Документы, подтверждающие сумму убытка, нужно хранить больше 5 лет

Фирма обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль на сумму убытков. Письмо Минфина от 28 января 2022 г. № 03-03-06/3/5632.

Общий срок хранения налоговых документов составляет 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Первичные документы, подтверждающие сумму убытка, хранят в течение всего срока переноса убытка (подп. 8 п. 1 ст. 23, п. 4 ст. 283 НК РФ).

По совокупности этих двух норм налогоплательщик должен обеспечить сохранность документов, подтверждающих размер убытков, в течение пяти лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убытка.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2022 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2037 года. При этом в отчетные (налоговые) периоды по 31 декабря 2024 года налоговая база по налогу на прибыль за текущий отчетный (налоговый) период не может быть уменьшена на сумму убытков более чем на 50 процентов.

Если же убыток не переносят, то к хранению документов, подтверждающих его образование, применяют общий порядок хранения документов налогового учета (письмо Минфина от 28 января 2022 г. № 03-03-06/3/5632).

То есть на эти документы распространяется общеустановленный срок хранения (5 лет).

Напомним, сроки хранения документов определяют по Инструкции, утвержденной приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 237.

По общим правилам, началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством. Для налоговых документов это тот год, когда документы последний раз использовали в учете. Срок, исчисляемый годами, истекает 31 декабря последнего года срока хранения.