Кому нужно подключаться к ГИС перевозочных документов прямо сейчас
С 2022 года запущена государственная информационная система (ГИС) электронных перевозочных документов. Крупные участники рынка перевозок, включая логистические, экспедиционные, транспортные компании и крупные грузоотправители и грузополучатели должны зарегистрироваться в системе и перейти на электронный формат накладных.
Цифровизация перевозок начинается с крупных транспортных и логических компаний. Им нужно подключаться к ГИС в течение 2022 года. Для остальных это станет обязательной нормой с 1 января 2023 года. Так, что большинству можно не торопится и подождать пока система будет полностью отлажена.
Алгоритм работы с электронными накладными несложный. Бухгалтерам, сдающим отчетностью через операторов ЭДО, будет несложно разобраться с электронными накладными.
Переход на электронные накладные состоит из двух этапов:
- Бухгалтерскую программу нужно интегрировать с ГИС через оператора ЭДО из списка, Минтранса.
- Для работников, которые участвуют в приемке, отгрузке, доставке товаров и подписывают накладные нужно оформить за счет компании квалицированные электронные подписи.
- Нужно провести обучение или консультирование работников, участвующих в отгрузке-приемке товаров.
- Подписать соглашения об обмене электронными документами: одно - с транспортной или экспедиционной компанией, второе – с грузоотправителем или грузополучателем.
Алгоритм подготовки электронной транспортной накладной
- Грузоотправитель формирует накладную в своей бухгалтерской системе, которая интегрирована с ГИС.
- В накладной указываются данные о перевозчике, грузополучателе, водителе и параметрах груза.
- Накладная подписывается ответственным за отгрузку квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Сформированная накладная попадает в ГИС. Ее видят в ГИС все участники этой операции: перевозчик и грузополучатель.
- После того, как товар прибыл, Грузополучатель открывает накладную в системе, подтверждает приемку груза и подписывает накладную электронной цифровой подписью со своей стороны.
- Отказ в приемке, замечания вносятся с дополнительные поля системы.
- Подписанная Грузополучателем накладная видна Грузоотправителю и перевозчику в системе.
- Водитель, который непосредственно перевозит груз, может отслеживать документооборот с помощью специального приложения, которое нужно установить на свой смартфон или планшет.
Обратите внимание с 1 марта 2022 года введена в действие новая формат транспортной накладной и образец заполнения. К этой дате в бераторе появится подробное описание всех разделов новой накладной, а к 1 января 2023 года будет детально расписан процесс работы с электронными накладными.