Подотчетники под контролем налоговой

Расходы, которые проходят как выданные «под отчет» всегда находятся на особом контроле у налоговиков. Их легко проверить, по ним просто доначислить компании налоги и штрафы, если в документах есть даже незначительные ошибки.

Правильный документ содержит обязательные реквизиты: название и дату, наименование компании (ИП), суть сделки, количественную или денежную сумму операции, должность лица, совершившего операцию, подпись. Дефекты документов могут стать основанием доначисления налога на прибыль, а также взносов и НДФЛ по сотруднику, который предоставил такие неправильно оформленные документы.

Часто совершаемые ошибки и пути решения

1. Бухгалтерия не оформила документы на выдачу подотчетных сумм.
   Решение: не забывайте оформлять выдачу подотчетных денег.
2. Авансовый отчет сдан с нарушением сроков.
   Решение: проинструктируйте работников о сроках сдачи Авансовых отчетов и ведите календарь.
3. Нет приказа, который устанавливает регламент выдачи по безналичному подотчету.
   Решение: Пропишите в учетной политике оба способа выдачи подотчетных сумм: в наличной и безналичной форме.
4. В расходных документах не расшифровано содержание покупки.
   Решение: попросите продавца выдать правильно оформленный товарный чек. Сделайте расшифровку покупки самостоятельно и приложите ее к авансовому отчету вместе с имеющимися первичными документами.
5. Расходы оплачены банковской картой третьего лица.
   Решение: получите от подотчетника объяснительную записку, где он должен описать, почему оплата была произведена не с его карты.

Кому можно выдать деньги под отчет

Список работников, которые могут получать деньги в подотчет, утверждает директор. В него могут входить как штатные работники, так и те, с кем заключены гражданско-правовые договоры. Заявление на выдачу денег под отчет надо брать с работника на каждую требуемую сумму.

Работник оформляет заявление на получение денег под отчет в произвольной форме. В заявлении он указывает сумму наличных и срок их выдачи. Руководитель согласовывает выдачу денег и ставит на заявлении свою подпись и дату.

При выдаче денег из кассы составляют расходный кассовый ордер (форма № КО-2).

Отчет подотчетника

Работник, получивший подотчетную сумму должен представить авансовый отчет (форма № АО-1) и вернуть неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через три рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу.

К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы.

Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы.

Как подтвердить командировочные расходы

Документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет.

Документальным подтверждением командировочных расходов является Авансовый отчет с приложением надлежаще оформленных оправдательных документов:

• приказа о направлении работника в командировку,
• авиа- или железнодорожных билетов,
• счетов из гостиницы,
• иных документов, подтверждающих командировочные расходы.

Если авиа- или железнодорожный билет куплен в бездокументарной форме, т.е. это электронный билет, подтверждением расходов являются:

• для авиаперелета - маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет;
• для поездки на поезде - контрольный купон электронного проездного билета или выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на ж,д транспорте, полученные в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Если командировки в организации – частое явление, и сотрудники осуществляют свои траты по безналичному расчету – составлять авансовые отчеты удобнее в электронном виде. Такой совет Минфин России привел в письме от 12 апреля 2013 года № 03-03-07/12250. Ведь документ в электронной форме, подписанный электронной подписью (простой или усиленной), равносилен бумажному документу.

Для подтверждения расходов по найму помещения нужны документы, подтверждающие факт пребывания в нем данного работника.

Нормы статьи 270 НК РФ не содержат прямого запрета на включение в расчет налоговой базы по налогу на прибыль расходов на неиспользованные билеты, за которые не возвращается оплата.

Если билет потерян, в целях налогообложения его могут заменить иные документы.

Для подтверждения обоснованности произведенных расходов понадобятся следующие документы.

Если работник едет к месту командировки и обратно на личном транспорте, прилагаются документы, подтверждающие как факт проезда на автомобиле, так и понесенные расходы на проезд.

Расходы работника в командировке на проезд в такси можно учесть в составе прочих расходов, если они подтверждены документами.

Как подтвердить расходы на хознужды

Работник, совершающий покупки на хозяйственные нужды фирмы, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными – 100 000 рублей по одному договору.

Если работник нарушит установленный лимит расчетов, ваша организация может быть оштрафована. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на организацию, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя).

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить в бухгалтерию Авансовый отчет и приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы.

При покупке в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.

Если работник приобрел те или иные ценности у физического лица, необходимо составить и приложить к авансовому отчету закупочный акт.