Какие кассовые документы не нужны при применении онлайн-касс

Для акта о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии включают: главного бухгалтера, старшего кассира, кассира-операциониста, представителя налоговой инспекции.

Также в комиссию могут быть включены специалист центра технического обслуживания (ЦТО) и программист (если в эксплуатацию вводят компьютеризированный кассовый аппарат).

Акт составляют в 2 экземплярах:

• первый экземпляр остается в организации;
• второй экземпляр передают представителю налоговой инспекции.

При необходимости можно оформить еще один экземпляр акта для специалиста центра технического обслуживания.

В акте отражают показания следующих счетчиков контрольно-кассовой машины:

• контрольных (отчета фискальной памяти), которые регистрируют количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули;
• секционных суммирующих;
• главного суммирующего.

В строке «Номер»/«Производителя» указывают номер ККМ, указанный в ее техническом паспорте.

В строке «Номер»/«Регистрационный» приводят номер ККМ, под которым она зарегистрирована в налоговой инспекции (этот номер указан в карточке регистрации контрольно-кассовой машины).

В строке «Основание» указывают причину составления акта (например, «ввод ККМ в эксплуатацию»).

Оформленный акт подписывают все члены комиссии и руководитель организации. Акт хранится в архиве в течение всего срока эксплуатации ККМ.

Вот образец акта:

С кассиром-операционистом, который будет работать на ККМ, нужно заключить договор о полной материальной ответственности. Кроме того, фирма должна под роспись ознакомить его с Положением о порядке ведения кассовых операций (утв. Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Получая наличную оплату за товары (работы, услуги), кассир должен пробить кассовый чек и выдать его покупателю. В чеке должны быть указаны:

• наименование и ИНН фирмы;
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость покупки;
• признак фискального режима (это специальные символы, которые подтверждают, что ККМ зарегистрирована и ее память работает в фискальном режиме).

При работе на ККМ кассир-операционист может формировать различные отчеты. Так, в течение дня можно снимать X-отчет (секционный отчет). Его используют для того, чтобы проверить поступление выручки по каждому отделу (секции) или кассиру в течение смены. X-отчет не влияет на показания денежных счетчиков, поэтому его можно пробивать сколько угодно раз.

В конце рабочего дня (или смены) кассир-операционист должен снять Z-отчет (контрольную ленту). В ней накопительным итогом фиксируется информация о пробитой по ККМ выручке и отражаются суммы, поступившие за день (смену). В один день (смену) можно снимать несколько Z-отчетов.

Показания Z-отчета кассир-операционист отражает в специальном журнале (форма № КМ-4 или КМ-5).

Снятые Z-отчеты нужно хранить в течение 5 лет. Как правило, их подклеивают в специальную тетрадь.

Для журнала кассира-операциониста предусмотрена специальная форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

На каждую ККМ заводят отдельный журнал. На одной строке журнала отражают операции по приходу денег за один рабочий день или смену кассира-операциониста. Журнал заполняет кассир-операционист.

Все листы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе журнала указывают их общее количество.

Количество листов журнала заверяют подписями руководителя, главного бухгалтера, налогового инспектора, зарегистрировавшего ККМ, а также печатью фирмы. В журнале должно быть столько же строк, сколько было снято Z-отчетов.

В начале рабочего дня (смены) кассир-операционист должен заполнить столбец 6 журнала. Здесь приводят показания денежного счетчика машины на начало дня. Показания счетчика заверяют подписями кассира (столбец 7) и представителя администрации (столбец 8).

Столбец 5 (графа «Показания») заполняют только при проверке, перерегистрации ККМ, снятии ККМ с учета или при передаче машины в ремонт. Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания.

Графу «Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп.» заполняют на основании актов, составленных по форме № КМ-3.

В столбце 9 кассир записывает показания денежного счетчика на конец дня. В этот столбец вносят и суммы поступившей безналичной оплаты. При этом в графе 12 указывают количество пластиковых карт, по которым произведена оплата, а в графе 13 – сумму безналичной выручки от продажи продукции (письмо УФНС по г. Москве от 28 марта 2005 г. № 22-12/19995).

В конце каждого рабочего дня журнал подписывают кассир, старший кассир и представитель администрации. Затем кассир-операционист составляет справку-отчет (форма № КМ-6) и вместе с ней сдает выручку старшему кассиру.

Заполненный журнал нужно хранить в архиве фирмы 5 лет. Вот образец журнала:

Для журнала регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ предусмотрена специальная форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Журнал предназначен для учета наличных денег, полученных продавцом, официантом или приемщиком заказов.

На каждую ККМ заводят отдельный журнал. Журнал заполняет сотрудник, работающий с ККМ (например, контролер-кассир).

Все листы журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. На последнем листе журнала указывают их общее количество. Для этого делают запись: «В журнале прошнуровано и пронумеровано ___ листов».

Количество листов журнала заверяют подписями руководителя, главного бухгалтера, налогового инспектора, зарегистрировавшего ККМ, а также печатью организации.

В начале рабочего дня (смены) контролер-кассир должен заполнить столбец 6 журнала. Здесь приводят показания суммирующего денежного счетчика машины на начало дня.

Свои фамилию, имя и отчество контролер-кассир записывает в графе 3 журнала.

Графу «Показания» (столбец 5 «Контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика») заполняют только при проверках, перерегистрации ККМ, снятии ККМ с учета или при передаче машины в ремонт.

Эту графу заполняет сотрудник налоговой инспекции или центра технического обслуживания.

В конце рабочего дня (смены) контролер-кассир должен записать показания суммирующего денежного счетчика на конец дня (столбец 7).

Сумма денежной выручки (графа 9) должна соответствовать разнице между показаниями счетчика на начало и конец рабочего дня (смены).

В конце каждого рабочего дня журнал подписывают кассир-контролер, работники, принимавшие в течение дня наличные деньги, и представитель администрации организации.

Если кассовый аппарат передают для работы в другую организацию или в ремонт, в журнале делают соответствующую отметку (например: «В связи с неисправностью фискальной памяти ККМ сдана в ремонт по акту от 5 октября 2013 г. № 332»).

Заполненный журнал должен храниться в архиве в течение 5 лет.

Вот образец заполнения журнала регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста:

Показания денежных счетчиков ККМ фиксируют в справке-отчете кассира-операциониста (форма № КМ-6). Если организация использует несколько ККМ, то дополнительно составляют сводный отчет о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7).

Для справки-отчета кассира-операциониста предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Отчет ежедневно составляет кассир-операционист в одном экземпляре. В отчете указывают:

• показания суммирующего счетчика ККМ на начало и конец рабочего дня или смены;
• сумму выручки, полученную за рабочий день или смену;
• сумму денег, возвращенных покупателям.

Показания счетчиков на конец и начало дня (смены) заверяет представитель администрации (например, заведующий секцией).

Отчет составляют в конце рабочего дня или смены и сдают старшему кассиру вместе с полученной выручкой. Отчет подписывают кассир-операционист, старший кассир и руководитель организации.

Отчет хранят в архиве в течение 5 лет. Вот образец заполненной справки-отчета кассира-операциониста:

Для учета сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Этот документ составляют, если фирма использует несколько ККМ. В нем указывают показания счетчиков всех машин за прошедший рабочий день.

Бланк ежедневно в одном экземпляре заполняет старший кассир. В нем указывают:

• показания суммирующих счетчиков каждой ККМ на начало и конец рабочего дня или смены (столбцы 6 и 7);
• сумму выручки, полученной с применением ККМ (столбец 8);
• выручку по каждому отделу или секции (столбцы 9, 11 и 13).

Сумма выручки по каждому отделу или секции подтверждается подписями сотрудников, заведующих отделом (секцией). Бланк также подписывают руководитель фирмы и старший кассир.

Заполненный документ вместе со справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными кассовыми ордерами и актами о возврате денежных средств покупателям передают в бухгалтерию. Вот образец заполненной формы:

Если кассир-операционист пробил неправильную сумму или покупатель отказался от приобретенного товара, составляют специальный акт (форма № КМ-3).

Для акта о возврате денег покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии обычно входят три человека. Как правило, туда включают представителя администрации (например, заведующего отделом), старшего кассира и кассира-операциониста.

Акт составляют в одном экземпляре. В акте указывают номера всех ошибочно пробитых чеков ККМ, а также чеков, по которым были возвращены деньги (графа 4 «Номер чека»). Суммы, пробитые по таким чекам, отражают в графе 5 «Сумма чека, руб. коп.».

На всех ошибочных и возвращенных покупателями за рабочий день чеках ставят штамп «Погашено». Чеки приклеивают на лист бумаги и передают в бухгалтерию вместе с актом.

Акт подписывают все члены комиссии и утверждает руководитель фирмы. Его нужно хранить в архиве в течение 5 лет. Вот образец акта:

Фирма может продать ККМ или безвозмездно передать ее другой организации. Перед этим кассовый аппарат нужно снять с учета.

Для этого в налоговую инспекцию нужно подать такие документы:

Этот перечень документов, установлен в пункте 26 приказа Минфина России от 29 июня 2012 года № 94н.

Для снятия кассового аппарата с учета в случаях его поломки или хищения в налоговый орган нужно предоставить не только стандартный перечень документов, но и документ, подтверждающий факт поломки, хищения (п. 86 приказа Минфина России № 94н).

Документы, необходимые для снятия ККМ с учета, можно отправить почтовым отправлением с уведомлением о вручении, представить лично или отправить электронно, например через Единый портал госуслуг.

При снятии с регистрации контрольно-кассовой техники карточка регистрации остается в территориальном налоговом органе и хранится там в течение 5 лет (п. 88 приказа Минфина России № 94н).

Выбытие ККМ оформляют актом о списании основных средств (форма № ОС-4). Если ККМ продана или передана безвозмездно, то для покупателя оформляют акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма № ОС-1).

О том, как оформить эти документы, смотрите ситуацию «Выбытие основных средств» (раздел «Основные средства»).

Если кассовый аппарат передают другой фирме для эксплуатации, то дополнительно оформляют акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма № КМ-2).

Для акта о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию предусмотрен типовой бланк.

Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Как правило, в состав комиссии включают представителя администрации (например, заведующего отделом), старшего кассира, кассира-операциониста.

Акт составляют в присутствии представителя налоговой инспекции, в которой ККМ стоит на учете, и специалиста центра технического обслуживания.

В акте отражают показатели суммирующих денежных счетчиков на момент, когда кассовый аппарат сломался.

О том, что ККМ передана в другую организацию, делают отметку в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) или журнале регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5).

Акт составляют в одном экземпляре и сдают в бухгалтерию.

Акт хранят в архиве фирмы в течение 5 лет.

Вот образец акта: