Командировочные расходы

Организации могут «освободить» командировочные расходы от уплаты НДФЛ и страховых взносов, а также учесть при расчете налога на прибыль. Но только при условии их документального подтверждения и в пределах установленных норм.

Так, суточные, выплачиваемые командируемым работникам, компании вправе учитывать в расходах при расчете налога на прибыль в размере фактических затрат. Порядок и размер возмещения этих затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом фирмы. В таком же порядке, то есть в пределах норм, самостоятельно установленных организацией, признаются в налоговом учете и другие командировочные расходы (при условии их обоснованности и документального подтверждения) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

В то же время для целей НДФЛ и страховых взносов суточные нормируются (ограничение для страховых взносов установлено с 1 января 2017 года Федеральным законом от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ). Не удерживают НДФЛ и не начисляют страховые взносы с суточных в следующих размерах: 700 рублей в день при командировках по России, 2500 рублей в день при загранкомандировках.

А как поступить с другими командировочными расходами, произведенными сверх установленных норм или не имеющими документального подтверждения? Попробуем разобраться.

Специалисты Минфина рассмотрели письмо компании, которую интересовал порядок учета командировочных расходов по найму жилья при уплате НДФЛ, налога на прибыль и страховых взносов сверх предельного размера, установленного внутрифирменным нормативным актом (письмо Минфина РФ от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204). Эта фирма в своем Положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов установила, что по письменному заявлению работника с указанием причин перерасхода руководитель может возместить затраты по найму жилья в фактическом размере, но при наличии подтверждающих документов.

Финансисты посчитали, что при наличии письменного заявления работника с указанием причин перерасхода по найму жилья и решения руководителя вся сумма этих затрат освобождается от уплаты НДФЛ и учитывается в расходах по налогу на прибыль. Основание – статья 168 Трудового кодекса, которая обязывает работодателя возмещать сотрудникам расходы по найму жилого помещения в случае направления их в служебную командировку. Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Если учесть, что командировочные расходы не облагаются страховыми взносами по тому же принципу, что и НДФЛ, то перечислять взносы во внебюджетные фонды с сумм превышения расходов на жилье также не придется.

Сотрудник обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением подтверждающих документов в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки (п. 26 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). И лишь отсутствие авансового отчета превращает командировочные расходы в обычный облагаемыми взносами доход (письмо Минфина от 1 февраля 2018 г. № 03-04-06/5808).