Расходы на форменную одежду

Практически все организации в сфере услуг используют униформу для сотрудников. В их числе те, кто занимается перевозкой пассажиров (авиакомпании, железнодорожные перевозчики, метрополитен), охранные предприятия и предприятия торговли, гостиницы и др. Для некоторых это является обязанностью, закрепленной в отраслевых нормах, но многие самостоятельно решают, закупать униформу для персонала или нет.

Не путайте два понятия – форменная одежда и специальная одежда. Специальная одежда предназначена для того, чтобы уменьшить воздействие на работника вредных и опасных производственных факторов. А форменная одежда в первую очередь предназначена для того, чтобы обозначить принадлежность сотрудника к своей фирме. Она является своего рода рекламой, повышает узнаваемость компании.

Для этого на форме должны быть логотипы компании или другие знаки, которые позволяют определить, что человек в этой форме работает именно в данной фирме. То есть униформа должна быть брендирована.

Сформулируем главное требование к форменной одежде. Она должна содержать наглядную информацию о принадлежности работника к конкретной организации. А для этого должно быть, чтобы:

• форма выполнена в единой цветовой гамме;
• товарный знак, логотип фирмы или иная ее символика нанесены непосредственно на одежду, а не содержатся на значке, галстуке, платке и т. п.

Итак, наличие форменной одежды в компании может быть предусмотрено законодательством, ведомственными документами. Этим и будет подтверждена экономическая обоснованность затрат.

Бывает, что наличие формы требует заказчик (например, охрана, торговля или гостиничный бизнес). В этом случае при заключении договора на оказание услуг в нем необходимо закрепить данное требование.

Но если форма предусматривается внутренними документами компании, обосновать ее будет немного сложнее. Чтобы избежать ненужных споров при налоговых проверках, нужно грамотно прописать свое решение в распорядительных документах фирмы.

Заготовьте приказ или положение об обеспечении сотрудников компании формой или пропишите обеспечение работников униформой в правилах внутреннего трудового распорядка. Укажите:

• должности тех сотрудников, ношение формы для которых является обязательным условием;
• нормы;
• порядок получения и (если это предусмотрено) возврата одежды сотрудником;
• срок ношения (использования);
• порядок учета.

Также в документе нужно предусмотреть вариант обеспечения сотрудников формой, в зависимости от которого нужно будет учитывать затраты в налоговом учете.

Вы можете:

• выдать работникам форму во временное пользование, то есть право собственности на одежду останется у компании;
• передать форму в собственность работника.

В первом случае затраты, связанные с обеспечением работников униформой, нужно будет учитывать в составе материальных или прочих расходов.

Во втором случае - в расходах на оплату труда. При этом выдача форменной одежды должна быть предусмотрена трудовым или коллективным договором.

Если вы покупаете или шьете форму для своих работников, законодательство разрешает принять к бухгалтерскому учету затраты на ее приобретение или производство.

Вам нужно будет решить, принимать расходы к учету единовременно на дату передачи формы работнику или постепенно в течение срока ее использования. Свое решение вы должны записать в учетной политике компании.

В первом случае (при единовременном списании) бухгалтерские проводки будут такими:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60

– получена форменная одежда;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– отражен НДС по форменной одежде;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– оплачена форменная одежда продавцу;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– входной НДС по форменной одежде принят к вычету;

ДЕБЕТ 20 (26) КРЕДИТ 10

– списана стоимость выданной форменной одежды.

При этом необходимо обеспечить контроль за формой, если срок ее использование более года. Например, организовать журнал учета движения и состояния форменной одежды.

Если фирма решит списывать стоимость формы постепенно в течение срока использования равными частями, то к 10 счету следует открыть два субсчета – 10-10 «Форменная одежда на складе» и 10-11 «Форменная одежда в эксплуатации».

Проводки будут такими же, как и при первом варианте, с той разницей, что приходовать форму нужно на счет 10-10. При выдаче формы работникам нужно перевести ее на субсчет «Форменная одежда в эксплуатации» проводкой:

ДЕБЕТ 10-11 КРЕДИТ 10-10

– форменная одежда выдана сотрудникам.

А затем ежемесячно до окончания срока службы униформы делать такую проводку:

ДЕБЕТ 20 (26) КРЕДИТ 10-11

– списана на себестоимость часть форменной одежды.

В налоговом учете принять к учету затраты на форменную одежду можно на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса в качестве материальных расходов или на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса в качестве прочих расходов. А списывать лучше всего так же, как и в бухгалтерском учете.

Кроме расходов на пошив или закупку формы, к учету можно принимать и расходы, связанные с поддержанием формы в надлежащем виде. Это химчистка, дезинфекция, ремонт, подгонка по размеру и т. п.

Но если вы планируете затраты по уходу за форменной одеждой учитывать в налоговых расходах, вам нельзя передавать работникам форму на праве собственности. Если вы по документам передаете форму работникам, следить за одеждой должны они сами. В этом случае учесть затраты на уход за одеждой при расчете налоговой базы по прибыли нельзя.

Если законодательством не установлено, что ваши работники обязаны иметь форменную одежду, вы можете ее выдавать за счет самих работников. Хотя, на практике, это может не понравиться работникам, и у вас могут возникнуть проблемы с набором персонала.

Порядок удержания стоимости форменной одежды из заработной платы работника устанавливают по договоренности между работником и начальством.

Сумма ежемесячного удержания стоимости форменной одежды не может превышать 20% заработной платы работника, причитающейся к выплате.

Удержать стоимость формы вы можете с работника и в случае, когда работник уволился и не вернул ее. Или работник просто испортил форму и т. д.

При удержании стоимости форменной одежды из заработной платы работника сделайте записи:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73-2

– удержана из заработной платы стоимость форменной одежды;

ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 91-1

– стоимость форменной одежды, удержанная из заработной платы работника, отражена в составе прочих доходов.