (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо ФНС России от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

Бухгалтерский учет

Стоимость бланков трудовых книжек и вкладышей в нее отражается на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». При оформлении трудовой книжки или использовании вкладыша стоимость такого бланка списывается со счета 006.

Полученная от сотрудников плата за трудовые книжки учитывается как прочий доход, а стоимость бланков включается в состав прочих расходов на дату их приобретения (письмо Минфина России от 29.01.2008 № 07-05-06/18 "Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год", п. 11, 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, п. п. 7, 16 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).

Пример. Учет бланков трудовой книжки

ООО «Вектор» приобрело пять бланков трудовых книжек по цене 354 рубля (в том числе НДС – 54 рубля) за единицу и оформило одну трудовую книжку вновь принятому работнику. Бухгалтер сделал следующие записи.

При покупке бланков:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 60

– 1500 руб. ((354 – 54) х 5) – стоимость бланков трудовых книжек учтена в качестве прочего расхода;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 270 руб. (54 х 5) – отражен НДС, предъявленный продавцом бланков;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– 270 руб. – принят к вычету НДС;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

- 1770 руб. (354 х 5) – оплачены бланки трудовых книжек;

ДЕБЕТ 006 

- 1500 руб. – бланки трудовых книжек учтены как бланки строгой отчетности.

При выдаче трудовой книжки:

КРЕДИТ 006

– 300 руб. (354 - 54) – оформлена трудовая книжка сотруднику;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

- 54 руб. – начислен НДС при выдаче трудовой книжки;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 91-1

- 354 руб. – отражена задолженность сотрудника по оплате бланка трудовой книжки;

ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 73

– 354 руб. – получена плата за бланк трудовой книжки.