Возмещение расходов не требует применения ККТ

Письмо Министерства финансов РФ № 03-01-15/87763 от 04.12.2018

На денежные суммы, которые поступили от работника в счет возмещения расходов фирмы на трудовую книжку, парковку, услуги связи, чек ККТ пробивать не нужно.

Расчеты в целях применения ККТ

Определение термина «расчеты» дано в статье 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее – Закон № 54-ФЗ).

В это определение включены любые безналичные расчеты, а также операции по зачету авансов, «товарные» займы и бартер.

Расчеты включают в себя:

• прием (получение) и выплату денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги;
• прием ставок, интерактивных ставок и выплату денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей;
• прием (получение) и выплату денежных средств в виде предварительной оплаты и (или) авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и (или) авансов;
• предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг(включая осуществление ломбардами кредитования граждан под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей);
• предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги.

Таким образом, при получении оплаты по операциям, связанным с реализацией товаров, выполнением работ или оказанием услуг, а также иным операциям, указанным в этом закрытом перечне, требуется применять ККТ.

Если сотрудник приобретает товары у работодателя

Если сотрудник рассчитывается с работодателем за товары, работы или услуги наличными деньгами либо в безналичном порядке с использованием электронных средств платежа (оплатой с карты, переводом через клиент-банк и т.д.), ККТ применяется в обычном порядке (см. письмо Минфина РФ от 10.05.2018 № 03-01-15/31240).

При осуществлении расчетов с физическими лицами в безналичном порядке (за исключением расчетов с использованием электронных средств платежа) до 01.07.2019 ККТ можно не применять (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). В частности, при оплате наличными деньгами переводом через отделение банка без открытия счета.

Если физлицо рассчитывается с компанией путем удержания средств из его заработной платы, то необходимость применять ККТ до 01.07.2019 также не возникает. Наличные расчеты в такой ситуации отсутствуют, а данный способ расчета не является расчетом с использованием электронного средства платежа. Его можно рассматривать как встречное представление по заявлению работника.

Однако получение «встречного представления» включено в понятие «расчеты» для целей применения ККТ. Поэтому с 01.07.2019 при расчетах с работниками за товары, работы, услуги в любой форме, в том числе путем удержания из заработной платы, придется применять ККТ (см. письмо ФНС РФ от 14.08.2018 № АС-4-20/15707).

Возмещение расходов

Перечень того, что относится к расчетам в целях применения ККТ, ограничен. При получении оплаты по операциям, не связанным с реализацией товаров, выполнением работ или оказанием услуг, а также иным операциям, не указанным в перечне, применять ККТ не требуется.

Так, здесь не поименованы передача имущественных прав, выплата дивидендов или расчеты по возмещению расходов или ущерба.

Об отсутствии обязанности применять ККТ при возмещении ущерба Минфин РФ писал в письме от 16.10.2017 № 03-01-15/67410.

Возмещение ущерба (ст. 15, 1064 ГК РФ, ст. 232 ТК РФ), включая возврат ошибочно полученных на расчетный счет денежных средств, расчеты с работниками по уплаченным за них административным штрафам и т. п., не квалифицируется как расчеты по оплате товаров, работ, услуг. Поэтому обязанность применять ККТ у получателя средств не возникает.

В комментируемом письме речь идет о возмещении работником расходов работодателя на трудовую книжку, парковку, услуги связи. Это возмещение тоже не является расчетом в понимании Закона № 54-ФЗ. Поэтому пробивать чек ККТ не нужно и в этом случае.