Отпускной сезон без ошибок

Отпускной сезон не за горами. У многих он начинается уже в мае, и совсем скоро нам придется оформлять отпускные документы. Конечно, мы делали это уже не один раз, но никто не застрахован от ошибок и неточностей – они могут нас поджидать там, где мы их совсем не ждем.

Итак: отпуск сотрудника нужно запланировать, предоставить, оплатить и оформить в учете.

Начало отпуска

Работника нужно вовремя уведомить о начале отпуска. Компания утверждает график отпусков за две недели до начала календарного года и тогда же знакомит с ним сотрудников под роспись. Трудовой кодекс требует, чтобы вы извещали работника об отпуске не позднее, чем за две недели до его начала. Это могут быть ознакомительные листы, дополнительная графа в графике отпусков или изданный заранее приказ на отпуск – как вам удобнее. За просрочку уведомления о начале отпуска может быть штраф.

А должен ли работник писать заявление на отпуск?

Бывает, что отпуск по графику не предоставляют и его «по умолчанию» переносят на следующий рабочий год. На такой перенос должно быть письменное согласие сотрудника. При отсутствии – штраф.

Отпуск авансом

Второе опасное место – это отпуск авансом. Признаемся, что в просьбе авансом использовать отпуск полной продолжительности мы чаще всего отказываем, считая, что лучше предоставить отпуск пропорционально отработанному времени. Тогда не нужны будут пересчеты и возвраты денег и налогов, если работник уволится, так и не заработав полный отпуск. Такой подход противоречит трудовому законодательству.

Право использовать полный отпуск возникает у сотрудника через шесть месяцев непрерывной работы независимо от того, шесть или одиннадцать месяцев он отработал. Это и стандартные 28 календарных дней, и дополнительный, и удлиненный основной отпуск.

Но есть отпуск, который все-таки необходимо предоставлять пропорционально отработанному времени

А некоторым категориям сотрудников досрочный отпуск положен

За «пропорциональный» отпуск инспектор оштрафует, как компанию, так и руководителя по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ (50 000 и 5000 рублей соответственно), но имейте в виду, что здесь подтверждением ошибки будет также отсутствие согласия работника. Так что если не хотите предоставлять полный отпуск авансом и сразу, делите его на части - по соглашению с работником.

Как это сделать правильно

Если же сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, отпуск предоставляют полной продолжительности, но с оплатой только отработанных дней.

Выплата отпускных

Следующая опасность – несвоевременная выплата отпускных. Например, документы на отпуск поступили в бухгалтерию с опозданием.

Оплатить отпуск вы должны не позднее чем за три дня до его начала. Исключений из этого правила нет. Даже если сотрудник имеет право на отпуск в удобное для него время и просит уйти со следующего дня, нарушать сроки выплаты нельзя.

Компанию оштрафуют на 50 000 рублей, директора  - на 20 000 рублей (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). При повторном нарушении компания заплатит 100 000 рублей, директор - 30 000 рублей, или он получит дисквалификацию на срок до 3 лет (ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ).

А сотруднику вы должны будете выплатить компенсацию за каждый день просрочки в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от невыплаченных вовремя отпускных (ст. 236 ТК РФ).

Как рассчитать сумму компенсации за задержку выплаты

Что делать, если не укладываемся с выплатой отпускных? Перенести отпуск сотрудника на другой срок. Но он должен попросить об этом в письменной форме.

Проверьте отпускные документы

В приказе на отпуск общую продолжительность отпуска указывают одним числом, но с разделением по периодам. Если одновременно с частью отпуска за текущий год предоставляется неиспользованный остаток прошлогоднего отпуска, в раздел А приказа следует добавить дополнительные строки, чтобы указать предшествующий и следующий рабочие годы.

И не забывайте: отпускные документы не должны противоречить друг другу. Не забывайте вносить информацию об отпуске в табель учета рабочего времени, личную карточку работника и график отпусков.

Что указывать в табеле

Фактические даты отпусков в этих документах должны совпадать. Их трудовая инспекция проверит в первую очередь.