.

Найти через поисковый регистр

^ Наверх

Типовые ситуации

Последний раз обновлено:

Кто такие подотчетные лица

Подотчетные лица – работники вашей организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Обратите внимание: издавать приказ с перечнем подотчетных лиц не нужно.

Наличные деньги под отчет выдают на основании приказа руководителя или подписанного им заявления подотчетного лица (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России № 3210-У).

Приказ оформляют на каждую выдачу денег. В нем должны быть указаны ФИО работника, подотчетная сумма, срок ее возврата, дата и номер приказа (Письмо Банка России от 6 сентября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642).

Если деньги выдают на основании заявления подотчетного лица, то руководитель компании на этом заявлении должен написать суммы, сроки выдачи подотчетных средств и поставить свою подпись и дату.

Выдача подотчетных сумм

Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:

  • в качестве аванса на командировочные расходы;
  • на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т. п.).

Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет, сделайте проводку по дебету счета 71:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– выдана работнику из кассы подотчетная сумма.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени фирмы. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одному договору). Это установлено указанием Банка России от 7 октября 2013 года № 3073-У.

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей.

За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Пример

Если работник из подотчетных денег заплатил другой организации наличными по одному договору 100 001 руб. (при лимите расчетов 100 000 руб.), ваше предприятие могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя – на сумму от 4000 до 5000 руб.

Если же сумму, превышающую 100 000 руб., ваш работник внесет в кассу другой организации не по одному, а по разным договорам (например, по договору купли-продажи товаров 50 000 руб., а по договору поставки – 51 000 руб.), никакого нарушения не будет.

Таким образом, подотчетное лицо не может заплатить по одному договору более 100 000 руб., но может иметь под отчетом и более 100 000 руб.

Погашение задолженности по подотчетным суммам

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику).

Целесообразность расходов должна быть проверена и подтверждена руководителем организации.

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через 3 рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражайте по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

ДЕБЕТ 20 (26, 10, 08, ...) КРЕДИТ 71

– произведены расходы за счет денег, выданных ранее под отчет.

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, сделайте проводку:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– возвращены неиспользованные деньги.

Пример

Работник АО «Актив» получил под отчет 1000 руб. для покупки канцтоваров. Он купил в магазине канцтовары на сумму 980 руб., сдал их на склад, а остаток денежных средств (20 руб.) вернул в кассу.

Бухгалтер «Актива» сделал проводки:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– 1000 руб. – выданы средства под отчет;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

– 980 руб. – оприходованы канцтовары на основании авансового отчета работника;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– 20 руб. – принят в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

После выполнения всех операций долга за работником нет, поэтому сальдо по счету 71 по данному работнику равно нулю.

Если работник купил материальные ценности в розничном магазине, налоговая инспекция при проверке может потребовать в качестве подтверждения произведенных расходов не только товарный, но и кассовый чек.

Это требование не распространяется на товары, продажа которых разрешена в розницу без применения ККМ.

Списание невозвращенных сумм

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, сделайте проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

– отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма.

Вы можете удержать эту сумму из заработной платы работника:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94

– невозвращенная подотчетная сумма удержана из зарплаты работника.

Решение о таком удержании фирма может принять не позднее одного месяца после окончания установленного срока возврата аванса, и только с согласия подотчетного лица.

Если долг будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в совокупный доход работника (ст. 209 НК РФ).

Кроме этого, с этой суммы необходимо удержать НДФЛ, начислить взносы во внебюджетные фонды и взносы "по травме".

В судебном порядке подотчетную сумму можно взыскать в течение срока исковой давности, равного трем годам (ст. 196 ГК РФ).



Закажите бератор сейчас, чтобы работать спокойно и уверенно.

Сейчас действует специальная цена на бератор

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по очень выгодной цене
  • Все новые функции и возможности бератора вы будете получать бесплатно!


< Предыдущая страница Следующая страница >
Закажите бератор сейчас
и получите отличный подарок
Заказать бератор