НДФЛ и взносы с компенсаций дистанционным работникам. О чем нужно помнить?

Дистанционный формат работы получил массовое распространение относительно недавно. Поэтому как у сотрудников, так и у работодателей могут возникать вопросы относительно обложения НДФЛ и взносами компенсаций в пользу специалистов, занятых удаленно. В статье напомним о порядке таких выплат и об особенностях, о которых нельзя забывать.

Общие положения о работе дистанционных работников

Перед тем, как расскажем об особенностях обложения НДФЛ и взносов компенсаций в пользу удаленно занятых сотрудников компании, напомним об основных правилах такого типа работы.

Итак, труд удаленных сотрудников регулируется ТК РФ. Правила этой формы работы определены главой 49.1 ТК РФ.

Названной выше главой определены три основных понятия, которыми нужно руководствоваться работодателям при организации удаленной работы. Перечислим их:

• дистанционная работа – это занятость вне места, которое контролируется работодателем, при этом стороны трудового договора взаимодействуют по «по информационно-коммуникационным сетям общего пользования, включая Интернет»;
• дистанционный работник – это специалист, трудовой договор которого включает условие об удаленной работе;
• трудовой договор о дистанционной работе – это рабочий контракт, который включает в себя все обязательные условия, предусмотренные Трудовым кодексом, и, следовательно, наделяет работников, кроме прочего, всеми правами, установленными трудовым законодательством, с учетом тех особенностей, которые появляются при выполнении трудовых функций удаленно.

Из-за того, что работник выполняет свои трудовые обязанности вне места нахождения работодателя, компания должна компенсировать сотруднику некоторые виды расходов, которых не возникает у специалистов, занятых на территории работодателя.

Читайте также: «Как вызвать дистанционного работника в офис?»

Компенсация расходов дистанционных сотрудников

Статьей 312.6 Трудового кодекса определены особенности организации труда специалистов, которые трудятся дистанционно, в том числе порядок компенсаций, которые могут получать работники.

В частности, названной нормой закреплено, что «работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами» (цитата по ТК РФ). При этом возможен и другой вариант. Удаленный работник с ведома работодателя может использовать для выполнения своих трудовых задач собственное или арендованное оборудование, а также программно-технические средства, средства защиты информации и т. д. Компания в свою очередь должна выплатить специалисту компенсацию в связи с указанными выше расходами.

Правила и порядок выплаты таких компенсаций стороны должны закрепить в ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Читайте также: «Когда удаленного работника можно перевести в офис решением компании?»

Как определить сумму компенсаций?

Итак, выплачивать дистанционному работнику компенсации за использование оборудования и средств, необходимых для выполнения трудовой функции, работодателя обязывает ТК РФ. Может возникнуть вопрос: как определить суммы компенсаций? Ответ на этот вопрос дала ФНС России в письме от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@. «<…> методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов, их подтверждающих, утверждаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом», – указало налоговое ведомство.

ФНС России в названном письме обращает внимание на необходимость иметь подтверждающие такие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, накладные и другие бумаги. Подробнее о том, какие бумаги, подтверждают траты, работник может передать компании, смотрите в Таблице 1.

Таблица 1. Подтверждающие документы для расходов дистанционных работников

Расходы	Сумма компенсации	Подтверждающий документ
Компьютерная техника	исходя из расчетной суммы амортизации по оборудованию (в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1); определением фиксированной суммы компенсации	Документы, подтверждающие покупку (например, чек) или аренду техники (договор на аренду)
Интернет	с учетом количества дней и часов рабочего времени сотрудника, проведенного в Интернете (на основании отчетов от провайдеров); определением фиксированной суммы компенсации	Договор с провайдером связи, акты об оказании услуг, счета или квитанции об оплате доступа в Интернет
Мобильная связь	путем выделения рабочих звонков из общего количества или расчета их процента в общем количестве разговоров (на основании детализации вызовов); определением фиксированной суммы компенсации	Акты об оказании услуг, счета или квитанции об оплате услуг
Электричество	с учетом количества дней и часов рабочего времени сотрудника; определением фиксированной суммы компенсации	Квитанции об оплате коммунальных услуг
Расходные материалы, канцелярия	Определение размера компенсации путем установления фиксированной суммы	Чеки на оплату

Читайте также: «В трудовой договор можно включить пункт о сроке отправки документов»

НДФЛ и взносы с сумм компенсаций

Далее давайте рассмотрим порядок обложения выплачиваемых работнику компенсаций налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами.

Согласно пункту 1 статьи 216 Налогового кодекса НДФЛ не облагаются все виды компенсационных выплат, которые установлены законодательно и связаны в том числе с исполнением налогоплательщиком своих трудовых обязанностей.

Такое же правило действует и в отношении взносов. Взносами не облагаются все виды установленных законом компенсационных выплат в пределах установленных норм. Соответствующее правило установлено подпунктом 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса.

При этом важно помнить, что размер выплаты должен быть установлен коллективным договором, ЛНА, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему.

Такую позицию ранее неоднократно выражал, например, Минфин России в письмах от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895, от 11.01.2022 № 03-04-06/263.

Обратите внимание! Законодательно установлено ограничение на предельные суммы компенсаций. Так, согласно поправкам, внесенным Федеральным законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ в статью 217 Налогового кодекса, максимально возможная сумма компенсации дистанционному работнику в случае, если расходы специалиста не подтверждены документально, составляет 35 рублей в день.

Правильность такого подхода в апреле этого года подтвердил Минфин России в письме от 25.04.2025 № 03-04-06/41956: «<…> предусмотренные абзацем двенадцатым пункта 1 статьи 217 (Налогового) Кодекса компенсационные выплаты дистанционным работникам не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, определяемых коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором о дистанционной работе, дополнительным соглашением к трудовому договору, но не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно (без документального подтверждения дистанционным работником таких расходов), либо в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов дистанционного работника».