.
^ Наверх
На странице
Показать

Оформление в штат

Последний раз обновлено:

Штатного работника, как по основному месту работы, так и по совместительству, оформляют по трудовому договору.

Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения человека к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя, если трудовой договор не был надлежащим образом оформлен (ч. 3 ст. 16 ТК РФ).

Заключать трудовой договор можно с лицами, достигшими возраста 16 лет, кроме случаев, предусмотренных законодательством о правовом положении иностранных граждан в РФ (минимальный возраст для иностранца - 18 лет, это установлено статьей 327.1 Трудового кодекса).

Кроме того, с согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки трудовой договор можно заключить и с молодым человеком, достигшим 14 лет, который еще получает общее образование. При этом он может трудиться в свободное от учебы время, выполнять легкую работу, которая не причинит вреда его здоровью и ущерба освоению общеобразовательной программы (ст. 63 ТК РФ).

Заключая трудовой договор с работником, его зачисляют в штат фирмы. В процессе работы он обязан выполнять те трудовые функции, которые указаны в должностной инструкции.

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить сотрудника (под роспись) с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положением об охране труда, о коммерческой тайне и другими документами, непосредственно связанными с трудовой функцией работника. Например, с должностной инструкцией (подробно о ней читайте раздел «Документы по трудовой дисциплине» → подраздел «Как оформить должностные инструкции»).

Кроме того, с работником нужно провести инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, гигиене труда, противопожарной охране и другим правилам по охране труда. Информацию о проведении инструктажа фиксируют в журнале регистрации вводного инструктажа, а затем в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте (читайте о них раздел «Охрана труда»).

Согласно разъяснениям Роструда, данными в письме от 15 мая 2014 года № ПГ/4653-6-1, при приеме на работу знакомить сотрудника со штатным расписанием не обязательно. Этот документ фиксирует распределение труда между работниками организации и не связан непосредственно с трудовой деятельностью. Однако это сделать будет нужно, если обязанность работодателя знакомить сотрудника при приеме на работу со штатным расписанием предусмотрена коллективным договором.

Какие документы должен представить работник

При заключении трудового договора работник может написать заявление. Закон не установил строгой формы такого заявления, поэтому его составляют произвольно.

В тексте заявления должны быть указаны:

  • должность, на которую поступает новый сотрудник;
  • дата, с которой он приступает к работе.

При написании заявления указываются адресат (кому направлено заявление) и составитель (от кого исходит заявление). Составитель ставит свою подпись и дату, когда написано заявление. Уполномоченное на прием сотрудников лицо налагает резолюцию о приеме, а кадровик делает отметку об исполнении.

Вот образец заявления:

siv_2_02_1.png

Резолюция руководителя может выглядеть так:

siv_2_02_2.png

Отметкой об исполнении обычно удостоверяют факт издания приказа о приеме на работу и направлении заявления в личное дело работника.

siv_2_02_3.png

На основании заявления оформляют приказ о зачислении сотрудника на работу и личную карточку на него. Затем с ним заключают трудовой договор.

Об особенностях приема на работу дистанционного работника читайте этот раздел, ситуацию "Оформление дистанционного работника".

Работнику нужно принести паспорт, трудовую книжку и пенсионное страховое свидетельство, а также документы воинского учета – для военнообязанных российских граждан.

Иностранцы документы воинского учета не предъявляют, кроме случаев, установленных федеральными законами, Указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, международными договорами Российской федерации (ст. 327.3 ТК РФ).

Обратите внимание: если человек поступает на работу впервые, то работодатель обязан оформить ему страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и трудовую книжку.

Когда сотрудник устраивается на работу по совместительству, он может трудовую книжку не предъявлять.

Работники, чья деятельность непосредственно связана с продуктами питания, детскими товарами или работающие на транспортных средствах, обязаны представить медицинскую книжку с результатами заключения о состоянии здоровья. Категории работников, которые должны проходить обязательные медицинские осмотры, указаны в статье 213 Трудового кодекса РФ.

Если на работу приходит руководитель высшего звена, необходимо в ФНС России запросить о нем информацию из реестра дисквалифицированных лиц (ст. 32.11 КоАП РФ).

Для трудоустройства на работу в сфере образования, воспитания, развития, отдыха, медицинского обслуживания и т. д. несовершеннолетних (ст. 351.1 ТК РФ) необходимо представить справку от органа МВД России об отсутствии судимости и (или) факта уголовного преследования либо о реабилитации и прекращении уголовного преследования.

Статья 65 ТК РФ, которая определяет документы, предъявляемые при заключении трудового договора, дополнена новым абзацем. Человек, который устраиваются на работу, должен предоставить работодателю справку от органов МВД о том, является ли он или нет подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ. Это требуется в отношении работы, на которую действует запрет о привлечении лиц до окончания срока, в течение которого они считаются подвергнутым административному наказанию.

Еще в 2011 году правительство утвердило список профессий, заниматься которыми наркозависимые лица не могут. Это профессии, где необходимо иметь дело с источником повышенной опасности или с оборотом наркотических и психотропных веществ; учителя и воспитатели; профессии, связанные с управлением транспортными средствами, с оборотом оружия, аварийно-спасательными работами, подводными или подземными работами, верхолазными работами, а также обслуживанием подъемных сооружений и управлением ими.

Какие документы нужны от иностранца

Если на работу поступает иностранный гражданин или лицо без гражданства, они должны наряду с документами, предусмотренными статьей 65 Трудового кодекса, предъявить работодателю (ст. 327.3 ТК РФ):

  • временно пребывающий в Российской Федерации – разрешение на работу или патент; договор (полис) ДМС или договор работодателя с медицинской организацией об оказании первичной медико-санитарной помощи и специализированной медицинской помощи в неотложной форме. Причем полис ДМС требуется также и от граждан стран ЕАЭС (письмо Минтруда РФ от 17 декабря 2015 г. № 16-4/В-823).Исключение - граждане Белоруссии, которым бесплатная медицинская помощь гарантирована Договором о создании Союзного Государства, и дополнительная медицинская страховка для них не обязательна;
  • временно проживающий в Российской Федерации – разрешение на временное проживание;
  • постоянно проживающий в Российской Федерации – вид на жительство.

Обратите внимание: разрешение на работу может быть предъявлено иностранным гражданином или лицом без гражданства работодателю после заключения ими трудового договора, если он необходим для получения разрешения на работу. В этом случае трудовой договор вступает в силу не ранее дня получения иностранным гражданином или лицом без гражданства разрешения на работу и внесения сведений о разрешении на работу в трудовой договор.

Документы об образовании

Если работа сотрудника требует специальных знаний, работодатель вправе потребовать от него документы об образовании или профессиональной подготовке.

Документ должен быть заверен печатью образовательного учреждения. Если у образовательного учреждения есть гербовая печать, изготовленная до 1 сентября 2013 года (до вступления в силу нового закона об образовании, которым отменено требование обязательного проставления на документах об образовании гербовой печати), то ее можно использовать для заверения документов об образовании (письмо Министерства образования и науки РФ от 4 июня 2015 г. № 05-2038).

Иностранный диплом

Нередко российские специалисты получают образование или специальные знания в иностранных государствах.

Чтобы иметь возможность принимать на работу таких специалистов, дипломы, свидетельства, сертификаты, иные документы, полученные за рубежом, должны быть признаны на территории Российской Федерации, то есть легализованы (их подлинность и юридическая сила должны быть подтверждены) и переведены на русский язык (часть 13 ст. 107 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ).

От консульской легализации освобождены документы, выданные на территории государств, подписавших Гаагскую конвенцию от 5 октября 1961 года. Россия, являясь правопреемником СССР, - одна из ее участниц. Но на них должен быть проставлен специальный штамп – Apostille, который проставляется на основании свидетельства о признании документа в России.

Процедуру признания иностранного документа об образовании в России проводит Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор) на основании утвержденного Минобрнауки РФ Административного регламента, утвержденного приказом министерства от 24 декабря 2013 г. № 1391.

Специалист, имеющий документ об образовании иностранного образца (или его представитель по доверенности) должен подать заявление с приложенными к нему следующими документами:

  • оригинал документа об иностранном образовании и (или) квалификации и приложение к нему (если последнее предусмотрено законодательством государства, в котором выдан такой документ);
  • копии документов, удостоверяющих личность заявителя, а также обладателя документа об образовании и (или) квалификации (если обладатель не является заявителем);
  • заверенный в установленном порядке перевод или заверенная надлежащим образом копия (если документ полностью дублируется на русском языке) документа об иностранном образовании и (или) иностранной квалификации и приложения к нему, включая перевод печатей, имеющихся на документе и на приложениях;
  • доверенность, выданная в соответствии со статьей 185 Гражданского кодекса , и ее заверенный в установленном порядке перевод на русский язык (если заявление подается законным представителем обладателя документа об образовании).

Этот пакет документов можно направить в Рособрнадзор лично, по почте или электронно. После принятия заявления оригинал документа об иностранном образовании возвращается.

Вопрос о признании документа иностранного государства об уровне образования и (или) квалификации на территории РФ должен быть решен в течение 45 дней со дня приема документов. Если потребуется получить дополнительные сведения (о содержание образования, форме его получения и т.д.) этот срок может быть продлен, но не более чем на 45 календарных дней.

Результат рассмотрения может быть как положительным, так и отрицательным.

Обратите внимание, что не все документы об образовании, полученном за границей, требуют легализации через Рособрнадзор.

Это документы, полученные в ведущих вузах Австралии, Австрии, Бельгии, Бразилии, Великобритании и Северной Ирландии, Германии, Дании, Израиля, Ирландии, Испании, Италии, Канады, Нидерландов, Новой Зеландии, Норвегии, Сингапура, США, Финляндии, Швейцарии, Швеции, Кореи, Японии (этот перечень утвержден распоряжением Правительства РФ от 30 декабря 2015 г. № 2777-р).

Обязательные документы, которые работник представляет при приеме на работу, включают в его личное дело.

Какие документы оформляет работодатель

Трудовой договор

По закону прием на работу оформляют приказом работодателя, который должен быть издан на основе заключенного с работником трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Заключать трудовой договор со своими работниками должны фирмы, частные предприниматели и работодатели – физические лица. В последнем случае трудовой договор необходимо зарегистрировать в местной администрации.

Нельзя ограничиться лишь заявлением о приеме на работу. Трудовой кодекс требует обязательно оформлять письменный трудовой договор, признавая его основным документом, который удостоверяет трудовые отношения между работником и работодателем.

В трудовом договоре необходимо указать:

  • работника (фамилия, имя, отчество, ИНН);
  • работодателя – название фирмы или фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
  • сведения о документах, удостоверяющих личность;
  • сведения о представителе работодателя, который подписал трудовой договор;
  • место и дату заключения трудового договора.
  • место работы;
  • трудовую функцию, а именно: работу по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы;
  • дату начала работы и срок действия договора;
  • условия оплаты труда;
  • режим труда и отдыха;
  • компенсации за вредную работу;
  • условия, определяющие характер работы;
  • условие об обязательном социальном страховании.

Перечень обязательных (или существенных) условий, которые должен содержать трудовой договор, указан в статье 57 Трудового кодекса. Среди них есть условие о спецоценке.

Как отразить в трудовом договоре обязательное условие о спецоценке

При установлении по результатам проведения специальной оценки условий труда классов (подклассов) условий труда на рабочих местах сведения об этих классах (подклассах) включаются в трудовые договоры, заключаемые с лицами, принимаемыми на работу, после составления отчета о проведении специальной оценки условий труда в отношении соответствующих рабочих мест (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

В трудовые договоры с работниками, заключаемые с 1 января 2014 года, в отношении рабочих мест которых не проводилась специальная проверка условий труда, должны включаться сведения о классах (подклассах) условий труда на рабочих местах, установленных по результатам аттестации рабочих мест, если эти результаты являются действительными на дату заключения трудового договора.

Если соответствующие условия не были внесены в такие трудовые договоры, то трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (часть 3 ст. 57 ТК РФ).

На трудовые договоры, заключенные до 1 января 2014 года, требование об указании в трудовом договоре условий труда на рабочем месте не распространяется. Такие условия могут быть включены в трудовой договор по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ).

Если вы принимаете сотрудника на вновь организованное рабочее место, на котором еще не осуществлялась оценка условий труда, в трудовой договор можно включить общие характеристики рабочего места: описание, используемое оборудование и особенности работы. Когда спецоценка будет завершена, в договор нужно будет внести недостающие сведения: класс (подкласс) условий труда, полагающиеся сотруднику гарантии и компенсации (письмо Минтруда России от 14 июля 2016 г. № 15-1/ООГ-2516).

Дополнительные обязательные условия для трудового договора с иностранцем

В трудовые договоры с работниками - иностранными гражданами или лицами без гражданства, помимо сведений, предусмотренных статьей 57 Трудового кодекса, необходимо включать (ст. 327.2 ТК РФ):

  • по временно пребывающим в Российской Федерации – данные о разрешении на работу или патенте (для «безвизовых» иностранцев);
  • основания для оказания в течение срока действия трудового договора первичной медико-санитарной помощи и специализированной медицинской помощи в неотложной форме (реквизиты договора (полиса) добровольного медицинского страхования, который предъявляет при трудоустройстве сам работник, либо заключенного работодателем с медицинской организацией договора о предоставлении платных медицинских услуг). Срок действия полиса (договора) должен быть не менее срока действия трудового договора (письмо Минтруда РФ от 26 сентября 2016 г. № 16-4/В-465);
  • по временно проживающим в Российской Федерации – данные о разрешении на временное проживание;
  • по постоянно проживающим в Российской Федерации – данные о виде на жительство.

Дополнительные условия трудового договора

Помимо существенных в договор можно включить дополнительные условия. Например, об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой), об обязанности работника отработать после обучения не меньше установленного договором срока (если обучение производилось за счет средств работодателя) и др.

Так, в трудовой договор с заместителем главного бухгалтера можно включить такие условия:

  • во время отсутствия главного бухгалтера на всех документах за него может расписываться заместитель;
  • заместитель замещает главного бухгалтера на время отпуска.

Также в договоре необходимо указать конкретный размер оклада работника. Если же будет включена формулировка «с оплатой согласно штатному расписанию», работник должен быть под расписку с документом ознакомлен. В противном случае трудовая инспекция может расценить это как нарушение трудового законодательства (ст. 68 ТК РФ).

Если работнику установлена оплата труда исходя из МРОТ, то в случае изменения МРОТ с ним нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

В трудовой договор нельзя включать условие о снижении заработной платы за нарушение работником правил внутреннего трудового распорядка или о продолжительности ежегодного отпуска меньше 28 календарных дней. Это может повлечь штраф.

Чтобы убедиться, как работник будет справляться со своими обязанностями, в договор можно включить условие об испытательном сроке (ст. 70 ТК РФ). Причем это условие нужно отразить именно в договоре. Нельзя устанавливать испытательный срок приказом, даже с согласия работника. Если в договоре об испытательном сроке не упомянуто, работник считается принятым на работу без испытания.

Срок испытания для рядовых сотрудников не может превышать трех месяцев. Даже если трудовым договором (незаконно) установлен более длительный испытательный срок, уволить сотрудника, как не выдержавшего испытание, за пределами трех месяцев нельзя (Апелляционное определение Московского областного суда от 8 июня 2015 г. по делу № 33-13330/2015).

Для руководителя фирмы, его заместителя, главного бухгалтера и его заместителей, руководителей обособленных подразделений этот срок может составлять шесть месяцев (ст. 70 ТК РФ).

Если договор заключен на период от двух до шести месяцев, срок испытания не может превышать двух недель.

Для некоторых работников (лиц до 18 лет, беременных женщин и женщин с детьми до полутора лет, молодых специалистов в течение года после окончания учебы и др.) устанавливать срок испытания запрещено. Полный перечень таких работников дан в статье 70 Трудового кодекса.

Обратите внимание: если работник в течение испытательного срока заболеет, этот срок на время болезни приостанавливается.

Если работник не прошел испытание, необходимо письменно сообщить ему об этом за три дня до окончания испытательного срока. Образец такого уведомления приведен далее.

Однако работник может уволиться и сам, написав заявление «по собственному желанию» за три дня до даты увольнения.

Срок трудового договора

При приеме сотрудника на работу работодатель должен определить, какой трудовой договор с ним заключать – срочный (до пяти лет) или на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ).

Трудовой договор составляют в двух экземплярах. И работник, и работодатель должны подписать все страницы трудового договора. Тогда работник не сможет впоследствии заявить, что подписывал совершенно другой договор, а работодатель не внесет без его ведома в договор новые условия.

Срочный трудовой договор

В части первой статьи 59 Трудового кодекса приведен перечень ситуаций, в которых обязательно нужно оформлять срочный договор. Все эти условия обусловлены характером предполагаемой работы.

В частности, срочный трудовой договор заключается на время:

  • исполнения обязанностей отсутствующего работника;
  • выполнения сезонных работ;
  • выполнения временных (до двух месяцев) работ;
  • проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя.

Помимо этого в статье 59 Трудового кодекса выделены случаи, когда можно заключать срочный договор по соглашению сторон. Причем без учета характера предполагаемой работы.

Например, если вы принимаете на работу пенсионера по возрасту, студента очной формы обучения, совместителя, руководителя, главного бухгалтера.

Что касается оформления срочного трудового договора с иностранным работником, временно пребывающим на территории России, то этот случай в Трудовом кодексе не предусмотрен среди обязательных. Срочные договоры с иностранными работниками и лицами без гражданства заключаются на общих основаниях (ст. 327.1 ТК РФ). Это не зависит от того, на какой срок выдан патент, то есть при соблюдении условий, установленных статьей 59 Трудового кодекса, договор будет срочный, при не соблюдении - на неопределенный срок (письмо Роструда от 23 октября 2013 г. № ПГ/9509-6-1).

Однако в связи с истечением срока действия или лишением иностранного работника права на работу договор должен быть расторгнут по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, согласно статье 77 Трудового кодекса.

Вот образец срочного трудового договора:

Срочный договор растрогается, как только истечет срок его действия. Однако работника нужно предупредить об этом письменно не позднее чем за три дня до увольнения.

Вот образец уведомления:

Если же договор закончился, а сотрудник продолжает работать и работодатель не возражает, договор считается продленным на неопределенный срок.

Если отсутствующий работник, обязанности которого были возложены на другого человека в рамках срочного трудового договора, уволился, так и не приступив к работе, оснований для прекращения срочного договора нет, поскольку утрачено условие о его срочном характере. Таким образом срочный договор также преобразовывается в бессрочный (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 15 мая 2015 г. по делу № 33-2752/2015).

Трудовой договор на неопределенный срок

Трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок в двух случаях:

  • если в договоре не указан срок его действия;
  • если договор был заключен на определенный срок, но без достаточных к тому оснований, и это установила трудовая инспекция.

Вот примерная форма бессрочного трудового договора:

Преобразование срочного договора в бессрочный

Закон предусматривает возможность преобразовать срочный договор в бессрочный.

Но бессрочный трудовой договор не может быть преобразован в срочный, в том числе по соглашению сторон (ст. 9 ТК РФ). Исключение – расторжение бессрочного и заключение срочного контракта с госслужащим, которому продлен срок службы сверх предельного возраста (ч. 4 ст. 25 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).

Чтобы оформить преобразование срочного трудового договора в бессрочный, Роструд рекомендует внести соответствующие изменения в трудовой договор, заключив дополнительное соглашение.

Образец:

Регистрация трудовых договоров

Заключенные трудовые договоры регистрируют в журнале регистрации трудовых договоров.

Сотрудник кадровой службы вносит в него записи по мере подписания договоров.

После регистрации один экземпляр договора он передает на руки работнику. На другом, который остается работодателю, он должен написать: «Второй экземпляр получил», поставить свою подпись и дату.

Приведем образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

siv_2_02_13.png

Упрощенный кадровый учет в микропредприятиях

С 2017 года кадровый учет для микропредприятий упрощен (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 348-ФЗ).

Микропредприятием считается юридическое или физическое лицо, отвечающее критериям, установленным Федеральным законом от 24 июля 2007 г. № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации». Это:

  • предприниматель, не привлекавший в предшествующем календарном году наемных работников, при условии, что полученный им «налоговый» доход за предшествующий календарный год в сумме по всем видам деятельности и по всем налоговым режимам не превышает 120 млн. рублей;
  • предприниматели, зарегистрированные в период с 1 августа текущего года по 31 июля года, следующего за текущим годом;
  • индивидуальные предприниматели, применяющие исключительно ПСН;
  • производственные кооперативы, потребительские кооперативы, крестьянские (фермерские) хозяйства, которые были созданы в период с 1 августа текущего календарного года по 31 июля следующего года;
  • хозяйственные общества, если для них одновременно выполняются ограничения:
    • по доле участия государства, общественных, религиозных и благотворительных организаций и фондов, иностранных юридических лиц или юридических лиц, не являющихся субъектами малого и среднего предпринимательства, - не более 49 процентов (пп. «а» п. 1 ч. 1.1 ст. 4 Закона № 209-ФЗ);
    • по среднесписочной численности сотрудников за предшествующий год - до 15 человек (п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Закона № 209-ФЗ);
    • по доходу за предшествующий «налоговый» год в сумме по всем видам деятельности и по всем налоговым режимам - не более 120 млн. рублей (п. 3 ч. 1.1 ст. 4 Закона № 209-ФЗ, п. 1 постановления Правительства РФ от апреля 2016 г. № 265).

Такие предприятия могут полностью или частично отказаться от утверждения локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, таких как:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение об оплате труда и премировании;
  • график сменности и др.

Все условия, регулируемые не применяемыми актами, должны быть включены непосредственно в трудовые договоры с работниками.

Типовая форма трудового договора утверждена постановлением Правительства РФ от 27 августа 2016 года № 858.

При составлении трудового договора по типовой форме нужно учесть следующее.

1. Подпункт «б» пункта 10 и подпункт «з» пункта 13 не применяются к дистанционным работникам.

2. Пункт 18 не применяется к дистанционным работникам и надомникам.

3. Пункты 23 - 26 не применяются к дистанционным работникам.

4. Пункт 27 применяется к работникам - иностранным гражданам с особенностями, установленными федеральными законами и международными договорами РФ.

5. Для иностранных граждан или лиц без гражданства указываются следующие сведения:

  • о разрешении на работу или патенте - при заключении трудового договора с временно пребывающим в РФ иностранным гражданином или лицом без гражданства;
  • о разрешении на временное проживание в РФ - при заключении трудового договора с временно проживающим в РФ иностранным гражданином или лицом без гражданства;
  • о виде на жительство - при заключении трудового договора с постоянно проживающим в РФ иностранным гражданином или лицом без гражданства;
  • реквизиты договора (полиса) добровольного медицинского страхования или заключенного работодателем с медицинской организацией договора о предоставлении платных медицинских услуг с временно пребывающим в РФ иностранным гражданином или лицом без гражданства.

Обратите внимание: чтобы применять упрощенный кадровый учет, микропредприятие должно быть включено в единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. При утрате своего статуса и исключении из реестра микропредприятие должно в течение четырех месяцев оформить все кадровые документы, от ведения которых оно отказалось, находясь в статусе микропредприятия.

Типовая форма трудового договора, утвержденная Постановлением № 858, является обязательной к применению. В то время как само применение упрощенного кадрового учета обязательным не является. На практике у предприятия это означает следующее.

1.Если в действующем микропредприятии трудовые договоры, заключенные с работниками, содержат все требуемые для организации, оплаты труда и предоставления социальных гарантий условия, то изменения трудового договора не требуется.

2.Если микропредприятие решит, что локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, оно будет принимать в дальнейшем и отказываться от них не собирается, то менять тексты заключенных трудовых договоров не требуется.

3.Если микропредприятие решает вести кадровый учет в упрощенном виде, то ему нужно обязательно привести тексты заключенных трудовых договоров в соответствие с типовой формой и включить в них все условия, регулируемые локальными нормативными актами. Трудовые отношения с вновь принимаемыми работниками оформлять на основе типовой формы трудового договора.

Те пункты, которые не нужны конкретному работодателю в отношении конкретного работника, которые не заполняются в связи с характером работы, разрешили исключать. Об этом написал Минтруд России в письме от 30 июня 2017 года № 14-1/В-591. Работодателям предоставили некоторую свободу при оформлении трудовых договоров. Полагаем, что для того, чтобы не исключить лишнего, ориентироваться нужно на примечания к типовому трудовому договору. В них прописано, какие конкретно пункты не применяются к отдельным категориям работников - дистанционным и надомным.

Приказ о приеме на работу

Прием сотрудника на работу оформляют приказом, который издают после заключения трудового договора.

Условия работы, указанные в приказе, должны соответствовать условиям, закрепленным в трудовом договоре.

Приказ о приеме на работу оформляют по форме № Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1. Его подписывает руководитель.

В течение трех дней после издания приказа с ним нужно ознакомить работника, причем под его личную подпись.

Образец оформления приказа о приеме на работу показан далее.

Обратите внимание: при приеме на работу одновременно нескольких работников целесообразно оформлять приказ по форме № Т-1а. Порядок ее заполнения такой же, как формы № Т-1.

Кадровым приказам присваивают буквенный индекс, например «приказ № 113к».

Приказы о приеме на работу обычно хранят в отдельном деле и нумеруют по порядку. В начале каждого календарного года нумерацию начинают с единицы.

Кроме того, приказы о приеме на работу регистрируют в журнале регистрации приказов о приеме на работу. Вот пример его оформления:

siv_2_02_14.png

Штатное расписание

Штатное расписание – это документ, который оформляет структуру предприятия. Он содержит перечень подразделений, наименования должностей в каждом подразделении, количество штатных единиц, оклады по каждой должности, надбавки и месячный фонд заработной платы.

Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяет руководитель фирмы.

Должность, на которую будет принят работник, должна содержаться в штатном расписании и быть вакантна.

Обычно штатное расписание разрабатывает кадровая служба совместно с бухгалтерией, а руководитель его утверждает. Подписывают штатное расписание руководитель кадровой службы и главный бухгалтер фирмы.

Штатное расписание составляют и утверждают ежегодно по состоянию на 1 января. Если в него не вносились изменения или они были незначительны, переутверждать штатное расписание на предстоящий год не обязательно. В этом случае достаточно оформить перечень изменений.

Для штатного расписания предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 (форма № Т-3).

Подробно о том, как оформляют штатное расписание и изменения к нему, читайте раздел «Учет сотрудников» → подраздел «Как составить штатное расписание».

Трудовая книжка

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность человека (часть 1 ст. 66 ТК РФ). По ней исчисляют количество трудового и страхового стажа для расчета назначаемых пенсионных выплат.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлениями Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69.

Если работник поступает на работу впервые, выдать ему трудовую книжку обязан работодатель. Сделать это необходимо в недельный срок со дня приема работника. Книжку оформляют в его присутствии. Не заводить трудовую книжку разрешено по соглашению сторон дистанционного договора (ст. 312.2 ТК РФ).

При дистанционной работе, если записи в трудовую книжку не вносятся, стаж подтвердит дистанционный договор.

В трудовую книжку вносят сведения (часть 4 ст. 66 ТК РФ):

  • о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);
  • о выполняемой им работе;
  • о переводах на другую постоянную работу;
  • о награждениях и поощрениях;
  • об увольнении работника;
  • о прекращения трудового договора.

Взыскания в трудовую книжку не записывают.

Также не вносят в трудовую книжку сведения о переводе работника на временную работу. На это указал Верховный Суд РФ в решении от 1 февраля 2017 года № АКПИ16-1221.

Судьи отметили, что для определения трудового стажа в целях назначения пенсии имеют значение периоды постоянной работы человека у работодателей. При временном переводе работника на другую работу у того же работодателя трудовой договор не расторгается, продолжает действовать, и трудовой стаж работника не прерывается.

Запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу должна быть занесена в трудовую книжку работника, если он проработал на предприятии или у индивидуального предпринимателя больше пяти дней, и эта работа является основной. Днем отсчета считают день, когда сотрудник приступил к работе.

Запись о приеме на работу можно не делать при поступлении на «дистанционную» работу, если это предусмотрено трудовым договором (ст. 312.2 ТК РФ).

Делая запись о приеме на работу, в трудовой книжке книжке указывают:

  • фактическую дату приема работника;
  • название структурного подразделения (отдела), в которое он принят;
  • название должности;
  • дату и номер приказа о приеме на работу.

Вот пример оформления записи о приеме на работу:

siv_2_02_16.png

Внося в трудовую книжку сведения о работодателе, можно использовать штамп: это не противоречит действующему законодательству. По мнению Роструда, штамп приравнивается к записи в трудовой книжке. При этом необходимо, чтобы на нем были указаны полное и при наличии сокращенное наименование организации (письмо Роструда от 19 августа 2015 г. № 1922-6-1).

Сведения о работнике

Сведения о работнике вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Фамилию, имя, отчество и дату рождения пишут полностью.

Сведения о работнике указывают на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (военного билета, заграничного паспорта, водительских прав).

Образование (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее - бакалавриат, высшее - специалитет, магистратура, высшее - подготовка кадров высшей квалификации), профессию или специальность указывают только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома), квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний). Если у работника незаконченное образование (высшее или среднее), запись вносят на основании имеющегося подтверждающего документа (студенческий билет, зачетная книжка, справка из образовательного учреждения и др.).

С 1 января 2014 года дипломы выпускников ВУЗов должны быть оформлены по-новому - согласно образцам, установленным приказом Минобрнауки России от 1 октября 2013 года № 1100 «Об утверждении образцов и описаний документов о высшем образовании и о квалификации и приложений к ним» (письмо Минобрнауки России от 31 января 2014 г. № АК-213/05).

Так должен выглядеть, к примеру, диплом бакалавра (приложение № 1 к приказу № 1100):

siv_2_02_31.png

Дату заполнения трудовой книжки указывают полностью: "25 мая 1986 года", а не "25.05.1986".

После того как все сведения будут внесены, работник должен своей подписью заверить их правильность.

Подписывает титульный лист трудовой книжки работник отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книжек. Затем на отметку М.П. ставят печать компании (если она есть). О проставлении печати организации при ее наличии на титульном листе трудовой книжки сказано в постановлении Минтруда России от 31 октября 2016 года № 588н.

Пример заполнения титульного листа трудовой книжки:

Все изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии и специальности вносит работник, ответственный за ведение трудовых книжек, по последнему месту работы. Каждое изменение должно быть подтверждено документально, например паспортом, свидетельством о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества, со ссылкой на дату и номер этих документов.

Чтобы внести изменения, касающиеся фамилии, имени, отчества, даты рождения, на титульном листе одной чертой нужно зачеркнуть прежние фамилию, имя, отчество, дату рождения и записать новые данные. Ссылки на подтверждающие документы дают на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работника, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью фирмы или ее отдела кадров. Оформить изменение фамилии в трудовой книжке можно так:

Аналогично вносят изменения в сведения об образовании, профессии или специальности работника. Если же их нужно дополнить, новые сведения дописывают рядом (или на следующей строчке). При этом ранее внесенные записи не зачеркивают.

Сведения о работе

Данные о работе вносят в графу 3 «Сведения о работе» трудовой книжки.

Сначала указывают наименование фирмы, в которую поступает на работу сотрудник.

Наименование пишут полностью, в соответствии с учредительными документами фирмы, включая организационно-правовую форму (общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и др.).

Если учредительными документами установлено сокращенное название фирмы и ее организационно-правовой формы, его тоже указывают в «Сведениях о работе» – на следующей строке.

В графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи. Соответственно, если человек впервые поступает на работу, пишут номер 1.

В графе 2 указывают дату приема на работу.

Все записи производят арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год полностью).

В графе 3 на том же уровне, на котором сделаны записи в графах 1 и 2, пишут сведения о принятии или назначении. Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор, дополнительно указывают это структурное подразделение. Название должности, профессии с указанием квалификации должно соответствовать штатному расписанию фирмы.

В графу 4 заносят дату и номер приказа, по которому работник принят на работу. При этом слово «приказ» нужно писать полностью.

Приведем образец оформления сведений о приеме сотрудника на работу:

siv_2_02_19.png

Сведения о награждениях и поощрениях

Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях в трудовые книжки (образца 2004 года) отличается от порядка внесения этих сведений в трудовые книжки старого образца, 1974 года.

В трудовые книжки образца 1974 года в раздел «Сведения о награждениях» вносят сведения о награждениях государственными наградами, в том числе о присвоениях государственных почетных званий на основе соответствующих указов и других решений. А в раздел «Сведения о поощрениях» заносят сведения о награждениях и поощрениях, связанных с работой на предприятии.

В трудовые книжки нового образца (то есть действующие с 1 января 2004 года) все сведения о награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги вносят в раздел «Сведения о награждении».

Обратите внимание: премии, которые предусмотрены системой заработной платы, а также премии, выплачиваемые нерегулярно, в трудовую книжку не вносят.

Чтобы внести в трудовую книжку сведения о награждениях (поощрениях) сотрудника, нужно:

  • в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка написать полное название фирмы. Если учредительными документами фирмы предусмотрено сокращенное ее название, дополнительно нужно указать и его;
  • в графе 1 проставить порядковый номер записи (соответственно, если работник впервые поступил на работу и был впервые награжден (поощрен), пишут номер 1);
  • в графе 2 – дату награждения или поощрения;
  • в графе 3 – кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;
  • в графе 4 – на основании чего внесена запись (со ссылкой на наименование, дату и номер документа).

Приведем образец заполнения этого раздела трудовой книжки:

siv_2_02_20.png

Дубликат трудовой книжкки

Если работник утратил трудовую книжку или вкладыш к ней, то он должен заявить об этом администрации организации, являющейся последним местом его работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления, администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

При оформлении дубликата трудовой книжки, в него обязательно вносятся:

  • сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки. Выдается дубликат трудовой книжки в случае признания недействительными соответствующих записей, внесенных в трудовую книжку у лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления. Работодатель также по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной.

Дубликат трудовой книжки оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В случае если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и тому подобное), работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записей, признанных недействительными.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании изданных ранее приказов (распоряжений).

Если до поступления в данную организацию работник уже имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 вносится запись об общем стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном документами.

В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены печатью. В тех случаях, когда в представленном документе о стаже указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указана дата месяца, то таковой считается 15 число соответствующего месяца.

Возможен вариант, когда документы, подтверждающие стаж вообще отсутствуют, тогда стаж устанавливается по свидетельским показаниям. Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Если трудовая книжка или вкладыш к ней пришли в негодность, то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки. При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки.

В случае массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании такого акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.

Личная карточка (анкета)

Личная карточка (анкета) имеет типовую форму № Т-2. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1.

Личную карточку обычно заполняет сотрудник кадровой службы. Работник не вправе вносить в нее какие-либо записи, кроме подписей.

Карточка состоит из разделов, которые позволяют отражать в ней ту информацию о работнике, которая необходима как для обеспечения его прав, так и соблюдения обязанностей работодателя, установленных Трудовым кодексом:

  • общие сведения: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, пол, гражданство, образование, профессия, знание иностранного языка, стаж работы, семейное положение, дети и близкие родственники, паспортные данные, ИНН и номер свидетельства обязательного пенсионного страхования;
  • сведения о воинском учете;
  • прием на работу и переводы на другую работу;
  • аттестация;
  • повышение квалификации;
  • профессиональная переподготовка;
  • награды (поощрения), почетные звания;
  • отпуск;
  • социальные льготы;
  • дополнительные сведения;
  • основание прекращения трудового договора (увольнения).

При заполнении карточки используют данные приказа о приеме сотрудника на работу, трудового договора, заключенного с ним, паспорта, военного билета, трудовой книжки, документа об образовании, свидетельства о государственном пенсионном обеспечении, свидетельства о постановке на налоговый учет, а также сведения, которые работник сам сообщит о себе.

Рассмотрим основные правила заполнения личной карточки.

Сначала нужно указать наименование фирмы строго в соответствии с ее уставом и учредительными документами. Код по ОКПО следует уточнить в бухгалтерии.

Дату заполнения личной карточки пишут цифрами, например 24.07.2015.

Табельный номер – это внутренний цифровой код работника, который не меняется при любых его перемещениях внутри предприятия вплоть до увольнения. Этот номер не должен превышать шести цифр. Он присваивается работнику при издании приказа о его приеме на работу, а затем воспроизводится в личной карточке.

ИНН проставляют на основании свидетельства о постановке на учет в налоговой инспекции, а номер страхового свидетельства – на основании свидетельства государственного пенсионного страхования.

В графе «Алфавит» ставят первую букву фамилии работника.

Характер и вид работы указывают, руководствуясь трудовым договором и приказом о приеме на работу. Характер работы может содержать информацию: «работа по совместительству», «в порядке перевода из другой организации», «для замещения временно отсутствующего работника» и др. Вид работы может подразумевать основную работу или по совместительству.

Обратите внимание: личную карточку заводят только на работника, принимаемого на работу в штат и на условиях внешнего совместительства. Для внутреннего совместителя карточка не нужна.

Фамилию, имя и отчество работника нужно писать полностью и разборчиво. В случае изменения фамилии старую зачеркивают и вместо нее вписывают новую (на основании подтверждающих документов).

Место рождения указывают строго в соответствии с паспортом. А в поле для кодирования ставят код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО) ОК 019-095, утв. постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 413. Он состоит из трех частей, в которых содержатся коды: 01-32, 33-65, 66-99.

Гражданство записывают полностью на основании паспорта. Эта информация подлежит кодированию по Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) ОК 018-2014, утв. приказом Росстандарта от 12 декабря 2014 г. № 2019-ст (введен с 1 июля 2015 г.; до него действовал ОКИН, утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412). Формулировки и коды должны ему соответствовать:

  • «гражданин Российской Федерации» - код 1;
  • «гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)» - код 2;
  • «иностранный гражданин» - код 3;
  • «лицо без гражданства» - код 4.

Если работник имеет двойное гражданство, в скобках указывают вторую страну. Например: «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (Германия)». Так же поступают с иностранными гражданами: «Иностранный гражданин (Республика Казахстан)».

При заполнении графы «Знание иностранного языка» необходимо придерживаться формулировок, принятых в ОКИН: «владею свободно» - код 3, «читаю и могу объясниться» - код 2, «читаю и перевожу со словарем» - код 1.

Кодировать нужно и язык. Например, если человек читает и может объясняться на английском - нужно проставить «014» и «2».

Информацию об образовании тоже кодируют по ОКИН. В Российской Федерации установлены образовательные уровни (в скобках указываем образовательные уровни, установленные частями 4, 5 статьи 10 Закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»:

  • начальное общее образование;
  • основное общее образование;
  • среднее общее образование;
  • среднее профессиональное образование;
  • высшее образование - бакалавриат;
  • высшее образование - специалитет, магистратура;
  • высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации.

Закон № 273-ФЗ вступил в силу 1 сентября 2013 года. До этой даты действовали иные образовательные уровни. Частью 1 статьи 108 Закона № 273-ФЗ они приравнены к новым образовательным уровням:

Код Образовательные уровни
до 1 сентября 2013 г. с 1 сентября 2013 г.
02 Начальное (общее) образование Начальное общее образование
03 Основное общее образование Основное общее образование
07 Среднее (полное) общее образование Среднее общее образование
10 Начальное профессиональное образование Среднее профессиональное образование по программам подготовки квалифицированных рабочих (служащих)
11 Среднее профессиональное образование Среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена
18 Высшее профессиональное образование - бакалавриат Высшее образование - бакалавриат
18 Высшее профессиональное образование - подготовка специалиста или магистратура Высшее образование - специалитет или магистратура
19 Послевузовское профессиональное образование в аспирантуре (адъюнктуре) Высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре)
19 Послевузовское профессиональное образование в ординатуре Высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации по программам ординатуры
19 Послевузовское профессиональное образование в форме ассистентуры-стажировки Высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации по программам ассистентуры-стажировки

Согласно ОКИН (ОК 018-2014 ) уровни образования имеют следующие коды:

Код Уровни общего образования
01 Дошкольное образование
02 Начальное общее образование
03 Основное общее образование
04 Среднее общее образование
  Уровни профессионального образования
05 Среднее профессиональное образование
06 Высшее образование - бакалавриат
07 Высшее образование - специалитет, магистратура
08 Высшее образование - подготовка кадров высшей квалификации
  Профессиональное обучение
10 Профессиональное обучение
  Дополнительное образование
11 Дополнительное образование детей и взрослых
12 Дополнительное профессиональное образование

В личной карточке уровень образования указывают строго по документу об образовании (аттестату, свидетельству, диплому).

С 1 сентября 2013 года записи о неоконченном высшем образовании делают на основании справок высших образовательных учреждений об обучении или о периоде обучения. Их выдают студентам:

  • не прошедшим итоговую аттестацию;
  • получившим на итоговой аттестации неудовлетворительные результаты;
  • освоившим часть образовательной программы;
  • отчисленным из организации, осуществляющей образовательную деятельность.

Единого образца для такой справки нет, каждое учебное заведение устанавливает свою форму (п. 12 ст. 60 Закона № 273-ФЗ).

Название учебного заведения, а также наименование квалификации и специальности должны соответствовать записям в документе об образовании. А коды квалификации и специальности содержит Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) ОК 009-2003, утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30 сентября 2003 г. № 276-ст.

Специальность - это совокупность знаний, умений и навыков, приобретенных в результате образования и обеспечивающих постановку и решение определенных профессиональных задач.

Код состоит из шести основных знаков. Первый и второй знаки - укрупненные группы подготовки. Третий и четвертый - направление подготовки. Пятый и шестой - специальность.

Для обозначения уровня образования и квалификации могут быть введены два дополнительных знака. Для характеристики уровня образования используются следующие значения:

5 - среднее профессиональное образование;

6 - высшее профессиональное образование.

Уровень квалификации обозначается:

а) для среднего профессионального образования:

1 - базовый уровень подготовки;

2 - повышенный уровень подготовки;

б) для высшего профессионального образования:

2 - бакалавр;

5 - дипломированный специалист;

8 - магистр.

Пример

В дипломе работника указано, что он окончил высшее учебное заведение по специальности «Юриспруденция» с квалификацией «магистр». При заполнении личной карточки следует указать код 03050068, где:

030000 Гуманитарные науки

030500 Юриспруденция

68 Магистр юриспруденции (6 - обозначение высшего профессионального образования, 8 - обозначение магистра).

До вступления в силу Закона № 273-ФЗ были установлены такие формы послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура. Теперь обучение в аспирантуре, адъюнктуре, ординатуре приравнено к высшему образованию по программам подготовки научно-педагогических кадров и кадров высшей квалификации. Обучающимся в аспирантуре, адъюнктуре и ординатуре присваивают код 11, а в докторантуре – 13 (по ОКИН).

В пункте «Профессия» указывают ту профессию, которой владеет работник. Причем не только основную (наиболее интересную для работодателя или с наибольшим опытом работы), но и дополнительную (если есть). Для кодирования используют Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утв. Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367.

Классификатор профессий состоит из двух разделов:

  • профессии рабочих (в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС) и специальными регламентами по отраслям экономики);
  • должности служащих (в соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, действующими регламентами по вопросам оплаты труда с учетом наименований должностей, применяемых в экономике).
Пример

На работу принят сотрудник, профессия которого по документу об образовании - слесарь механосборочных работ. В личной карточке следует проставить код профессии: 18466.

Стаж работы (общий, непрерывный и дающий право на льготы) рассчитывают по записям в трудовой книжке или другим подтверждающим документам (справкам, трудовым договорам и др.). Его пишут полностью, без сокращений.

Состояние в браке в первую очередь определяют по паспорту работника. Если он состоит в браке или разведен, в паспорте должны быть соответствующие отметки (штампы ЗАГСа). В остальных случаях, а также если в паспорте ничего не отмечено, используют формулировки и коды по ОКИН:

  • «холост (не замужем) – никогда не состоял (не состояла в браке)» - код 1;
  • «женат (замужем) – состоит в зарегистрированном браке» - код 2;
  • «состоит в незарегистрированном браке» - код 3;
  • «вдовец (вдова)» - код 4;
  • «разведен (разведена)» - разведен(а) официально (развод зарегистрирован) - код 5;
  • «разошелся (разошлась)» - код 6.

Состав семьи оформляют по данным паспорта и словам работника. Ближайшими родственниками считают родителей, супругов, детей, родных братьев и сестер, а также тех лиц, которые воспитывали (воспитывают) работника. В случае отсутствия близких родственников указывают тех, кого назовет работник (бабушка, дедушка, дядя, тетя и др.).

Паспортные данные указывают в строгом соответствии с паспортом.

Место жительства подразумевает юридический (по паспорту) и фактический адрес проживания (его записывают со слов работника). Если эти адреса совпадают, пишут только адрес прописки в соответствии со штампом регистрации.

Раздел личной карточки «Сведения о воинском учете» заполняют на основании двух документов:

  • военного билета (или выданного взамен него временного удостоверения) – на граждан, пребывающих в запасе;
  • удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, – на граждан, которые подлежат призыву на военную службу.

Порядок заполнения этого раздела приведен в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносят на основании приказов о приеме и переводах, а также заключенного с работником трудового договора. С внесенными записями работник должен обязательно ознакомиться и расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки».

Раздел «Аттестация» заполняют по данным аттестационного листа и протокола заседания аттестационной комиссии. Сначала указывают дату аттестации, затем кратко решение аттестационной комиссии с вынесенной рекомендацией, дату и номер протокола комиссии, а также документ, на основании которого проводили аттестацию (приказ, распоряжение).

Сведения о повышении квалификации берут из документов, выданных работнику после пройденного курса обучения, – удостоверения, свидетельства или диплома. В личной карточке указывают:

  • даты начала и окончания обучения;
  • вид повышения квалификации (обучение, тренинг, стажировка);
  • название образовательного учреждения и место его нахождения;
  • вид выданного документа;
  • документ, на основании которого работник был направлен на повышение квалификации.

Аналогично заполняют сведения о профессиональной переподготовке.

В следующем разделе личной карточки указывают поощрения, вынесенные работнику на предприятии, государственные награды и присвоенные почетные звания. Подтверждают эти сведения документом, на основании которого было произведено награждение, вынесено поощрение или присвоено звание, с указанием даты и номера.

Сведения о награждениях, содержащиеся в трудовой книжке, тоже дублируют в личной карточке.

Учет всех предоставленных работнику отпусков ведут в разделе «Отпуска»: вид отпуска, рабочий период, продолжительность, основание предоставления.

Если работник имеет право по закону на какие-либо льготы, их нужно отразить в личной карточке. Подтверждением могут служить: удостоверение участника войны, справка об инвалидности, индивидуальная программа реабилитации (с 1 апреля 2011 г. действуют формы документов об инвалидности, утв. приказом Минздравсоцразвития РФ от 24 ноября 2010 г. № 1031н), и т. п.

В карточку вносят наименование льготы, кратко описывают ее содержание, указывают дату и номер документа, подтверждающего право на предоставление льгот, а также дают ссылку на нормативный документ, по которому работнику положены льготы.

В раздел «Дополнительные сведения» помещают информацию, которая не вошла в другие разделы личной карточки. Например, об имеющихся водительских правах, о еще неоконченном обучении работника, об изменении его фамилии, имени, отчества, паспорта и др.

Последний раздел личной карточки остается незаполненным вплоть до момента увольнения работника. Когда это произойдет, в карточку вписывают основание увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ), дату увольнения, дату и номер приказа о расторжении трудового договора.

Сотрудник кадровой службы и работник должны поставить свои подписи, после чего карточка будет «закрыта» и передана на хранение в архив компании.

В случае изменения какой-то информации в карточку вносят новые данные. Они должны быть заверены подписью работника отдела кадров или другого уполномоченного на такие действия сотрудника.

Образец заполнения личной карточки.

Личное дело

Все документы, связанные с трудовой деятельностью работника, обычно помещают в личное дело.

Обязательное ведение личного дела предусмотрено только для государственных учреждений (п. 3 ст. 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»). Для коммерческих фирм это условие добровольное. Однако, чтобы всегда иметь точную, полную и объективную информацию о работнике, целесообразнее хранить все документы в его личном деле.

Все документы в личном деле условно можно разделить на две группы:

  • анкетно-биографические и характеризующие документы;
  • дополнительные документы.

К анкетно-биографическим и характеризующим документам относят:

  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкету;
  • автобиографию;
  • копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);
  • личное заявление о приеме на работу или увольнении;
  • выписки из приказов о приеме на работу или увольнении (копии таких приказов);
  • трудовой договор;
  • должностную инструкцию;
  • заявления работника о переводах;
  • представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;
  • выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов);
  • аттестационные листы;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • выписки (копии) из документов о присвоениях почетных званий, ученой степени, награждениях государственными наградами;
  • копии наградных листов.

Дополнительные документы составляют:

  • старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
  • карточки учета поощрений и взысканий;
  • характеристики с прежнего места работы;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления.

В личном деле хранятся персональные данные о работнике. Порядок их получения, хранения и защиты определяет глава 14 Трудового кодекса РФ. Поэтому на фирме должен быть издан приказ, который определяет перечень лиц, имеющих допуск к этой информации, и порядок доступа к ней.

Подробно о том, как формируют и хранят личные дела, а также о порядке составления описи к личному делу читайте раздел «Учет сотрудников» → подраздел «Как оформить личные дела».

Независимая оценка квалификации

Чтобы подтвердить соответствия соискателя на должность (работника) положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным законодательством, с 1 января 2017 года Федеральным законом от 3 июля 2016 г. № 238-ФЗ введена независимая оценка квалификации. Закон установил процедуру проведения независимой оценки, определил состав участников правоотношений и распределил между ними компетенции в данной сфере.

Независимая оценка не применяется в отношении граждан, претендующих на замещение должностей государственной службы, и государственных служащих (п. 4 ст. 1 Закона № 238-ФЗ).

Участниками системы независимой оценки квалификации являются (ст. 3 Закона № 238-ФЗ):

  1. национальный совет - национальный совет при Президенте Российской Федерации по профессиональным квалификациям, который является консультативным органом при Президенте Российской Федерации для рассмотрения вопросов, касающихся развития квалификаций в РФ;
  2. национальное агентство развития квалификаций - автономная некоммерческая организация, созданная в целях обеспечения деятельности по развитию квалификаций в РФ, в состав учредителей которой входят общероссийские объединения работодателей, профессиональных союзов и Российская Федерация, от имени которой функции и полномочия учредителя осуществляют федеральные органы исполнительной власти, уполномоченные Правительством РФ;
  3. советы по профессиональным квалификациям - орган управления, наделенный полномочиями по организации проведения независимой оценки квалификации по определенному виду профессиональной деятельности;
  4. центры оценки квалификаций;
  5. работодатели;
  6. соискатели;
  7. федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.

Независимая оценка квалификации проводится центрами оценки квалификации. Для получения оценки нужно обратиться в центр и пройти там профессиональный экзамен.

Какие документы нужно подать на независимую оценку

Чтобы пройти независимую оценку, сначала нужно заполнить бланк заявления. Форму заявления для прохождения экзамена с целью независимой оценки квалификации и порядок его заполнения утвердил Минтруд Приказом от 2 декабря 2016 г. № 706н . Заявление подается в центр оценки квалификации в составе установленного пакета документов.

В заявлении нужно указать:

  • ФИО соискателя;
  • дату рождения;
  • реквизиты удостоверяющего личность документа;
  • наименование квалификации, по которой будет сдаваться экзамен;
  • контактные данные.

Также нужно указать адрес, на который будет направлено свидетельство о квалификации.

Вместе с заявлением потребуются:

  • копия паспорта;
  • документы, которые необходимые для прохождения конкретного профессионального экзамена.

Перечень документов, необходимых для прохождения соискателем профессионального экзамена по соответствующей квалификации, можно найти в реестре, формируемом центром оценки квалификации. В этом реестре также содержится информация о наименованиях квалификаций и требованиях к квалификации, на соответствие которым проводится оценка, сроки действия свидетельств о квалификации.

Сведения, содержащиеся в реестре, открыты, кроме персональных данных. Доступ граждан и организаций к реестру бесплатный.

Подать заявку на прохождение профессионального экзамена можно на бумаге (лично или через законного представителя) или в электронном виде через Интернет. Заключение по итогам аттестации выносится в течение 30 дней. Сведения о выданных свидетельствах о квалификации вносятся национальным агентством развития квалификаций в реестр (п. 5 ст. 4 Закона № 238-ФЗ).

Результаты спецоценки

По окончании прохождения независимой оценки выдают свидетельство. Форма свидетельства о квалификации, которое выдают по итогам независимой оценки, утверждена приказом Минтруда РФ от 12 декабря 2016 года № 725н. Бланк свидетельства содержит специальный код, позволяющий установить подлинность документа путем сравнения с информацией из реестра.

Если оценка будет неудовлетворительная – направят заключение о прохождении профэкзамена.

На то, чтобы оспорить результаты экзамена, есть 30 календарных дней с даты получения результатов. Работодатель вправе в случае несогласия с решением центра оценки квалификаций подать письменную жалобу в апелляционную комиссию совета по профессиональным квалификациям (п. 6 ст. 4 Закона № 238-ФЗ).

Услуга независимой оценки квалификации платная. Оплатить услугу может и соискатель (работник), и работодатель.

Гарантии и льготы при независимой оценке

Если независимую оценку оплачивает работник, то на стоимость таких услуг он может получить социальный вычет по НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 219 НК РФ). Если за проведение независимой оценки платит работодатель, то расходы на проведение экзамена он сможет учесть в расходах независимо от применяемой системы налогообложения при условии, что сотрудник, сдавший экзамен, работает в компании по трудовому договору. Соискатель при этом облагаемого НДФЛ дохода не получает (п. 21.1 ст. 217 НК РФ). А если он оплатил сдачу экзамена сам, то в сумме фактического расхода ему предоставляется налоговый вычет по НДФЛ. Эти налоговые последствия независимой оценки установлены Федеральным законом от 3 июня 2016 г. № 251-ФЗ, они также действуют с 1 января 2017 года.

Кроме того, Федеральным законом от 3 июля 2016 г. № 239-ФЗ внесены изменения в Трудовой кодекс (действуют с 1 января 2017 г.). Во-первых, закреплены, наряду с правом работников на подготовку и дополнительное профессиональное образование, их право на прохождение независимой оценки квалификации (ст. 197 ТК РФ) и обязанность работодателей при направлении работников на прохождение оценки предоставлять им гарантии, предусмотренные трудовым законодательством (ст. 196 ТК РФ).

На время прохождения независимой оценки квалификации работодатель обязан сохранить за работником рабочее место и выплатить средний заработок по основному месту работы, а в случае, если для сдачи экзамена нужно ехать в другую местность, работодатель обязан оплатить ему командировочные расходы (ст. 187 ТК РФ).



Извините, продолжение доступно только платным пользователям бератора

Сейчас вы можете купить бератор
со скидкой 4 000 рублей!
Ваши преимущества:

  • Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
  • Вы получите бератор по самой выгодной цене
  • Все новые функции и возможности бератора вы будете получать бесплатно!


< Предыдущая страница Следующая страница >
У вас есть вопросы?
Мы вам позвоним