Храните документы правильно

Изменили сроки хранения налоговых, кадровых и других документов.

Новые правила вступят в силу с 18 февраля 2021 года. Организуйте правильно свой документооборот.

Каков новый срок хранения документов

Срок хранения документов увеличили на 1 год.

Теперь не 4, а 5 лет храните документы, которые используете в своей деятельности. Такой срок установлен в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса.

Какие документы надо хранить по новым правилам

В течение 5-ти лет сохраняйте данные бухгалтерского и налогового учета, которые нужны для:

• исчисления и уплаты налогов. Сюда относятся, в том числе, документы о доходах и расходах;
• удержания налогов налоговыми агентами, например, по НДФЛ.

Каких документов не коснулись изменения

Новшества не коснулись сроков хранения документов, установленных специальными законами. Например, о бухгалтерском учете.

По-прежнему не менее 5-ти лет храните:

• первичные учетные документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• бухгалтерскую, финансовую отчетность и аудиторские заключения о ней.

Что делать, если у одного документа разные сроки хранения

Если в разных нормативных актах для одного и того же документа установлены разные сроки хранения, ориентируйтесь на больший срок.

Например, по правилам Росархива больничные листки надо хранить 5 лет (ст. 618 Перечня типовых управленческих архивных документов).

А согласно подпункту 6 пункта 3.4 статьи 23 Налогового кодекса РФ срок хранения документов по страховым взносам, необходимых для их расчета и уплаты, составляет 6 лет.

Учитывайте правила исчисления сроков хранения

Течение 5-летнего срока хранения начинается после налогового (отчетного) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления бухгалтерской, налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, страховых взносов.

А срок хранения документов по амортизируемому имуществу надо исчислять с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Штраф за отсутствие документов

Если инспекция обнаружит, что у вас отсутствуют первичные документы, счета-фактуры или регистры бухгалтерского либо налогового учета, она вправе вас оштрафовать.