Когда служебные поездки не облагают НДФЛ и взносами

Обратимся к Трудовому и Налоговому кодексам. В Трудовом кодексе сказано, что компенсация это денежная выплата для возмещения работникам затрат при выполнении трудовых обязанностей. Но с условием, что эти обязанности предусмотрены Трудовым кодексом и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

Работодатели обязаны компенсировать своим работникам, находящимся в разъездах, следующие расходы (ст. 168.1 ТК РФ):
•    расходы по проезду;
•    расходы по найму жилого помещения;
•    дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
•    другие расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Размер и порядок возмещения расходов, которые связаны со служебными поездками, должны быть установлены в коллективном или трудовом договоре либо локальном нормативном акте.

Что касается Налогового кодекса, то он освобождает от НДФЛ все виды компенсаций, установленных законодательством. Но только в том случае, если компенсация связана с выполнением работником его трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Значит, если сотрудник по занимаемой должности выполняет разъездную работу, то  возмещение расходов, связанных с его служебными поездками, НДФЛ не облагают.

Разъездной характер работы должен быть обязательно прописан в коллективном договоре, соглашении или любом другом локальном нормативном акте фирмы. Кроме того, все расходы «разъездных» работников должны быть документально подтверждены. Иначе с выплаченной компенсации нужно будет удержать НДФЛ.

Такое же правило действует и для страховых взносов (п. 1 ст. 422 НК РФ). Как и в случае с НДФЛ, взносы не начисляют, только если разъездной характер работы закреплен в коллективном или трудовом договоре либо локальном нормативном акте. Кроме того, расходы работника должны быть документально подтверждены.